Öffentliche Aufträge proaktiv gewinnen: Strategien für IT-Dienstleister

Was bedeutet proaktives Bid Management im Public Sector?

Was ist proaktives Bid Management? Dieser Ansatz dreht die klassische Vertriebslogik um. Anstatt reaktiv Angebote für fertig formulierte Leistungsverzeichnisse zu schreiben, identifizieren Sie Bedarfe, noch bevor diese offiziell ausgeschrieben werden. Experten für Arbeitsorganisation definieren proaktives Handeln als das Antizipieren von Problemen und Lösungen, bevor der externe Impuls erfolgt. Laut Berichten der APMP ist dieser frühe Eingriff entscheidend für den Erfolg. Das bedeutet für Sie: Sie helfen dem Auftraggeber, sein Problem zu verstehen und die Lösung zu skizzieren.

Warum ist dieser Unterschied so wichtig? Lassen Sie uns die beiden Strategien vergleichen:

• Reaktiv: Sie kämpfen gegen 10 andere Bieter, haben keinen Kontakt zum Entscheider und müssen strikte Muss-Kriterien erfüllen, die vielleicht auf einen Konkurrenten zugeschnitten sind.
• Proaktiv: Sie sind als Experte bekannt, haben die Markterkundung genutzt und verstehen die Hintergründe des Projekts. Wie Vertriebsanalysen zeigen, steigen Ihre Gewinnchancen signifikant, weil Sie nicht mehr „Cold Bidding“ betreiben.

Doch wie sieht die rechtliche Lage aus? Viele Unternehmen fürchten vergaberechtliche Konsequenzen. Zudem gilt es, den Datenschutz zu beachten. Die gute Nachricht: Gemäß den aktuellen Vergaberichtlinien will der Gesetzgeber den Dialog durchaus - wenn man die Regeln kennt.

Markterkundung nach § 28 VgV: Der legale Hebel für Pre-Sales

Ein weit verbreiteter Irrtum im B2B-Vertrieb an die öffentliche Hand ist die Annahme, dass jeglicher Kontakt vor der Ausschreibung verboten sei. Das Gegenteil ist der Fall. Was ist eine Markterkundung? Gemäß § 28 der Vergabeverordnung (VgV) handelt es sich um ein ausdrücklich erlaubtes Verfahren, um den Markt zu sondieren, technische Möglichkeiten zu prüfen und Budgets realistisch zu schätzen. Für Auftraggeber ist dies essenziell, da sie oft nicht über das detaillierte Fachwissen verfügen, um komplexe IT-Lösungen spezifikationssicher auszuschreiben.

Wie können Sie diese Phase nutzen? Für Sie als IT-Dienstleister ist dies die goldene Gelegenheit für proaktiven Vertrieb. Wenn Sie sich frühzeitig einbringen, können Sie:

• Technische Lösungswege aufzeigen, die in der späteren Leistungsbeschreibung berücksichtigt werden.
• Auf innovative Technologien hinweisen, die der Verwaltung noch unbekannt sind (z.B. KI-gestützte Automatisierung).
• Realistische Preisindikationen geben, die das spätere Budget definieren.

Hier ist jedoch Vorsicht geboten: Wichtig ist die Einhaltung der Neutralität. Laut dem Deutschen Vergabeportal (DTVP) darf eine Markterkundung keinesfalls zu einer „Scheinausschreibung“ führen. Sie dürfen den Auftraggeber beraten, aber nicht das Leistungsverzeichnis so diktieren, dass nur Ihr Unternehmen den Zuschlag erhalten kann (Verbot der „Projektantenstellung“). Dokumentieren Sie jeden Austausch transparent. Wenn Sie diese Spielregeln beachten, wird aus der „Black Box“ Vergabestelle ein Gesprächspartner.

Warum sollten Sie Vorinformationen nutzen? Nutzen Sie für die Anbahnung auch diese Bekanntmachungen. Wie Vergabe-Experten des DTAD berichten, können Auftraggeber über TED Vorinformationen veröffentlichen, um Fristen zu verkürzen. Diese sind oft Monate vor der eigentlichen Ausschreibung sichtbar - ein perfekter Auslöser für Ihre proaktive Kontaktaufnahme.

Ein weiterer Aspekt ist die Unterschwellenvergabe. Nach Angaben der IHK Region Stuttgart gelten spezifische Wertgrenzen, bis zu denen Verfahren vereinfacht durchgeführt werden können (z.B. Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb). Wenn Sie hier proaktiv bekannt sind, können Sie direkt zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, ohne dass eine breite öffentliche Ausschreibung stattfindet.

§ 28 VgV ist damit Ihr Ticket, um legal und regelkonform Einfluss auf die Beschaffung zu nehmen, bevor die Tinte auf dem Vergabepapier trocken ist.

Entscheider-Mapping: Finden Sie das Budget, bevor es ausgegeben wird

Wie funktioniert der Entscheidungsprozess im öffentlichen Sektor? Im öffentlichen Sektor entscheiden selten Einzelpersonen. Laut dem Beschaffungsamt des BMI haben Sie es stattdessen mit einem komplexen Dreieck aus Fachbereich (z.B. IT-Abteilung), Haushalt (Kämmerei) und Beschaffung (Vergabestelle) zu tun. Wenn Sie frühzeitig aktiv werden wollen, müssen Sie wissen, wo das Geld liegt, bevor die Ausschreibung startet. Ihr wichtigstes Werkzeug hierfür sind Haushaltspläne.

Warum ist das für Sie relevant? Dank der Umstellung auf die Doppik (doppelte Buchführung in Konten) sind moderne kommunale Haushalte transparenter denn je. Nach Angaben von Haushaltssteuerung.de bildet die Doppik Ressourcenverbräuche und Investitionen detailliert ab. Hier ist, worauf Sie in den Plänen achten sollten:

• Investitionspläne: Hier sind IT-Projekte oft Jahre im Voraus mit konkreten Summen veranschlagt.
• Stellenpläne: Wie Wikipedia berichtet, verrät ein Blick in den Stellenplan oft mehr als jede Roadmap. Wird eine neue Stelle für „IT-Sicherheit“ oder „Digitalisierungskoordinator“ geschaffen? Dann folgt mit hoher Wahrscheinlichkeit kurz darauf eine Ausschreibung für passende Software oder Beratung.

Wie können Sie diese Informationen nutzen? Vertriebsexperten betonen, dass spezifisches Wissen der Türöffner ist. Ein Anruf beim IT-Leiter mit dem Satz „Ich habe gesehen, dass im Haushalt 2026 Mittel für die Digitalisierung der Schulen eingestellt sind“ öffnet Türen, weil das zeigt, dass Sie gut vorbereitet sind.

Rahmenverträge und EVB-IT: Die Königsdisziplin der proaktiven Akquise

Was sind Rahmenverträge? Wenn Sie nicht jedes Mal aufs Neue um einzelne Aufträge kämpfen wollen, sind Rahmenverträge Ihr Ziel. Laut dem Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) sind sie das effektivste Instrument für langfristigen Umsatz im öffentlichen Sektor. Einmal gewonnen, ermöglichen sie es Behörden, Leistungen ohne erneute komplexe Ausschreibung direkt bei Ihnen abzurufen. Das reduziert den bürokratischen Aufwand für beide Seiten massiv.

Im Zentrum stehen dabei die EVB-IT (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen). Der CIO des Bundes hat kürzlich alle elf Leistungsbereiche in einer neuen EVB-IT-Rahmenvereinbarung zusammengefasst. Dies zeigt den politischen Willen zur Standardisierung und Vereinfachung. Wie hilft Ihnen das? Wer die EVB-IT beherrscht und akzeptiert, hat einen klaren Wettbewerbsvorteil. Berichte des IT-Planungsrats bestätigen, dass standardisierte Verträge die Vergabezeiten signifikant verkürzen.

Warum ist das „Kaufhaus des Bundes“ (KdB) so wichtig? Über diese Plattform können Bundesbehörden auf bestehende Rahmenverträge zugreifen. Das Beschaffungsamt des BMI wickelt hierüber Milliardenumsätze ab. Um hier gelistet zu werden, müssen Sie zwar zunächst eine Ausschreibung gewinnen, doch danach wechselt der Modus von „Reaktiv“ auf „Proaktiv“: Sie können innerhalb des Rahmenvertrags aktiv Marketing bei den abrufberechtigten Behörden betreiben.

Wie gelingt der Einstieg in Rahmenverträge?

• Screening: Suchen Sie gezielt nach Ausschreibungen für Rahmenvereinbarungen. Das Kompetenzzentrum für innovative Beschaffung (KOINNO) rät, hierbei auf generische Titel wie „IT-Dienstleistungen“ oder „Softwarepflege“ zu achten.
• Bietergemeinschaften: Oft sind die Volumina für Rahmenverträge riesig. Der Bitkom empfiehlt mittelständischen Unternehmen, sich zu Bietergemeinschaften zusammenzuschließen, um die geforderte Leistungsfähigkeit nachzuweisen.
• Mini-Wettbewerbe: Viele Rahmenverträge sehen sogenannte „Mini-Competitions“ zwischen den gelisteten Partnern vor. Hier zählt Schnelligkeit und proaktives Beziehungsmanagement zu den Fachabteilungen.

Ein weiterer Trend sind Dynamische Beschaffungssysteme (DBS). Was ist ein Dynamisches Beschaffungssystem? Im Gegensatz zu starren Rahmenverträgen können Unternehmen einem DBS während der gesamten Laufzeit beitreten, sofern sie die Eignungskriterien erfüllen. Plattformen wie e-Vergabe nutzen dieses Instrument zunehmend für Standardleistungen. Analysen der Europäischen Kommission zeigen, dass dies den Wettbewerb erheblich fördert. Prüfen Sie regelmäßig, ob für Ihr Portfolio ein DBS existiert, und qualifizieren Sie sich proaktiv.

Rahmenverträge sind der Hebel, um vom „Jäger“ zum „Farmer“ zu werden. Lassen Sie uns ehrlich sein: Statt jedem Auftrag hinterherzujagen, bestellen Sie das Feld, auf dem die Aufträge wachsen.

Bedarfsantizipation durch Daten und KI

Wie wäre es, wenn Sie wüssten, was eine Behörde braucht, bevor sie es selbst weiß? Doch wie funktioniert diese Vorhersage eigentlich? Die Analyse historischer Vergabedaten deckt verborgene Muster auf. Nach Angaben von Scelion analysieren spezialisierte KI-Plattformen Millionen von Bekanntmachungen, um Wiederbeschaffungszyklen präzise zu identifizieren.

Hier ist ein konkretes Beispiel für Sie: Wenn eine Kommune vor vier Jahren Lizenzen für eine Server-Software mit einer Laufzeit von 48 Monaten beschafft hat, ist die Wahrscheinlichkeit extrem hoch, dass in den nächsten drei Monaten eine Neuausschreibung ansteht. Was sind die wichtigsten Datenpunkte, die Sie dabei beachten sollten?

• Wiederkehrende Bedarfe: Software-Pflege, Hardware-Leasing und Lizenz-Erneuerungen.
• Ablaufende Verträge: Identifizieren Sie, wann die Verträge Ihrer Wettbewerber auslaufen.
• Politische Trigger: Neue Gesetze (z. B. OZG 2.0) erzeugen zwangsläufig IT-Bedarf.

Branchenexperten bestätigen: Wenn Sie diese Informationen nutzen, um die Behörde proaktiv zu kontaktieren - etwa mit der Frage „Haben Sie schon über die Migration auf die neuere Cloud-Lösung nachgedacht?“ - positionieren Sie sich nicht als Verkäufer, sondern als mitdenkender Partner.

Netzwerk und Partnerschaften: Gemeinsam stärker

Niemand gewinnt große öffentliche Aufträge allein. Sie werden feststellen: Ein starkes Partnernetzwerk ist oft der Schlüssel zum Erfolg. Verbände wie der Bitkom bieten Plattformen, um Partner für Bietergemeinschaften zu finden. Was sind die Vorteile dieser Strategie? Oft fehlt einem spezialisierten Softwarehaus die Manpower für den 24/7-Support, den ein Systemhaus-Partner einbringen kann. Laut dem Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) ist die Bündelung von Kompetenzen ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für KMUs.

Doch wie erreichen Sie die Entscheider am besten? Bauen Sie Beziehungen zu den Vergabestellen auf. Warum ist das so wichtig? Weil persönlicher Austausch das Vertrauen stärkt. Besuchen Sie Veranstaltungen wie den „Zukunftskongress Staat & Verwaltung“. Wie das Bundesministerium des Innern (BMI) berichtet, treffen Sie dort direkt die Menschen hinter den Ausschreibungen. Wenn Sie einen persönlichen Kontakt auf einer Fachkonferenz knüpfen, senkt das die Hemmschwelle für eine spätere Markterkundung enorm.