Proaktive Software-Akquise im öffentlichen Sektor: Ablöseprojekte erkennen

Legacy-Ablösung und Modernisierungsstau: Die verborgenen Chancen

Warum steigt der Modernisierungsdruck in der deutschen Verwaltung so stark an? Veraltete Fachverfahren müssen dringend abgelöst werden, um Sicherheitsrisiken zu minimieren und neue gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. According to dem BSI-Lagebericht zur IT-Sicherheit 2024 stellen Legacy-Systeme ohne Sicherheitsupdates eine massive Gefahr dar. This is für Sie als Software-Anbieter das entscheidende Signal: Jedes veraltete System ist ein potenzieller Auftrag.

How can Sie diese Chancen proaktiv erkennen? Here's ein wichtiger Hinweis für Sie: Achten Sie auf die technologische Basis. Research by McKinsey zeigt in einer aktuellen Studie, dass die Verwaltungsdigitalisierung oft an der Komplexität von Client-Server-Architekturen scheitert. If you Lösungen anbieten, die Brücken zwischen alten und neuen Welten bauen, rennen Sie offene Türen ein.

Ein weiterer Treiber ist der Personalmangel. What are die Lösungen für die drohende Pensionierungswelle? As reported by McKinsey, könnten generative KI und moderne Software die Fachkräftelücke im öffentlichen Dienst um bis zu ein Drittel verkleinern. When you mit Behörden sprechen, argumentieren Sie prozessorientiert: How does Ihre Software manuelle Tätigkeiten automatisieren? Zeigen Sie auf, dass bald niemand mehr da ist, um diese Aufgaben händisch zu erledigen.

Solche Projekte zu finden, erfordert Detektivarbeit. Where can Sie nach frühen Indikatoren suchen? You can folgende Quellen nutzen:

• Berichte der Rechnungshöfe (diese rügen oft ineffiziente IT-Verfahren)
• Kleine Anfragen in Parlamenten (hier wird oft nach dem Stand von IT-Projekten gefragt)
• Veröffentlichungen von IT-Dienstleistern der Länder (Dataport, Komm.ONE etc.) über ihre Strategiepläne

When you diese Quellen nutzen, erkennen Sie den Bedarf oft Jahre vor der offiziellen Ausschreibung. The Bitkom Arbeitskreis Öffentliche Aufträge reports immer wieder, wie wichtig der frühzeitige Dialog für eine erfolgreiche Vergabe ist. Damit Sie Ihre Ressourcen dabei optimal einsetzen, bietet unser Pricing die nötige Flexibilität. Let's dieses Wissen nutzen, um sich als Lösungsanbieter zu positionieren, der das Modernisierungsproblem wirklich versteht.

Konsolidierung und Cloud-Strategien als Auftragstreiber

Was sind die aktuellen Treiber im Markt? Neben der reinen Ablösung alter Software verändert die Konsolidierung der IT-Landschaft den Markt grundlegend. Das Projekt „IT-Konsolidierung Bund“ hat zum Ziel, die Zahl der Rechenzentren und Software-Lösungen drastisch zu reduzieren. Wie das ITZBund berichtet, ist die Dienstekonsolidierung ein zentrales Handlungsfeld, bei dem bis 2025 maximal zwei IT-Lösungen je Funktionalität für die gesamte Bundesverwaltung bereitgestellt werden sollen. Was bedeutet das für Sie? Das ist Ihre Chance: Der Markt konzentriert sich, aber die verbleibenden Aufträge werden voluminöser.

Gleichzeitig gewinnt die Cloud-Transformation an Fahrt. Wie funktioniert die Cloud-Transformation in der Praxis? Laut der Deutschen Verwaltungscloud-Strategie (DVS), die durch den IT-Planungsrat und die FITKO koordiniert wird, gelten nun feste Standards für Cloud-Lösungen in der Verwaltung. Wenn Ihre Software „Cloud Native“ ist und offene Standards unterstützt, haben Sie einen massiven Wettbewerbsvorteil. Nach Angaben des Bundesministeriums des Innern wird hierbei auch der Einsatz von Open Source forciert, um die digitale Souveränität zu stärken.

Hier sind konkrete Ansatzpunkte, die Sie für Ihre Akquise nutzen können:

• Standardisierung: Bieten Sie Lösungen an, die sich in die definierten Standards der DVS integrieren lassen.
• Interoperabilität: Zeigen Sie, dass Ihre Software über APIs verfügt, die mit anderen Fachverfahren kommunizieren können (XÖV-Standards).
• Skalierbarkeit: Positionieren Sie Ihr Produkt als mandantenfähige Lösung, die von mehreren Behörden gemeinsam genutzt werden kann. Untersuchungen des IT-Planungsrats bestätigen, dass das „Einer für Alle“-Prinzip (EfA) die Nachfrage nach solchen skalierbaren Lösungen massiv erhöht.

Warum sollten Sie jetzt handeln? Durch die Konsolidierung suchen Behörden aktiv nach Lösungen, die „konsolidierungsfähig“ sind. Wie Golem in einem Bericht über Verzögerungen darlegt, ist der Bedarf an funktionierenden, schnell implementierbaren Lösungen riesig. Nutzen Sie dies als Argument: „Unsere Software ist bereit für die Verwaltungscloud und spart Ihnen den Integrationsaufwand.“

Gesetzliche Treiber: OZG 2.0 und KRITIS

Warum treiben Gesetze Investitionen an? Im öffentlichen Sektor sind sie der stärkste Motor. Laut dem Bundesministerium des Innern (BMI) wurde mit dem OZG-Änderungsgesetz (OZG 2.0) der Druck auf Bund und Länder erhöht, Verwaltungsleistungen medienbruchfrei zu digitalisieren. Hier ist der entscheidende Punkt: Ein einfaches PDF-Formular reicht nicht mehr aus - die dahinterliegenden Fachverfahren müssen die Daten digital verarbeiten („Ende-zu-Ende“).

Was sind die Konsequenzen für den Markt? Für Software-Anbieter ist das OZG 2.0 ein direkter Verkaufsimpuls. Wie die Bundesdruckerei berichtet, müssen besonders die 16 Fokusleistungen priorisiert umgesetzt werden. Wenn Sie prüfen, ob Ihre Software einen Beitrag zu diesen Fokusleistungen (z. B. Baugenehmigung, Wohngeld, Kfz-Wesen) leisten kann, eröffnen sich neue Chancen. Das ist Ihr Vorteil: Wenn ja, haben Sie ein zwingendes Verkaufsargument: Gesetzeskonformität.

Wie beeinflusst KRITIS die Softwareauswahl? Ein weiterer Hebel ist die Sicherheit kritischer Infrastrukturen. Nach Angaben des BSI (Das BSI verschärft) steigen die Anforderungen an Software in kritischen Bereichen kontinuierlich. Sie können davon profitieren: Wenn Ihre Lösung höhere Sicherheitsstandards (z. B. BSI C5-Testat für Cloud-Dienste) erfüllt als die aktuell eingesetzte Legacy-Software, ist das ein starker Hebel für eine Ablösung.

Der proaktive Vertriebsprozess: Wie Sie Bedarfe vor der Ausschreibung finden

Wie funktioniert proaktiver Vertrieb im öffentlichen Sektor? Das klingt für viele wie ein Widerspruch, da das Vergaberecht strenge Regeln vorgibt. Doch das Vergaberecht verbietet nicht die Markterkundung - es fördert sie sogar. Laut dem Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) stehen spezifische Werkzeuge bereit, mit denen öffentliche Auftraggeber den Markt vor einer Ausschreibung analysieren können. Hier ist der entscheidende Punkt: Seien Sie in dieser Phase präsent. Wenn Sie erst aktiv werden, wenn die Vergabeunterlagen auf dem Tisch liegen, können Sie die Anforderungen nicht mehr beeinflussen.

Wie können Sie strategisch vorgehen? Hier ist Ihr Fahrplan für den Erfolg:

1. Haushaltspläne analysieren: Öffentliche Haushalte sind transparent. In den Haushaltsplänen von Bund, Ländern und Kommunen finden Sie oft Monate im Voraus Titel für neue Projekte. Der Bitkom rät dazu, diese Pläne systematisch nach IT-Investitionen zu scannen.
2. Markterkundungsverfahren nutzen: Behörden veröffentlichen regelmäßig „Interessenbekundungsverfahren“. Das sind Aufrufe an den Markt, Lösungen vorzustellen. Praxisbeispiele des KOINNO zeigen, dass Unternehmen, die sich hier beteiligen, die späteren Ausschreibungskriterien durch ihre Expertise oft aktiv mitgestalten.
3. Strategische Vorausschau: Nutzen Sie KI-Tools, um Sitzungsprotokolle von Gemeinderäten zu überwachen. Analysen von Gartner bestätigen, dass frühzeitige Marktintelligenz die Gewinnchancen bei öffentlichen Ausschreibungen signifikant erhöht, da Probleme identifiziert werden, lange bevor eine Beschaffung eingeleitet wird.

Warum ist der persönliche Austausch entscheidend? Ein oft unterschätzter Weg ist der direkte Dialog über Fachveranstaltungen. Die neue EVB-IT Rahmenvereinbarung berichtet, dass der Austausch zwischen Verwaltung und Wirtschaft explizit gewünscht ist, um moderne Beschaffungsmethoden zu etablieren. Wenn Sie Formate wie den „Zukunftskongress Staat & Verwaltung“ besuchen, treten Sie nicht als Verkäufer, sondern als Experte für Problemlösungen auf.

Wann sollten Sie aktiv werden? Wichtig ist dabei das Timing. Ein typischer Vergabeprozess hat einen Vorlauf von 6 bis 18 Monaten. Daten des Beschaffungsamtes belegen, dass die erfolgreichsten Anbieter etwa 12 Monate vor Vertragsende einer bestehenden Software den Kontakt suchen. Fragen Sie: „Sind Sie mit der aktuellen Lösung zufrieden?“ Damit stoßen Sie den Denkprozess an, der zu einer auf Sie zugeschnittenen Ausschreibung führt.

Was sind die Chancen der Unterschwellenvergabe? Denken Sie auch an Direktaufträge. KOINNO weist darauf hin, dass diese Aufträge (je nach Bundesland bis zu bestimmten Wertgrenzen) ein idealer Einstieg sind. Wenn Sie einen kleinen, abgegrenzten Piloten anbieten, können Sie Ihre Leistungsfähigkeit beweisen. Ist der Fuß erst einmal in der Tür, ist der Weg zum großen Folgeauftrag deutlich kürzer.

Technologiewechsel als harter Trigger: Das SAP S/4HANA Beispiel

Warum erzeugt ein festes End-of-Life-Datum einen solchen Druck? Nichts treibt die Handlungsbereitschaft mehr an als eine tickende Uhr. Das prominenteste Beispiel aktuell ist die Migration auf SAP S/4HANA. Laut SAP-Berichten liegt das Wartungsende für die alten ERP-Systeme (ECC 6.0) bei Ende 2027 (mit Extended Maintenance bis 2030). Was sind die Konsequenzen für den öffentlichen Sektor? Untersuchungen der DSAG zeigen, dass dieser Zeitrahmen für komplexe Behördenstrukturen quasi „morgen“ ist.

Dies ist ein Lehrbuchbeispiel für proaktive Akquise. Jede Behörde, die SAP einsetzt, muss handeln. Experten warnen, dass wer die Deadline verpasst, hohe Risiken und Kosten in Kauf nimmt. Wie können Sie dieses Wissen nutzen? Hier ist, was Sie tun sollten:

• Identifizieren Sie Behörden mit alten SAP-Installationen.
• Sprechen Sie gezielt die Risiken des Wartungsendes an.
• Bieten Sie Vorstudien oder Migrationskonzepte an, nicht gleich die ganze Lizenz.

Ähnliche Trigger gibt es bei Microsoft-Produkten (Windows Server EOL) oder Oracle-Datenbanken. Analysten betonen, dass solche technologischen Zäsuren oft genutzt werden, um die gesamte Strategie zu überdenken. Berichte von Gartner bestätigen zudem, dass dies oft der Auslöser für einen Anbieterwechsel ist. Wenn Sie eine schlankere, spezialisierte SaaS-Lösung haben, die ein schwerfälliges ERP-Modul ersetzen kann, ist genau jetzt der Zeitpunkt, dies zu platzieren.