Proaktive Akquise im öffentlichen IT-Sektor: Bedarfe erkennen vor der Ausschreibung

Warum reaktives Bieten im Public Sector oft scheitert

Das klassische Vorgehen vieler IT-Vertriebsteams gleicht einem Glücksspiel: Man wartet auf die Veröffentlichung einer Bekanntmachung, analysiert hastig die Leistungsbeschreibung und reicht unter Zeitdruck ein Angebot ein. Der Bitkom warnt regelmäßig davor, dass diese reaktive Haltung zu unnötig hohen Prozesskosten und frustrierenden Absagen führt. Warum scheitert dieser reaktive Ansatz? Das Problem liegt in der Natur der Sache: Wenn eine Ausschreibung veröffentlicht wird, ist der Beschaffungsprozess intern bereits zu 80 % abgeschlossen.

In der reaktiven Phase können Sie als Bieter nur noch über den Preis oder minimale qualitative Nuancen konkurrieren. Daten des Statistischen Bundesamtes zeigen, dass die Erfolgsquote bei offenen Verfahren drastisch sinkt, je mehr Bieter erst zur Veröffentlichung auf den Plan treten. Wie funktioniert proaktive Akquise? Sie setzt im „Sales Funnel“ der Behörde viel früher an. Laut dem Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) ist dies der entscheidende Moment, wenn das Problem erkannt, aber die Lösung noch nicht definiert ist.

Was sind die Phasen der öffentlichen Beschaffung? Hier ist ein Überblick, damit Sie den Prozess besser verstehen:

• Phase 1 (Bedarfsentstehung): Die Behörde erkennt ein Problem (zum Beispiel „Unsere Server sind zu langsam“).
• Phase 2 (Markterkundung): Die Behörde prüft, was der Markt bietet. Wie das Kompetenzzentrum für innovative Beschaffung (KOINNO) berichtet, ist hier der Marktdialog für Unternehmen essenziell.
• Phase 3 (Ausschreibung): Die Lösung wird festgelegt und veröffentlicht.

Wer erst in Phase 3 einsteigt, muss die Anforderungen erfüllen, die oft in Phase 2 unter Mitwirkung proaktiver Wettbewerber definiert wurden. Wann sollten Sie aktiv werden? Wenn Sie Ihre Chancen maximieren wollen, müssen Sie vor der Veröffentlichung präsent sein und intelligente Lösungen wie Bidfix nutzen. Eine Studie von Hays bestätigt, dass frühzeitige Marktkenntnis einer der stärksten Indikatoren für den späteren Zuschlag ist.

Die Kunst der Haushaltsanalyse: Versteckte IT-Budgets finden

Was ist der wichtigste Sales-Lead im öffentlichen Sektor? Der Haushaltsplan ist das in Zahlen gegossene Regierungsprogramm und damit der entscheidende Indikator für zukünftige Aufträge. Wie das Bundesfinanzministerium erläutert, definiert er verbindlich, wofür Gelder bereitstehen. Für Sie als IT-Dienstleister bedeutet das: Was nicht im Haushalt steht, wird nicht gekauft. Die Kunst liegt darin, diese Dokumente richtig zu lesen und die versteckten IT-Potenziale zu identifizieren, lange bevor eine Vergabestelle involviert wird.

Wo finden Sie versteckte IT-Budgets? Ein Haushaltsplan ist hierarchisch gegliedert in Einzelpläne (Ministerien/Dezernate), Kapitel (Ämter) und Titel (konkrete Ausgabenzwecke). Capgemini-Analysen zeigen, dass IT-Budgets oft nicht zentral in der IT-Abteilung liegen, sondern in den Fachbereichen versteckt sind. Auch Bitkom-Studien bestätigen, dass Fachämter zunehmend über eigene Digitalisierungsbudgets verfügen. Ein Bauamt, das eine neue Schule plant, hat Budget für „Baumaßnahmen“ - darin enthalten sind aber oft Millionenbeträge für Netzwerkverkabelung, Serverräume und WLAN-Infrastruktur. Wenn Sie nur nach „IT-Hardware“ suchen, übersehen Sie diese riesigen Töpfe.

Wie können Sie Haushaltspläne proaktiv nutzen? Hier ist, wie Sie vorgehen können:

• Suchen Sie nach Verpflichtungsermächtigungen (VE): Diese zeigen an, welche Ausgaben für künftige Jahre bereits genehmigt sind. Finanzexperten wissen: Eine VE für 2026 im Haushalt 2025 ist ein garantiertes Projekt, das noch nicht ausgeschrieben ist. Das ist Ihr Signal zur Kontaktaufnahme.
• Analysieren Sie die Erläuterungstexte: Hinter kryptischen Titeln wie „511 01 - Geschäftsbedarf“ verbergen sich oft konkrete Projekte. KPMG-Berater empfehlen, in den PDF-Dokumenten gezielt nach Schlagworten wie „Digitalisierung“, „Erneuerung“, „Lizenzmanagement“ oder „Fachverfahren“ zu suchen.
• Achten Sie auf Investitionsnummern: Große IT-Projekte haben oft eigene Kennziffern. Verfolgen Sie diese über mehrere Jahre, um Projektverzögerungen oder Budgetaufstockungen zu erkennen.

Warum ist das OZG ein gutes Beispiel? Eine Kommune stellt im Haushalt 2 Millionen Euro für die „Umsetzung des OZG“ ein. Der Bundesrechnungshof berichtet, dass solche Mittel oft für externe Beratung und Softwareentwicklung vorgesehen sind. Ein proaktiver Dienstleister liest dies im Entwurf des Haushaltsplans (meist im Herbst des Vorjahres öffentlich verfügbar) und kontaktiert den CDO (Chief Digital Officer) der Kommune mit einem passenden Lösungskonzept, noch bevor die Mittel offiziell freigegeben sind.

Wann sollten Sie auf Haushaltsreste achten? Ein weiterer oft übersehener Aspekt sind die „Reste“. Das ZEW hat analysiert, dass Digitalisierungsbudgets am Jahresende oft nicht abfließen, weil Projekte stocken. Gartner-Analysten warnen regelmäßig vor dem „Use-it-or-lose-it“-Effekt im vierten Quartal. Wenn Sie im November einer Behörde eine schnell umsetzbare Lösung anbieten, können Sie oft von diesen „Haushaltsresten“ profitieren, die sonst verfallen würden. Dies erfordert jedoch, dass Sie genau wissen, wo diese Reste liegen - eine Information, die Sie aus den unterjährigen Finanzberichten der Kommunen herauslesen können.

Der Haushaltsplan ist Ihre Schatzkarte. Lünendonk-Studien bestätigen, dass die erfolgreichsten Public-Sector-Dienstleister eigene Teams oder Tools beschäftigen, die nichts anderes tun, als diese Pläne nach relevanten Titeln zu scannen. Wer hier investiert, füllt seine Pipeline mit qualifizierten Leads für die nächsten 12 bis 24 Monate.

OZG 2.0 und Digitalstrategien als Auftragstreiber nutzen

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) ist der größte Treiber für IT-Investitionen in der deutschen Verwaltung. Was ist die zentrale Änderung im OZG 2.0? Das BMI berichtet, dass sich der Fokus nun von der reinen Frontend-Digitalisierung hin zur „Ende-zu-Ende-Digitalisierung“ verschiebt, um Medienbrüche zu vermeiden. Wie wirkt sich das auf Sie aus? Als IT-Dienstleister bedeutet dies, dass der Markt deutlich tiefer und technischer wird.

Viele Kommunen und Länder sind mit der Umsetzung überfordert. Der Nationale Normenkontrollrat kritisiert regelmäßig den Umsetzungsstau. Warum ist das für Sie relevant? Genau hier liegt Ihre Chance für proaktive Angebote. Wenn Sie die „Digitalstrategien“ der Bundesländer analysieren, werden Sie konkrete Handlungsfelder wie „E-Akte“ oder „Smart City“ finden. Der eGovernment Monitor bestätigt zudem, dass der Druck durch steigende Nutzererwartungen wächst, was den Bedarf an externer Expertise erhöht.

Wie können Sie das „Einer-für-Alle“ (EfA) Prinzip nutzen? Hier ist der beste Weg, um das Prinzip zu Ihrem Vorteil einzusetzen:

• Identifizieren Sie ein Bundesland, das die Federführung für ein Themenfeld (z.B. Bauwesen) hat.
• Entwickeln Sie eine Lösung, die dort pilotiert werden kann.
• Helfen Sie dem Land, diese Lösung dann an andere Bundesländer zu „verkaufen“ (Nachnutzung).

Wo finden Sie diese Möglichkeiten? Die FITKO (Föderale IT-Kooperation) stellt Marktplätze bereit, auf denen solche Lösungen gelistet werden. Wenn Sie eine EfA-konforme Lösung anbieten, positionieren Sie sich als strategischer Partner. Bitkom Research zeigt, dass Behörden zunehmend offener für Standardlösungen aus der Cloud sind. Ergänzend dazu berichtet McKinsey, dass Standardisierung der Schlüssel zur Skalierung ist - ein Trend, den Sie unbedingt aufgreifen sollten.

Markterkundung (§ 28 VgV): Der legale Weg zur Beeinflussung

Was ist der Stellenwert der Markterkundung im öffentlichen Auftragswesen? Viele IT-Unternehmen haben Angst vor dem Kontakt vor einer Ausschreibung, doch laut § 28 der Vergabeverordnung (VgV) sind Markterkundungen nicht nur erlaubt, sondern ausdrücklich erwünscht. Der Gesetzgeber will, dass Behörden wissen, was der Markt leisten kann, bevor sie eine Leistungsbeschreibung verfassen, die an der Realität vorbeigeht.

Wie unterstützt proaktiver Dialog Ihren Vertrieb? Die Markterkundung ist Ihr mächtigstes Werkzeug. Das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) empfiehlt Auftraggebern aktiv, den Dialog mit Unternehmen zu suchen. Doch wie initiieren Sie diesen Dialog, ohne die Compliance-Regeln zu verletzen? Hier ist der Schlüssel zur Ansprache: Bieten Sie keine „Verkaufsgespräche“ an, sondern „Marktinformationen“.

So nutzen Sie Markterkundungen proaktiv:

• Senden Sie Whitepapers statt Broschüren: Wenn Sie wissen, dass eine Kommune ihre Rechenzentren konsolidieren will, senden Sie dem IT-Leiter ein technisches Whitepaper. Der Bitkom-Arbeitskreis Öffentliche Aufträge bestätigt, dass fachliche Informationen dankbar angenommen werden, solange sie werbefrei und lösungsorientiert sind.
• Laden Sie zu Tech-Days ein: Veranstalten Sie Workshops zu neuen Technologien und laden Sie Vertreter öffentlicher Auftraggeber ein. Berichte des Beschaffungsamtes des BMI legen nahe, dass solche Formate als allgemeine Marktbeobachtung gelten und vergaberechtlich unkritisch sind.
• Reagieren Sie auf Interessenbekundungsverfahren: Wo finden Sie diese? Oft veröffentlichen Behörden auf Plattformen wie TED oder bund.de sogenannte „Interessenbekundungen“. Auf e-Vergabe-Plattformen werden diese oft übersehen. Wenn Sie hier teilnehmen, landen Sie auf der „Shortlist“ für die spätere beschränkte Ausschreibung.

Was sind die Compliance-Risiken? Ein kritischer Punkt ist der „Projektantenstatus“ (§ 7 VgV). Das forum vergabe e.V. warnt: Wenn Sie die Leistungsbeschreibung für die Behörde schreiben, werden Sie vom Verfahren ausgeschlossen. Die Grenze ist fein, aber klar: Sie dürfen informieren, Alternativen aufzeigen und Budgets schätzen. Sie dürfen aber nicht den konkreten Ausschreibungstext formulieren.

Wo können Sie Entscheider persönlich treffen? Nutzen Sie auch „Vergabetage“ und Branchenevents. Veranstaltungen wie der IT-Vergabetag des Deutschen Vergabenetzwerks sind keine reinen Fortbildungen, sondern Networking-Goldgruben. Analysen des Kompetenzzentrums Öffentliche IT zeigen, dass der persönliche Vertrauensaufbau essenziell ist, um bei einer Markterkundung proaktiv angesprochen zu werden.

Wie können Sie sich den Erfolg sichern? Warten Sie nicht, bis Sie gefragt werden. Experten von Cosinex weisen darauf hin, dass gerade bei komplexen IT-Projekten das „Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb“ immer beliebter wird. Sie werden sehen: Wer die Behörde schon vor dem Verfahren kennt, kann seine Teilnahmeanträge passgenau auf die Eignungskriterien zuschneiden, die oft im Markterkundungsprozess definiert wurden.

Vorinformationsbekanntmachungen: Das Frühwarnsystem nutzen

Was ist eine Vorinformationsbekanntmachung? Ein oft übersehenes Instrument. Laut TED (Tenders Electronic Daily) können Behörden hier geplante Aufträge ankündigen, um später die Angebotsfristen zu verkürzen. Wenn Sie dies beobachten, ist das ein offizielles Signal: „Wir planen etwas in den nächsten 12 Monaten.“

Warum ignorieren viele Unternehmen diese Meldungen? Meist, weil noch kein Leistungsverzeichnis anhängt. Das ist ein Fehler. Wie Vergabe-Experten berichten, ist eine Vorinformation faktisch die Einladung zum Dialog. Hier ist Ihre Chance:

• Kontaktieren Sie die Vergabestelle mit Bezug auf die Vorinformation.
• Fragen Sie nach dem Zeitplan und ob ein Markterkundungsverfahren geplant ist.

Da die Behörde die Absicht bereits öffentlich gemacht hat, ist sie meist auskunftsfreudiger als bei noch geheimen Projekten. Nach Angaben des Beschaffungsamtes fördert dieser frühe Austausch die Markttransparenz erheblich.

Wie hilft Ihnen Automatisierung dabei? Moderne KI-Tools wie BidFix können diese Vorinformationen nicht nur finden, sondern auch mit Haushaltsdaten korrelieren. Wie das BMWK berichtet, wird die Digitalisierung des Beschaffungswesens stark gefördert, was die Transparenz für Bieter erhöht. Nutzen Sie diese Datenpunkte, um Ihre Ressourcen lange vor der „heißen Phase“ der Angebotserstellung zu planen.

Fazit: Vom Bittsteller zum strategischen Partner

Der Wechsel von der reaktiven zur proaktiven Akquise erfordert einen Kulturwandel im Vertrieb. Wie können Sie diesen Wandel gestalten? Statt Ausschreibungen abzuarbeiten, müssen Sie Behörden verstehen, Budgets lesen und Lösungen formen. McKinsey-Studien zum Public Sector zeigen, dass Behörden sich nach kompetenten Partnern sehnen, die sie durch den Dschungel der Digitalisierung führen. Laut dem Hays-Trendmonitor zur öffentlichen Beschaffung suchen Entscheider zudem verstärkt nach Wegen, bürokratische Hürden durch effiziente Partnerschaften zu umgehen.

Doch was sind die richtigen Werkzeuge für Ihren Erfolg? Mit Instrumenten von der Haushaltsanalyse bis zur KI-gestützten Marktbeobachtung durch BidFix können Sie diesen Bedarf decken. Untersuchungen des Bitkom bestätigen immer wieder, dass technologische Expertise oft der ausschlaggebende Faktor ist. Wenn Sie diese nutzen, gewinnen Sie nicht nur mehr Aufträge, sondern auch die besseren: Projekte, bei denen Sie von Anfang an verstanden haben, worum es wirklich geht.