Rahmenvereinbarung im Vergaberecht: Leitfaden für Bieter (2026)
Was Rahmenvereinbarungen sind, wie sie vergeben werden und wie Sie als Unternehmen davon profitieren. Mit Praxistipps für erfolgreiche Bewerbungen.
Alexander KohlerDas Wichtigste in Kürze
- Warum Rahmenvereinbarungen attraktiv sind: Ein gewonnener Rahmenvertrag kann Ihnen 2-4 Jahre planbare Umsätze sichern. Sie konkurrieren einmal um den Vertrag und erhalten dann Folgeaufträge ohne neues Vergabeverfahren.
- Aber: Keine Abnahmegarantie. Der Auftraggeber kann weniger abrufen als geschätzt. Kalkulieren Sie Ihre Preise so, dass sie auch bei 50% der geschätzten Abrufmenge wirtschaftlich sind.
- So gewinnen Sie: Starke Referenzen ähnlicher Rahmenvereinbarungen, ein überzeugendes Personalkonzept und realistische Preise. Bei Mehrpartner-Rahmenvereinbarungen zählt auch Ihre Reaktionszeit bei Mini-Wettbewerben.
Lohnt sich eine Rahmenvereinbarung für Sie?
Rahmenvereinbarungen binden Ihre Kapazitäten über Jahre. Prüfen Sie vor der Bewerbung, ob das zu Ihrer Strategie passt:
Vorteile vs. Risiken auf einen Blick
Für wen sind Rahmenvereinbarungen besonders geeignet?
- •IT-Dienstleister und Berater: Der größte Markt für Rahmenvereinbarungen
- •Facility Management und Reinigung: Wiederkehrende Gebäudedienste
- •Lieferanten (Büromaterial, Hardware, Fahrzeuge): Kontinuierlicher Beschaffungsbedarf
- •Planungsbüros: Laufende Architektur- und Ingenieurleistungen
Die zwei Typen verstehen
Was ist eine Rahmenvereinbarung?
Eine Rahmenvereinbarung (oft auch Rahmenvertrag genannt) ist eine Vereinbarung zwischen einem oder mehreren öffentlichen Auftraggebern und einem oder mehreren Unternehmen. Sie legt die Bedingungen fest, zu denen während einer bestimmten Laufzeit Einzelaufträge (Abrufe) vergeben werden können.
Der entscheidende Unterschied zu einem normalen Einzelauftrag: Bei einer Rahmenvereinbarung wird nicht sofort eine konkrete Leistung beauftragt. Stattdessen werden Konditionen vereinbart (Preise, Qualitätsstandards, Lieferzeiten), zu denen der Auftraggeber bei Bedarf Leistungen abrufen kann.
Beispiel
Eine Kommune schließt eine Rahmenvereinbarung über IT-Beratungsleistungen für 3 Jahre. Wenn ein Fachbereich Unterstützung bei einem Digitalisierungsprojekt braucht, kann er auf Basis der vereinbarten Stundensätze und Bedingungen direkt beim Rahmenvertragspartner beauftragen, ohne ein neues Vergabeverfahren durchzuführen.
Rechtliche Grundlagen
Rahmenvereinbarungen sind in § 21 VgV und § 4a EU VOB/A geregelt. Die wesentlichen Eckpunkte:
- •Maximale Laufzeit: 4 Jahre (in begründeten Ausnahmefällen länger)
- •Geschätzter Höchstwert: Muss in der Bekanntmachung angegeben werden. Ist der Höchstwert erreicht, endet die Rahmenvereinbarung
- •Keine Abnahmeverpflichtung: Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, eine Mindestmenge abzurufen (es sei denn, dies ist ausdrücklich vereinbart)
- •Vergabeverfahren: Rahmenvereinbarungen werden wie normale Aufträge ausgeschrieben (offenes Verfahren, nicht offenes Verfahren etc.)
Einpartner- und Mehrpartner-Rahmenvereinbarungen
Das Vergaberecht kennt zwei Grundtypen von Rahmenvereinbarungen, die sich grundlegend in der Art des Abrufs unterscheiden.
Einpartner-Rahmenvereinbarung
Bei der Einpartner-Rahmenvereinbarung schließt der Auftraggeber den Vertrag mit einem einzigen Unternehmen. Alle Einzelabrufe gehen an diesen Partner.
Vorteile für den Bieter:
- •Exklusivität: Sie sind der einzige Leistungserbringer
- •Planungssicherheit: Alle Abrufe gehen an Sie
- •Langfristige Kundenbeziehung
Risiken:
- •Keine Abnahmeverpflichtung (der Auftraggeber kann weniger abrufen als geschätzt)
- •Kapazitäten müssen vorgehalten werden
Mehrpartner-Rahmenvereinbarung
Bei der Mehrpartner-Rahmenvereinbarung schließt der Auftraggeber den Vertrag mit mehreren Unternehmen (mindestens 3, wenn genügend geeignete Bieter vorhanden sind). Der Abruf erfolgt dann auf zwei mögliche Arten:
Variante 1: Abruf ohne erneuten Wettbewerb (Kaskade)
- •Die Unternehmen werden in einer Rangfolge geordnet (z. B. nach Preis)
- •Der Erstplatzierte erhält den Abruf, sofern er liefern kann
- •Kann er nicht, wird der Zweitplatzierte angefragt
Variante 2: Abruf mit erneutem Wettbewerb (Mini-Competition)
- •Für jeden Einzelabruf werden alle Rahmenvertragspartner aufgefordert, ein neues Angebot abzugeben
- •Der Zuschlag geht an das beste Angebot im Mini-Wettbewerb
Vorteile für Bieter:
- •Auch der Zweit- oder Drittplatzierte hat Chancen auf Abrufe
- •Mini-Wettbewerbe ermöglichen es, sich mit wettbewerbsfähigen Angeboten durchzusetzen
- •Der Einstieg in eine Rahmenvereinbarung baut Referenzen und Kundenbeziehungen auf
Welche Variante ist häufiger?
In der Praxis überwiegen Mehrpartner-Rahmenvereinbarungen mit erneutem Wettbewerb, insbesondere bei IT-Dienstleistungen und Beratung. Einpartner-Rahmenvereinbarungen sind typisch bei Lieferaufträgen (z. B. Büromaterial, Fahrzeuge) und spezialisierten Dienstleistungen.
Rahmenvereinbarungen in der Praxis: Branchen und Beispiele
Rahmenvereinbarungen sind in bestimmten Branchen besonders verbreitet. Hier finden Sie die wichtigsten Einsatzgebiete und konkrete Beispiele.
IT und Digitalisierung
Der IT-Bereich ist der größte Markt für Rahmenvereinbarungen. Typische Aufträge:
- •Software-Entwicklung und -Pflege: Rahmenvertrag über 4 Jahre für Weiterentwicklung und Wartung einer Fachanwendung
- •IT-Dienstleistungen: Beratung, Projektmanagement, Betrieb von IT-Infrastruktur
- •Hardware-Lieferung: Rahmenvertrag über Lieferung von Laptops, Monitoren, Druckern an Behörden
Besonderheit: IT-Rahmenvereinbarungen des Bundes werden häufig über das Kaufhaus des Bundes (KdB) und das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) vergeben.
Beratung und Dienstleistung
- •Managementberatung: Ministerien und Behörden schließen Rahmenvereinbarungen über strategische Beratungsleistungen
- •Planungsleistungen: Rahmenvertrag für Architektur- und Ingenieurleistungen bei laufenden Bau- und Sanierungsprojekten
- •Schulung und Weiterbildung: Rahmenverträge über IT-Schulungen, Sprachkurse oder Führungskräftetrainings
Facility Management und Gebäudedienste
- •Reinigung: Rahmenvertrag über Unterhaltsreinigung in Verwaltungsgebäuden
- •Facility Management: Komplettservice für Gebäudemanagement (Technik, Infrastruktur, Fläche)
- •Winterdienst: Saisonale Rahmenvereinbarung über Räum- und Streudienste
- •Sicherheitsdienste: Objektschutz und Empfangsdienste
Lieferungen
- •Büromaterial: Zentrale Beschaffung über mehrjährige Rahmenvereinbarungen
- •Fahrzeuge: Rahmenvertrag über Lieferung von Dienstfahrzeugen an Bundes- oder Landesbehörden
- •Medizintechnik: Krankenhäuser und Universitäten beschaffen über Rahmenvereinbarungen
- •Catering: Verpflegungsdienstleistungen für Kantinen, Kitas, Schulen
Praxistipp: Rahmenvereinbarungen gezielt suchen
Auf Bidfix können Sie gezielt nach Rahmenvereinbarungen filtern. Nutzen Sie die Ausschreibungssuche und achten Sie auf Begriffe wie "Rahmenvereinbarung", "Rahmenvertrag" oder "framework agreement" in der Ausschreibungsbezeichnung.
Vorteile und Risiken für Bieter
Rahmenvereinbarungen bieten besondere Chancen, bringen aber auch spezifische Risiken mit sich.
Vorteile
Planbare Umsätze über Jahre Eine gewonnene Rahmenvereinbarung kann Umsätze über 2 bis 4 Jahre sichern. Das schafft Planungssicherheit für Personal, Investitionen und Wachstum.
Geringerer Akquiseaufwand pro Auftrag Statt für jeden Einzelauftrag ein vollständiges Vergabeverfahren zu durchlaufen, konkurrieren Sie nur einmal um die Rahmenvereinbarung. Alle folgenden Abrufe erfordern deutlich weniger Aufwand.
Referenzaufbau Eine Rahmenvereinbarung mit einem Bundesministerium oder einer großen Kommune ist eine starke Referenz für zukünftige Ausschreibungen.
Kundennähe Durch die langfristige Zusammenarbeit lernen Sie den Auftraggeber, seine Prozesse und Bedürfnisse kennen. Das verschafft Ihnen einen Wissensvorsprung bei zukünftigen Vergaben.
Risiken
Keine Abnahmeverpflichtung Der häufigste Stolperstein: Der Auftraggeber schätzt einen Bedarf von 1.000 Beratertagen, ruft aber nur 200 ab. Kalkulieren Sie Ihre Preise so, dass sie auch bei deutlich geringeren Abrufmengen wirtschaftlich sind.
Kapazitätsbindung Besonders bei Einpartner-Rahmenvereinbarungen müssen Sie Kapazitäten vorhalten. Werden diese nicht abgerufen, entstehen Leerkosten.
Preisbindung über lange Laufzeiten Bei einer Laufzeit von 4 Jahren können Kostensteigerungen (Personal, Material, Energie) Ihre Marge aufzehren. Prüfen Sie, ob die Rahmenvereinbarung eine Preisanpassungsklausel enthält.
Mini-Wettbewerbe bei Mehrpartner-Rahmenvereinbarungen Bei Abrufen mit erneutem Wettbewerb konkurrieren Sie weiterhin mit den anderen Rahmenvertragspartnern. Die Aufnahme in die Rahmenvereinbarung garantiert noch keine Aufträge.
So gewinnen Sie Rahmenvereinbarungen
Die Bewerbung um eine Rahmenvereinbarung folgt dem gleichen Vergabeverfahren wie bei Einzelaufträgen. Es gibt aber strategische Besonderheiten.
1. Eignungsnachweise vorbereiten
Rahmenvereinbarungen stellen oft hohe Eignungsanforderungen: Mindestjahresumsätze, Referenzen ähnlicher Rahmenvereinbarungen, Nachweis von Personalkapazitäten. Bereiten Sie diese Nachweise frühzeitig vor.
2. Preiskalkulation strategisch gestalten
Bei der Preiskalkulation für Rahmenvereinbarungen gelten besondere Überlegungen:
- •Mischkalkulation: Kalkulieren Sie auf Basis realistischer Abrufmengen, nicht auf Basis der Maximalschätzung
- •Preisanpassung: Verhandeln Sie wenn möglich eine Preisgleitklausel für die Laufzeit
- •Nachlass auf Masse: Bei großen Rahmenvereinbarungen können Sie durch Mengeneffekte niedrigere Preise anbieten
3. Konzeptanteile ernst nehmen
Bei Rahmenvereinbarungen fließen häufig qualitative Kriterien in die Bewertung ein:
- •Personalkonzept: Welche Qualifikationen und Erfahrungen bringen Ihre Mitarbeiter mit?
- •Reaktionszeiten: Wie schnell können Sie auf Abrufe reagieren?
- •Eskalationsmanagement: Wie gehen Sie mit Problemen und Engpässen um?
- •Qualitätssicherung: Welche Prozesse stellen die Leistungsqualität sicher?
Nutzen Sie die Konzeptschreibung von Bidfix, um strukturierte, überzeugende Konzepte zu erstellen. Die KI greift auf Ihre Wissensdatenbank zurück und erstellt auf Basis Ihrer bisherigen Erfahrungen einen professionellen Entwurf.
4. Bietergemeinschaften nutzen
Wenn Ihre Kapazitäten oder Ihr Leistungsspektrum nicht ausreichen, bilden Sie eine Bietergemeinschaft mit komplementären Partnern. Das ist bei großen Rahmenvereinbarungen gängige Praxis.
5. Mini-Wettbewerbe professionalisieren
Bei Mehrpartner-Rahmenvereinbarungen mit Mini-Wettbewerben ist die Aufnahme in die Rahmenvereinbarung nur der erste Schritt. Richten Sie interne Prozesse ein, um Mini-Wettbewerbe schnell und professionell zu beantworten. Standardvorlagen, aktuelle Personalprofile und eine gepflegte Referenzliste sind dabei unverzichtbar.
Abruf aus Rahmenvereinbarungen
Der Abruf aus bestehenden Rahmenvereinbarungen folgt je nach Vertragsgestaltung unterschiedlichen Regeln.
Direktabruf (ohne Wettbewerb)
Bei Einpartner-Rahmenvereinbarungen und bei Mehrpartner-Rahmenvereinbarungen mit Kaskadenregelung erfolgt der Abruf direkt:
- Der Auftraggeber definiert den konkreten Bedarf
- Er erstellt einen Einzelabruf auf Basis der vereinbarten Konditionen
- Der Rahmenvertragspartner bestätigt und liefert
Wichtig: Auch beim Direktabruf müssen die Bedingungen der Rahmenvereinbarung eingehalten werden. Der Auftraggeber darf keine wesentlichen Änderungen an den vereinbarten Konditionen vornehmen.
Mini-Wettbewerb (erneuter Wettbewerb)
Bei Mehrpartner-Rahmenvereinbarungen mit erneutem Wettbewerb läuft der Abruf wie ein vereinfachtes Vergabeverfahren:
- Auftraggeber formuliert den konkreten Bedarf und sendet eine Aufforderung an alle Rahmenvertragspartner
- Die Partner reichen Angebote ein (typisch: kürzere Fristen als beim Hauptverfahren)
- Bewertung anhand der in der Rahmenvereinbarung festgelegten Zuschlagskriterien
- Zuschlag an das beste Angebot
Höchstwert beachten
Seit der Rechtsprechung des EuGH (Urteil vom 17.06.2021, Rs. C-23/20) müssen Auftraggeber den geschätzten Höchstwert aller Einzelabrufe in der Bekanntmachung angeben. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet die Rahmenvereinbarung auch vor Ablauf der Laufzeit. Bieter sollten den angegebenen Höchstwert bei ihrer Kalkulation berücksichtigen.
Praxistipp
Halten Sie Ihre Leistungsfähigkeit während der gesamten Laufzeit aufrecht. Auftraggeber bewerten die Zuverlässigkeit bei Abrufen auch informell und berücksichtigen positive Erfahrungen bei zukünftigen Vergaben.
Laufzeiten, Verlängerung und Neuausschreibung
Die Laufzeit von Rahmenvereinbarungen ist gesetzlich begrenzt. Die Planung von Nachfolgevereinbarungen gehört zum strategischen Management.
Maximale Laufzeiten
- •Regelfall: 4 Jahre (§ 21 Abs. 6 VgV)
- •Begründete Ausnahme: Längere Laufzeiten sind möglich, müssen aber sachlich gerechtfertigt sein (z. B. bei sehr hohen Investitions- oder Umstellungskosten)
- •Sektorenbereich: Keine feste Obergrenze, aber die Laufzeit muss verhältnismäßig sein
Verlängerungsoptionen
Viele Rahmenvereinbarungen sehen optionale Verlängerungszeiträume vor:
- •Typisch: Grundlaufzeit 2 Jahre + 2 × 1 Jahr Verlängerungsoption
- •Die Verlängerung muss im ursprünglichen Vergabeverfahren vorgesehen sein
- •Der Auftraggeber entscheidet einseitig über die Ausübung der Option
Neuausschreibung rechtzeitig erkennen
Für Bieter ist es strategisch wichtig, Neuausschreibungen von auslaufenden Rahmenvereinbarungen frühzeitig zu erkennen:
- •Nutzen Sie die Ausschreibungssuche auf Bidfix, um neue Bekanntmachungen in Ihrem Leistungsbereich zu verfolgen
- •Achten Sie auf Vorinformationen (Prior Information Notices): Auftraggeber kündigen geplante Vergaben oft Monate im Voraus an
- •Pflegen Sie den Kontakt zum Auftraggeber: In der Regel informieren gute Auftraggeber ihre Vertragspartner über bevorstehende Neuausschreibungen
Strategische Überlegungen
Wenn Ihre bestehende Rahmenvereinbarung ausläuft, haben Sie als Amtsinhaber einen natürlichen Vorteil: Sie kennen den Auftraggeber, die Leistungen und die internen Abläufe. Nutzen Sie dieses Wissen für ein starkes Angebot bei der Neuausschreibung, und dokumentieren Sie Ihre Erfolge und Kundenzufriedenheit als Referenz.
Checkliste: Rahmenvereinbarung gewinnen
Nutzen Sie diese Checkliste für Ihre nächste Bewerbung um eine Rahmenvereinbarung:
- Bekanntmachung analysieren: Einpartner oder Mehrpartner? Abruf mit oder ohne Wettbewerb? Laufzeit und Verlängerungsoptionen?
- Höchstwert prüfen: Welcher Gesamtwert ist angegeben? Passt die erwartete Abrufmenge zu Ihren Kapazitäten?
- Eignungskriterien prüfen: Erfüllen Sie Mindestumsätze, Referenzanforderungen und Personalkapazitäten?
- Kalkulation erstellen: Preise auf Basis realistischer (nicht maximaler) Abrufmengen kalkulieren. Preisanpassungsklauseln prüfen
- Konzept ausarbeiten: Personalkonzept, Reaktionszeiten, Qualitätssicherung, Eskalationsmanagement überzeugend darstellen
- Bietergemeinschaft prüfen: Fehlende Kapazitäten oder Kompetenzen durch Partner ergänzen
- Mini-Wettbewerb-Prozess einrichten: Interne Abläufe für schnelle Angebotserstellung bei Mini-Wettbewerben vorbereiten
- Fristen beachten: Angebotsfristen einhalten, Bieterfragen rechtzeitig stellen
- Angebot fristgerecht einreichen: Über die eVergabe-Plattform digital abgeben
- Nachverfolgung: Bei Zuschlag die Rahmenvereinbarung aktiv nutzen. Bei Absage Feedback einholen und für die nächste Bewerbung nutzen
Rahmenvereinbarungen sind ein effektiver Weg, langfristige Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern aufzubauen. Der Einstieg erfordert einen professionellen Bewerbungsprozess, zahlt sich aber durch wiederkehrende Aufträge und wachsende Referenzen aus.
FAQ
Wie lange darf eine Rahmenvereinbarung laufen?
Die maximale Laufzeit einer Rahmenvereinbarung beträgt grundsätzlich 4 Jahre (§ 21 Abs. 6 VgV). Längere Laufzeiten sind nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig, etwa bei hohen Investitions- oder Umstellungskosten. In der Praxis sind Laufzeiten von 2 Jahren mit Verlängerungsoptionen (z. B. 2 + 1 + 1 Jahre) üblich.
Garantiert eine Rahmenvereinbarung Aufträge?
Nein. Eine Rahmenvereinbarung begründet grundsätzlich keine Abnahmeverpflichtung für den Auftraggeber, es sei denn, eine Mindestabnahme ist ausdrücklich vereinbart. Der Auftraggeber kann weniger abrufen als geschätzt oder den Abruf ganz unterlassen. Kalkulieren Sie Ihre Preise so, dass sie auch bei geringeren Abrufmengen wirtschaftlich tragfähig sind.
Was ist der Unterschied zwischen Rahmenvereinbarung und Rahmenvertrag?
Die Begriffe werden häufig synonym verwendet. Im Vergaberecht der VgV wird der Begriff „Rahmenvereinbarung" verwendet. „Rahmenvertrag" ist der gebräuchliche Oberbegriff in der Praxis. Inhaltlich beschreiben beide dasselbe: eine Vereinbarung über Konditionen, zu denen während der Laufzeit Einzelaufträge abgerufen werden können.
Wie werden Rahmenvereinbarungen ausgeschrieben?
Rahmenvereinbarungen werden nach denselben Vergabeverfahren ausgeschrieben wie Einzelaufträge: offenes Verfahren, nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren etc. Die Bekanntmachung muss angeben, ob es sich um eine Einpartner- oder Mehrpartner-Rahmenvereinbarung handelt, und wie der Abruf erfolgt (mit oder ohne erneuten Wettbewerb).
Kann ich als KMU Rahmenvereinbarungen gewinnen?
Ja. Das Vergaberecht fordert die Losaufteilung, um auch KMU den Zugang zu ermöglichen. Viele Rahmenvereinbarungen werden in fachliche oder regionale Lose aufgeteilt. Zudem können Sie in einer Bietergemeinschaft oder mit Nachunternehmern teilnehmen, um Eignungsanforderungen zu erfüllen, die Sie allein nicht erreichen.
Was passiert, wenn der Höchstwert einer Rahmenvereinbarung erreicht ist?
Wenn der in der Bekanntmachung angegebene Höchstwert erreicht ist, endet die Rahmenvereinbarung, auch wenn die vereinbarte Laufzeit noch nicht abgelaufen ist. Weitere Abrufe sind dann nicht mehr zulässig. Der Auftraggeber muss für den verbleibenden Bedarf eine neue Vergabe durchführen.
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