Software-Beschaffung im öffentlichen Sektor: Verfahren, EVB-IT und Abnahme

Grundlagen der Software-Vergabe: Warum ist es so kompliziert?

Wie funktioniert die öffentliche Beschaffung von Software? Bei diesem Prozess müssen Sie strenge gesetzliche Vorgaben beachten, die Transparenz und Wirtschaftlichkeit sicherstellen. Der Branchenverband Bitkom kritisiert regelmäßig, dass diese Verfahren oft zu bürokratisch sind und Innovationen bremsen, doch für Sie als Anbieter sind sie die unveränderliche Spielregel. Lassen Sie uns die rechtlichen Grundlagen betrachten: Nach Angaben des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) bilden das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die Vergabeverordnung (VgV) für EU-weite Ausschreibungen sowie die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) für nationale Verfahren die Basis.

Das Herzstück jeder IT-Ausschreibung sind die EVB-IT. Wie der CIO des Bundes erläutert, sind diese Vertragsbedingungen für Bundesbehörden verbindlich vorgeschrieben und werden auch von Ländern und Kommunen fast flächendeckend genutzt. Sie ersetzen Ihre eigenen AGB und diktieren die Konditionen. Was ist das Problem für Sie als Bieter? Hier ist der Haken: Es gibt nicht "den" EVB-IT-Vertrag, sondern eine ganze Familie von Vertragstypen.

Welche Vertragsarten gibt es? Je nach Leistungsgegenstand variieren die Anforderungen:

• EVB-IT Basisverträge: Diese begegnen Ihnen bei einfachen Beschaffungen wie Standardsoftware oder Hardware.
• EVB-IT Systemverträge: Experten des IT-Planungsrats weisen darauf hin, dass diese speziell für komplexe Projekte vorgesehen sind, die Anpassungen und Integration erfordern.

Wenn Sie verstehen, welcher Vertragstyp einer Ausschreibung zugrunde liegt, können Sie Ihre Risiken und Ihr Pricing viel besser kalkulieren. Das Bundesministerium des Innern (BMI) arbeitet zwar an einer Digitalisierung und Vereinfachung der Vertragserstellung ("EVB-IT digital"), doch die rechtliche Komplexität bleibt bestehen.

EVB-IT Kauf vs. EVB-IT System: Der entscheidende Unterschied

Was ist der entscheidende Unterschied zwischen EVB-IT Kauf und System? Die Entscheidungshilfe des CIO Bund macht deutlich: Sobald der Schwerpunkt der Leistung nicht mehr auf der reinen Lieferung von Standardkomponenten liegt, sondern Anpassungen, Integration oder die Schaffung einer spezifischen Funktionsfähigkeit gefordert sind, rutschen Sie vom Kaufvertragsrecht ins strengere Werkvertragsrecht.

Wie funktioniert der EVB-IT Kauf? Beim EVB-IT Kauf (oder EVB-IT Überlassung Typ A) schulden Sie nur die Übergabe und Übereignung der Software. Rechtsexperten weisen darauf hin, dass hier das Kaufrecht des BGB gilt. Das bedeutet für Sie: Sobald die Software geliefert ist, haben Sie Ihre Hauptleistungspflicht erfüllt. Sie werden sehen, dass es keine formale Abnahme im werkvertraglichen Sinne gibt, sondern nur eine Untersuchung auf offensichtliche Mängel. Das Risiko geht schnell auf den Auftraggeber über, und Sie erhalten Ihr Geld in der Regel zügig nach Lieferung.

Ganz anders sieht es beim EVB-IT Systemvertrag aus. Warum ist dieser Vertragstyp so kritisch? Dieser kommt zum Einsatz, wenn Sie ein "Gesamtsystem" erstellen. Analysen von Rödl & Partner zeigen, dass dies oft der Fall ist, wenn Standardsoftware so stark angepasst ("gecustomized") wird, dass sie ohne diese Anpassung für den Auftraggeber nutzlos wäre. Branchenreports des Bitkom bestätigen oft, dass hier die größten Haftungsfallen lauern. Hier schulden Sie einen Erfolg: Das System muss laufen und die vertraglich vereinbarten Funktionen erfüllen. Bis zur erfolgreichen Abnahme tragen Sie das volle Risiko. Funktioniert das System nicht wie im Lastenheft beschrieben, gibt es kein Geld - egal wie viele Stunden Sie bereits investiert haben.

Was sind die wichtigsten Unterschiede? Hier ist ein kurzer Überblick für Sie:

• Leistungsgegenstand: Beim Kaufvertrag ist es das Produkt "as is". Beim Systemvertrag ist es die funktionierende Lösung im Umfeld des Kunden.
• Vergütung: Beim Kaufvertrag oft "Zug um Zug". Beim Systemvertrag oft erst nach Gesamtabnahme oder in Meilensteinen, wobei Schlusszahlungen lange zurückgehalten werden können.
• Mitwirkungspflichten: Im Systemvertrag sind die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers (z.B. Bereitstellung von Testdaten, Servern) entscheidend und detailliert geregelt. Im Kaufvertrag spielen sie eine untergeordnete Rolle.

Ein häufiger Fehler von Bietern ist es, komplexe Integrationsprojekte wie reine Software-Lieferungen zu kalkulieren. Die IT-Recht Kanzlei warnt davor, die "Erfolgsverantwortung" zu unterschätzen. Wie können Sie sich schützen? Wenn Sie einen EVB-IT Systemvertrag unterschreiben, garantieren Sie, dass Hard- und Software zusammenpassen und die gewünschten Geschäftsprozesse abbilden. Experten des Vergabeblogs raten dringend dazu, die Leistungsbeschreibung (Lastenheft) extrem genau zu prüfen: Sind die Anforderungen erfüllbar? Sind die Schnittstellen klar definiert? Wenn nicht, stellen Sie Bieterfragen vor Abgabe des Angebots.

Lassen Sie uns abschließend auf die EVB-IT Erstellung schauen. Auch diese fällt in die Kategorie Werkvertrag, konzentriert sich aber rein auf die Entwicklung von Individualsoftware. Rechtsanwalt Plutte erläutert, dass hier oft agile Methoden gewünscht sind, die EVB-IT aber traditionell eher Wasserfall-Modelle abbilden. Zwar gibt es inzwischen Möglichkeiten, agile Elemente zu integrieren, doch das Grundgerüst bleibt starr: Am Ende muss ein definiertes Werk stehen, das abgenommen wird. Für Sie bedeutet das: Definieren Sie das "Fertig" so präzise wie möglich, um endlose Korrekturschleifen vor der Abnahme zu vermeiden.

Das Abnahmeverfahren: Der kritische Meilenstein

Warum ist die Abnahme so entscheidend? Die Abnahme ist im öffentlichen Sektor weit mehr als eine Formalität - sie ist die "Sollbruchstelle" Ihres Projekts. Laut den EVB-IT System-AGB ist geregelt, dass die Abnahme die Fälligkeit der Schlusszahlung auslöst und den Beginn der Gewährleistungsfrist markiert. Das bedeutet für Sie: Ohne Abnahme fließt kein Geld, und Sie bleiben in der Haftung.

Wie funktioniert das Verfahren? Hier ist der Ablauf: Es beginnt mit der "Erklärung der Betriebsbereitschaft" durch Sie als Auftragnehmer. Die IT-Recht Kanzlei berichtet, dass daraufhin eine Funktionsprüfung folgt, die im Standard 30 Tage dauert. Wenn Sie in dieser Zeit "betriebsverhindernde" oder "betriebsbehindernde" Mängel haben, wird die Abnahme verweigert. Vergabe-Experten warnen oft, dass nur bei "leichten" Mängeln abgenommen werden muss, wobei diese im Protokoll festgehalten werden.

Wann erfolgt die Abnahme automatisch? Ein häufiger Irrtum ist, dass dies geschieht, sobald der Kunde das System nutzt. Nach Angaben des BGB existiert zwar die konkludente Abnahme, doch die EVB-IT schließen diese oft explizit aus oder setzen hohe Hürden. Sie müssen also aktiv auf die formale Abnahmeerklärung drängen. Dokumentieren Sie jeden Schritt der Funktionsprüfung, damit Sie im Streitfall beweisen können, dass Ihr System vertragsgemäß funktioniert.

Mängelhaftung und Pflege: Was kommt nach dem Go-Live?

Wann beginnt eigentlich das finanzielle Risiko? Nach der Abnahme startet die Phase der Gewährleistung (in den EVB-IT "Mängelhaftung" genannt) und oft parallel dazu der Pflegevertrag. Hier ist ein wichtiger Punkt, den viele Anbieter in ihrer Kalkulation vergessen: Fachartikel auf Anwalt.de zeigen, dass die Verjährungsfrist für Mängelansprüche in den EVB-IT Systemverträgen standardmäßig 24 Monate beträgt, oft aber vertraglich auf bis zu 36 oder 48 Monate verlängert wird. In dieser Zeit müssen Sie Mängel kostenlos beheben.

Was ist der Unterschied zwischen Mängelbeseitigung und Instandhaltung? Sie sollten hier genau differenzieren, da die Schulden aus unterschiedlichen Verträgen stammen. Die Kanzlei Abante berichtet dazu: Die Mängelhaftung deckt nur Fehler ab, die bereits bei Gefahrübergang (Abnahme/Lieferung) im Keim vorhanden waren. Wenn Sie dagegen den Pflegevertrag (z.B. EVB-IT Pflege S) betrachten, deckt dieser Updates, Patches und oft auch den Support für Probleme ab, die erst später auftreten.

Wie unterscheiden sich Reaktions- und Wiederherstellungszeiten? Komplex sind oft die genauen Fristen, und das ist ein häufiges Missverständnis bei Bietern. Richtlinien des CIO Bund (EVB-IT Pflege S) sehen hierfür strikte Klassen vor. Wenn Sie sich verpflichten, einen Fehler der Klasse 1 innerhalb von 4 Stunden zu beheben, schulden Sie diesen Erfolg. Einschlägige Kommentare des Bitkom warnen zudem, dass bei Nichteinhaltung empfindliche Vertragsstrafen drohen. Prüfen Sie daher genau, was gefordert ist. Eine garantierte Wiederherstellungszeit ist technisch oft kaum zusicherbar. Versuchen Sie, in Bieterfragen auf "Reaktionszeiten" hinzuwirken.

Wie funktioniert das Nutzungsrecht an neuen Programmständen? Beachten Sie hierbei unbedingt die Lizenzkalkulation. Analysen von SBS Legal erläutern, dass im Rahmen der Pflege oft neue Versionen (Updates/Upgrades) geschuldet sind. Sie werden feststellen, dass dies besonders bei Software von Drittanbietern (z.B. Microsoft, Oracle) zu einem klassischen "Back-to-Back"-Problem führt. Der öffentliche Auftraggeber akzeptiert selten die Standard-EULAs der Hersteller ungeprüft.

Warum ist der Systemservice so kritisch? Unterschätzen Sie dieses Thema nicht. Experten von d.velop weisen darauf hin, dass der EVB-IT Servicevertrag oft werkvertragliche Elemente enthält. Lassen Sie uns das klarstellen: Auch im laufenden Betrieb schulden Sie für Wartungsarbeiten einen Erfolg. Publikationen der IT-Recht Kanzlei betonen, dass Sie umfassender haften als bei einem reinen Dienstvertrag, wenn ein Update das System lahmlegt. Kalkulieren Sie daher Risikopuffer ein.

Checkliste für Bieter: So lesen Sie die Vergabeunterlagen richtig

Damit Sie nicht in die Falle tappen, sollten Sie jede Ausschreibung systematisch prüfen. Wie können Sie sicherstellen, dass Sie nichts übersehen? Hier ist der richtige Ansatz: Der Bitkom empfiehlt, frühzeitig in den Dialog zu treten, doch zunächst müssen Sie die Dokumente verstehen. Was sind die kritischen Punkte? Nutzen Sie diese Fragen als Leitfaden:

• Welcher EVB-IT-Typ wird genannt? Steht dort "System" oder "Erstellung", stellen Sie sich auf eine harte Abnahme ein.
• Wie sind die Fristen definiert? Sind die Reaktionszeiten für Ihr Support-Team realistisch?
• Was ist der "Leistungsschwerpunkt"? Die Entscheidungshilfe des Bundes hilft Ihnen zu prüfen, ob der gewählte Vertragstyp überhaupt zur Leistung passt.
• Warum sollten Sie Fehler sofort rügen? Laut gängiger Rechtsprechung riskieren Sie sonst einen Ausschluss. Wenn der Vertragstyp nicht passt, rügen Sie dies!

Wie das BMWK berichtet, ist Transparenz hier entscheidend. Eine sorgfältige Prüfung vor Angebotsabgabe spart Ihnen Jahre an Ärger.