Vergabeverfahren: Alle Arten und Abläufe im Überblick (2026)
Offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog und mehr. So funktionieren Vergabeverfahren in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Alexander KohlerDas Wichtigste in Kürze
- Welches Verfahren betrifft Sie? Offenes Verfahren/Öffentliche Ausschreibung = Sie können direkt ein Angebot abgeben. Nicht offenes Verfahren/Beschränkte Ausschreibung = Sie müssen sich erst bewerben oder eingeladen werden.
- Wertgrenzen 2026 kennen: Unter 50.000 € (Bau) bzw. 25.000 € (Liefer/DL) erfolgt Direktvergabe. Bis 150.000 € (Bau) beschränkte Ausschreibung. Ab EU-Schwellenwert (5,538 Mio. € Bau, 221.000 € Liefer/DL) gelten strenge EU-Regeln.
- Ihre Strategie anpassen: Bei offenen Verfahren zählt der Preis. Bei Teilnahmewettbewerben investieren Sie in exzellente Referenzen. Bei Verhandlungsverfahren bereiten Sie flexible Angebote und Präsentationen vor.
Welches Vergabeverfahren gilt für Ihren Auftrag?
Finden Sie in 30 Sekunden heraus, welches Verfahren Sie erwartet und was Sie vorbereiten müssen:
Schnellübersicht: Verfahren nach Auftragswert (2026)
EU-weite Verfahren: Was erwartet Sie?
Wichtig zu wissen
Die Verfahrenswahl liegt beim Auftraggeber. Sie erkennen das Verfahren in der Bekanntmachung:
- •TED-Bekanntmachungen: Abschnitt IV.1.1
- •Nationale Plattformen: Feld „Art der Vergabe"
- •Hinweis auf Teilnahmefrist: Deutet auf zweistufiges Verfahren hin
Was ist ein Vergabeverfahren?
Ein Vergabeverfahren ist das formalisierte Verfahren, mit dem öffentliche Auftraggeber Aufträge für Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen an Unternehmen vergeben. Das Verfahren folgt strengen Regeln, die im Vergaberecht festgelegt sind und drei zentrale Prinzipien sicherstellen sollen: Transparenz, Wettbewerb und Gleichbehandlung.
Die rechtlichen Grundlagen bilden:
- •GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, §§ 97 ff.): Grundnorm des deutschen Vergaberechts oberhalb der Schwellenwerte
- •VgV (Vergabeverordnung): Regelt die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen oberhalb der EU-Schwellenwerte
- •VOB/A (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Abschnitt A): Regelt die Vergabe von Bauleistungen
- •UVgO (Unterschwellenvergabeordnung): Gilt für Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte
- •SektVO: Sonderregelungen für Auftraggeber in den Sektoren Wasser, Energie, Verkehr und Post
Die Wahl des Vergabeverfahrens liegt beim Auftraggeber, ist aber nicht frei. Je nach Auftragswert und Leistungsart schreibt das Gesetz bestimmte Verfahren vor oder schränkt die Auswahl ein.
EU-Schwellenwerte und ihre Bedeutung
Die Schwellenwerte sind die wichtigste Weichenstellung im Vergaberecht. Sie entscheiden, ob ein Auftrag nach den strengen EU-Regeln (oberhalb) oder nach den flexibleren nationalen Regeln (unterhalb) vergeben wird.
Aktuelle EU-Schwellenwerte (gültig ab 01.01.2024)
Warum die Schwellenwerte für Bieter wichtig sind
Oberhalb der Schwellenwerte gelten strenge Regeln:
- •Pflicht zur EU-weiten Veröffentlichung auf TED
- •Längere Mindestfristen für die Angebotsabgabe
- •Umfassender Rechtsschutz (Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer)
- •Strenge Dokumentationspflichten
Unterhalb der Schwellenwerte ist das Verfahren flexibler:
- •Nationale Veröffentlichung genügt
- •Kürzere Fristen möglich
- •Eingeschränkter Rechtsschutz (kein Nachprüfungsverfahren, aber Rügerecht)
- •Vereinfachte Verfahrensarten zulässig
Für Bieter bedeutet das: Bei EU-weiten Verfahren haben Sie mehr Rechte, aber auch mehr Formvorschriften zu beachten. Bei nationalen Verfahren geht es oft schneller, aber die Transparenz ist geringer.
Das offene Verfahren
Das offene Verfahren ist das Standardverfahren für öffentliche Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte. Es steht jedem interessierten Unternehmen offen, ohne vorherige Bewerbung oder Vorauswahl.
Ablauf
- Bekanntmachung: Der Auftraggeber veröffentlicht die Ausschreibung auf TED und nationalen Plattformen
- Vergabeunterlagen abrufen: Interessierte Unternehmen laden die Unterlagen herunter
- Angebotserstellung: Die Bieter erstellen ihr Angebot gemäß den Vorgaben der Vergabeunterlagen
- Angebotsabgabe: Einreichung über die eVergabe-Plattform vor dem Submissionstermin
- Öffnung und Prüfung: Der Auftraggeber prüft formal, fachlich und wirtschaftlich
- Zuschlag: Das wirtschaftlichste Angebot erhält den Zuschlag
Mindestfristen
- •Angebotsfrist: mindestens 35 Tage ab Absendung der Bekanntmachung
- •Verkürzt auf 15 Tage, wenn eine Vorinformation veröffentlicht wurde
- •Weitere Verkürzung auf 15 Tage bei elektronischer Einreichung möglich
Vorteile für Bieter
- •Offener Zugang: Keine Vorauswahl, jedes qualifizierte Unternehmen kann teilnehmen
- •Transparenz: Alle Bedingungen sind in der Bekanntmachung und den Unterlagen offengelegt
- •Planungssicherheit: Klare Fristen und Abläufe
Wann wird das offene Verfahren genutzt?
Das offene Verfahren eignet sich für Standardleistungen, bei denen die Anforderungen klar definierbar sind. Beispiele: Hochbau nach Leistungsverzeichnis, Lieferung von IT-Hardware, standardisierte Dienstleistungen wie Reinigung.
Nicht offenes Verfahren und Teilnahmewettbewerb
Das nicht offene Verfahren ist ein zweistufiges Verfahren: Zunächst bewerben sich Unternehmen im Teilnahmewettbewerb, dann gibt eine ausgewählte Gruppe von Bewerbern Angebote ab.
Ablauf
- Bekanntmachung: Veröffentlichung mit Aufforderung zur Teilnahme
- Teilnahmeanträge: Unternehmen reichen Eignungsnachweise ein
- Auswahl: Der Auftraggeber wählt mindestens 5 geeignete Bewerber aus
- Angebotsaufforderung: Nur die ausgewählten Bewerber erhalten die Vergabeunterlagen
- Angebote: Die ausgewählten Bieter erstellen und reichen Angebote ein
- Zuschlag: Das wirtschaftlichste Angebot erhält den Auftrag
Fristen
- •Teilnahmefrist: mindestens 30 Tage ab Bekanntmachung
- •Angebotsfrist: mindestens 30 Tage ab Angebotsaufforderung
Vorteile und Risiken für Bieter
Vorteile:
- •Geringerer Wettbewerb in der Angebotsphase (nur 5 bis 8 Bieter)
- •Eignung wird vorab bestätigt (Investitionssicherheit für die Angebotserstellung)
Risiken:
- •Scheitern im Teilnahmewettbewerb bedeutet, dass Sie gar kein Angebot abgeben können
- •Höherer Aufwand durch zweistufiges Verfahren
Wann wird es genutzt?
Das nicht offene Verfahren kommt zum Einsatz, wenn der Auftraggeber den Bewerberkreis gezielt eingrenzen möchte. Typische Anwendungsfälle: Komplexe Bauprojekte, spezielle IT-Projekte, sicherheitsrelevante Aufträge.
Verhandlungsverfahren und wettbewerblicher Dialog
Für komplexe Aufträge, bei denen die Leistung nicht eindeutig beschrieben werden kann, sieht das Vergaberecht flexible Verfahrensarten vor.
Verhandlungsverfahren
Das Verhandlungsverfahren erlaubt es dem Auftraggeber, nach einer Erstangebotsphase mit den Bietern über den Auftragsinhalt und die Konditionen zu verhandeln.
Ablauf:
- Teilnahmewettbewerb (wie beim nicht offenen Verfahren)
- Erstangebot auf Basis der Beschreibung
- Verhandlungsrunden (eine oder mehrere)
- Endgültiges Angebot (BAFO: Best and Final Offer)
- Zuschlag
Besonderheit: Der Auftraggeber darf den Zuschlag auch ohne Verhandlung auf das Erstangebot erteilen, wenn er sich dies vorbehalten hat.
Zulässigkeit: Nur unter bestimmten Voraussetzungen (§ 14 Abs. 3 VgV), z. B. wenn die Leistung nicht hinreichend genau beschreibbar ist oder wenn es bei einem offenen Verfahren keine oder nur ungeeignete Angebote gab.
Wettbewerblicher Dialog
Der wettbewerbliche Dialog geht noch einen Schritt weiter: In einer Dialogphase erarbeiten Auftraggeber und Bewerber gemeinsam die Lösung.
Ablauf:
- Teilnahmewettbewerb
- Dialogphase: Gemeinsame Erarbeitung von Lösungsansätzen
- Auftraggeber formuliert endgültige Anforderungen
- Angebote auf Basis der im Dialog entwickelten Lösung
- Zuschlag
Typische Anwendung: Große PPP-Projekte (Public-Private-Partnerships), innovative IT-Projekte, komplexe Infrastrukturvorhaben.
Innovationspartnerschaft
Die Innovationspartnerschaft ist für Fälle gedacht, in denen die benötigte Lösung noch nicht am Markt existiert. Auftraggeber und Unternehmen entwickeln die Innovation gemeinsam, anschließend kann der Auftraggeber das Ergebnis direkt beschaffen.
Praxistipp für Bieter
Verhandlungsverfahren und wettbewerbliche Dialoge bieten die Chance, Ihre Lösung aktiv zu präsentieren und zu optimieren. Bereiten Sie sich gründlich vor: Kennen Sie die Schmerzpunkte des Auftraggebers, haben Sie kreative Lösungsansätze und seien Sie flexibel in den Verhandlungen.
Nationale Vergabeverfahren unterhalb der Schwellenwerte
Unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten vereinfachte nationale Regeln. Für KMU sind diese Verfahren besonders relevant, da hier der Großteil aller öffentlichen Aufträge vergeben wird.
Verfahrensarten (seit 2026)
Erhöhte Wertgrenzen seit 2026
Die Bundesregierung hat zum 1. Januar 2026 die Wertgrenzen angehoben:
- •Direktauftrag Bau: Von 10.000 € auf 50.000 € netto
- •Beschränkte Ausschreibung Bau: Von 100.000 € auf 150.000 € netto
Das bedeutet: Mehr Aufträge werden ohne öffentliche Ausschreibung vergeben. Für Bieter ist es daher noch wichtiger, bei Vergabestellen bekannt zu sein und in Bieterlisten eingetragen zu werden.
Wie Sie auch bei beschränkten Verfahren eingeladen werden
- •Präqualifizierung: Lassen Sie sich im amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (PQ-Verein oder AVPQ) eintragen
- •Direkte Kontaktaufnahme: Stellen Sie sich bei Vergabestellen in Ihrer Region vor
- •IHK-Veranstaltungen: Vergabe-Informationstage nutzen, um Kontakte zu knüpfen
- •Bidfix Suche: Nutzen Sie die Ausschreibungssuche auf Bidfix, um auch veröffentlichte Unterschwellenvergaben zu finden. Viele Kommunen veröffentlichen freiwillig auch kleinere Aufträge
Rechtsschutz unterhalb der Schwellenwerte
Wichtig zu wissen: Unterhalb der Schwellenwerte gibt es kein formelles Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer. Sie können aber eine Rüge einlegen und im Einzelfall zivilrechtliche Ansprüche geltend machen.
Das richtige Vergabeverfahren erkennen und nutzen
Als Bieter haben Sie keinen Einfluss auf die Wahl des Vergabeverfahrens. Aber Sie können Ihre Strategie an die Verfahrensart anpassen.
Verfahrensart in der Bekanntmachung erkennen
Jede Ausschreibung enthält in der Bekanntmachung die Information über die Verfahrensart. Achten Sie auf:
- •Abschnitt IV.1.1 in TED-Bekanntmachungen: Hier steht die Verfahrensart
- •Art der Vergabe auf nationalen Plattformen: Offene Ausschreibung, beschränkte Ausschreibung etc.
- •Fristangaben: Teilnahmefrist deutet auf ein zweistufiges Verfahren hin
Strategische Empfehlungen nach Verfahrensart
Offenes Verfahren:
- •Fokus auf ein preislich wettbewerbsfähiges und formal einwandfreies Angebot
- •Leistungsverzeichnis exakt ausfüllen (siehe auch unseren Ratgeber zum Leistungsverzeichnis)
- •Zuschlagskriterien genau studieren und das Angebot darauf ausrichten
Nicht offenes Verfahren:
- •Investieren Sie in einen hervorragenden Teilnahmeantrag
- •Eignungsnachweise optimal zusammenstellen
- •Referenzen auswählen, die der ausgeschriebenen Leistung möglichst ähnlich sind
Verhandlungsverfahren:
- •Bereiten Sie ein starkes Erstangebot vor (der Auftraggeber kann darauf zuschlagen)
- •Identifizieren Sie Verhandlungsspielräume in Ihrer Kalkulation
- •Bereiten Sie Präsentationen und Verhandlungsargumente vor
Wettbewerblicher Dialog:
- •Investieren Sie in die Dialogphase: Zeigen Sie Innovationskraft und Lösungskompetenz
- •Bringen Sie Ihre besten Experten in die Dialoggespräche ein
- •Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Dialogrunden sorgfältig
So unterstützt Bidfix bei verschiedenen Verfahrensarten
Bidfix hilft Ihnen in jeder Verfahrensphase: Die Ausschreibungssuche filtert nach Verfahrensart, sodass Sie gezielt nach offenen Verfahren, Teilnahmewettbewerben oder Verhandlungsverfahren suchen können. Die Kriterienanalyse erkennt automatisch, welche Unterlagen in welcher Phase gefordert sind. Und der BidFix Agent beantwortet Ihre Fragen zu den Vergabeunterlagen, mit Quellenangabe.
Vergabeverfahren in Österreich und der Schweiz
Die Vergabeverfahren in Österreich und der Schweiz ähneln den deutschen Verfahren, haben aber eigene Besonderheiten.
Österreich (BVergG 2018)
Das Bundesvergabegesetz 2018 regelt die öffentliche Auftragsvergabe in Österreich. Die Verfahrensarten entsprechen weitgehend den EU-Vorgaben:
- •Offenes Verfahren: Standardverfahren, jedem Unternehmen zugänglich
- •Nicht offenes Verfahren: Mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb
- •Verhandlungsverfahren: Für komplexe Aufträge
- •Direktvergabe: Bis 100.000 € netto (Bau und Liefer/DL)
Zentrale Plattform: Auftrag.at veröffentlicht alle öffentlichen Ausschreibungen in Österreich.
Schweiz (BöB / IVöB)
Das Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) und die Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) regeln die Vergabe:
- •Offenes Verfahren: Alle Anbieter können ein Angebot einreichen
- •Selektives Verfahren: Entspricht dem nicht offenen Verfahren
- •Einladungsverfahren: Der Auftraggeber lädt mindestens 3 Anbieter ein
- •Freihändiges Verfahren: Direktvergabe in Ausnahmefällen
Zentrale Plattform: simap.ch ist das Informationssystem über das öffentliche Beschaffungswesen der Schweiz.
Grenzüberschreitend teilnehmen
Als Unternehmen aus dem EU/EFTA-Raum können Sie an Ausschreibungen in allen drei Ländern teilnehmen. Die EU-weiten Verfahren stehen Unternehmen aus allen Mitgliedstaaten offen. Bidfix aggregiert Ausschreibungen aus der gesamten DACH-Region, sodass Sie den Markt grenzüberschreitend überblicken können.
FAQ
Welches Vergabeverfahren kommt am häufigsten vor?
Das offene Verfahren (oberhalb der Schwellenwerte) und die öffentliche Ausschreibung (unterhalb der Schwellenwerte) sind die Standardverfahren und kommen am häufigsten vor. Sie stehen jedem Unternehmen offen und erfordern keine vorherige Bewerbung. Daneben gibt es eine große Zahl von Direktvergaben und beschränkten Ausschreibungen im Unterschwellenbereich.
Kann ich bei einem nicht offenen Verfahren trotzdem teilnehmen?
Beim nicht offenen Verfahren müssen Sie sich zunächst im Teilnahmewettbewerb bewerben. Wenn Sie die Eignungskriterien erfüllen und vom Auftraggeber ausgewählt werden, werden Sie zur Angebotsabgabe aufgefordert. Ohne erfolgreiche Teilnahme am Teilnahmewettbewerb können Sie kein Angebot einreichen.
Was passiert, wenn im offenen Verfahren nur ein Angebot eingeht?
Der Auftraggeber kann den Zuschlag auch bei nur einem Angebot erteilen, sofern es die Anforderungen erfüllt und wirtschaftlich angemessen ist. Ein einzelnes Angebot allein führt nicht zur Aufhebung des Verfahrens. Der Auftraggeber kann das Verfahren jedoch aufheben, wenn kein wirtschaftliches Ergebnis erzielt wurde.
Was sind die aktuellen EU-Schwellenwerte?
Die aktuellen EU-Schwellenwerte (gültig ab 01.01.2024) betragen: 221.000 € netto für Liefer- und Dienstleistungsaufträge, 5.538.000 € netto für Bauaufträge und 443.000 € netto für Sektorenauftraggeber. Die Schwellenwerte werden alle zwei Jahre von der EU-Kommission angepasst.
Darf ein Auftraggeber das Vergabeverfahren frei wählen?
Nein. Die Wahl des Vergabeverfahrens ist gesetzlich geregelt. Oberhalb der Schwellenwerte ist das offene Verfahren der Regelfall. Andere Verfahren (nicht offen, Verhandlung, Dialog) sind nur unter den in § 14 VgV genannten Voraussetzungen zulässig. Unterhalb der Schwellenwerte sind die Wertgrenzen maßgeblich für die Verfahrenswahl.
Wie finde ich heraus, welche Vergabeverfahren für meine Branche relevant sind?
Analysieren Sie die Ausschreibungen in Ihrer Branche und Region über einen Zeitraum von mehreren Monaten. Nutzen Sie die Ausschreibungssuche auf Bidfix, um nach Verfahrensart, CPV-Code und Region zu filtern. So erkennen Sie Muster und können Ihre Akquisestrategie darauf ausrichten.
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