Bildungsbeschaffung Deutschland Prozess: Zuständigkeiten & DigitalPakt

Wer entscheidet was? Das komplexe Geflecht der Zuständigkeiten

Wie funktioniert die Bildungsbeschaffung in Deutschland? Der Prozess basiert auf dem fundamentalen Prinzip des Dualismus der Aufgabenträgerschaft. Die Kultusministerkonferenz (KMK) definiert hierbei eine strikte Trennung zwischen pädagogischer Verantwortung und sächlicher Ausstattung. Für Sie als Anbieter ist entscheidend: Es gibt zwei Hauptsphären mit unterschiedlichen Budgets.

Was sind innere Schulangelegenheiten? Diese liegen in der Hoheit der 16 Bundesländer. Dazu gehören:

• Lehrpläne und Bildungsstandards
• Einstellung und Bezahlung des Lehrpersonals
• Pädagogische Konzepte und Inhalte
• Zunehmend auch landesweite Software-Lizenzen und Lernplattformen (z.B. mebis in Bayern, Logineo in NRW)

Für Sie als IT-Dienstleister ist jedoch meist die zweite Sphäre relevanter: die äußeren Schulangelegenheiten. Diese liegen in der Verantwortung der sogenannten Schulträger. Laut Statistischem Bundesamt sind dies in der Regel die Kommunen (Städte, Landkreise, Gemeinden) für öffentliche Schulen. Der Schulträger ist der „Sachaufwandsträger“. Er ist rechtlich Eigentümer des Schulgebäudes und - hier ist der entscheidende Punkt - der gesamten IT-Hardware und Infrastruktur.

Wie entscheidet der Schulträger über Investitionen? Das bedeutet konkret: Wenn eine Schule neue Tablets, interaktive Tafeln oder WLAN-Access-Points benötigt, entscheidet und bezahlt nicht die Schulleitung, sondern das Schulverwaltungsamt der Kommune. Eine Studie des Forum Bildung Digitalisierung zeigt, dass Schulleitungen zwar oft den Bedarf anmelden und pädagogisch begründen müssen (im Medienentwicklungsplan), die kaufmännische Entscheidung und die Durchführung der Vergabe aber beim Schulträger liegen.

Lassen Sie uns ein Beispiel aus der Praxis ansehen, das die Komplexität verdeutlicht: Eine Schule möchte eine neue iPad-Klasse einführen. Die pädagogische Entscheidung („Wir wollen mit Tablets unterrichten“) trifft die Schule (Landesrecht). Die Beschaffung der Geräte („Wir kaufen 30 iPads“) muss aber der Schulträger (Kommunalrecht) durchführen. Hier entstehen oft Reibungsverluste, wenn der Schulträger aus Kostengründen andere Geräte bevorzugt als die Schule pädagogisch wünscht. Erfolgreiche IT-Dienstleister positionieren sich hier als Vermittler.

Komplizierter wird es bei privaten Schulträgern (Kirche, Vereine), die etwa 10% der Schulen in Deutschland ausmachen. Diese sind oft flexibler in der Beschaffung. Das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) betont jedoch, dass auch private Träger bei der Nutzung staatlicher Fördermittel (wie aus dem DigitalPakt) oft an vergaberechtliche Auflagen und den Datenschutz gebunden sind. Der Bitkom weist darauf hin, dass gerade bei privaten Trägern oft kürzere Entscheidungswege herrschen, was sie zu attraktiven Einstiegskunden für neue IT-Lösungen macht.

Wie können Sie erfolgreich verkaufen? Ihr Vertrieb muss zweigleisig fahren. Sie müssen die pädagogischen Entscheider (Schulleitung, Medienbeauftragte) von der Nützlichkeit Ihrer Lösung überzeugen, aber den „Deal“ machen Sie mit dem Verwaltungsapparat des Schulträgers. Berichte des Bündnis für Bildung bestätigen: Ohne einen genehmigten Medienentwicklungsplan (MEP), der den pädagogischen Bedarf mit der technischen Ausstattung verknüpft, fließt in der Regel kein Geld.

DigitalPakt Schule 2.0: Was sich 2025 und 2026 ändert

Der DigitalPakt Schule 1.0 war mit einem Volumen von über 6,5 Milliarden Euro der größte Investitionsschub für die deutsche Schulinfrastruktur. Doch die Mittel sind weitgehend gebunden. Was ist der aktuelle Stand? Laut dem Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) haben sich Bund und Länder nach zähen Verhandlungen auf den DigitalPakt 2.0 geeinigt, der ab 2026 (mit rückwirkender Anrechnung ab 2025) starten soll.

Was sind die wichtigsten Fakten für Ihre Vertriebsplanung? Hier ist ein Überblick, den Sie kennen sollten:

• Volumen: Insgesamt sind ca. 5 Milliarden Euro für die Laufzeit bis 2030 vorgesehen, finanziert zu gleichen Teilen von Bund und Ländern.
• Fokus: Anders als beim ersten Pakt, der fast rein auf „Beton und Kabel“ setzte, verschiebt sich die Priorität. Wie die Kultusministerkonferenz (KMK) berichtet, liegt der Fokus nun stärker auf der Erneuerung von Endgeräten, der Administration und dem „Digitalen Lehren und Lernen“.
• Entbürokratisierung: Ein massiver Kritikpunkt am ersten DigitalPakt war das komplizierte Antragsverfahren. Berichte im Tagesspiegel Background deuten darauf hin, dass im DigitalPakt 2.0 vermehrt mit Pauschalen (Budgets pro Schüler/Schule) gearbeitet werden soll. Wenn Sie dies berücksichtigen, können Sie damit rechnen, dass die Mittel schneller abfließen.

Was bedeutet das für Sie? Die Zeiten der riesigen Einmal-Investitionen in Erstausstattung wandeln sich. Sie werden feststellen, dass der Trend hin zu Erneuerungsbeschaffungen (Replacement Cycles) und Service-Verträgen geht. Der Bitkom fordert zudem, dass IT-Administration und Support dauerhaft förderfähig werden, was für Managed Service Provider (MSPs) ein riesiges Potenzial eröffnet.

Warum ist Technologieneutralität entscheidend? Während im ersten Pakt oft spezifische Hardware gefördert wurde, geht der Trend dahin, ganze Lösungspakete zu fördern. Untersuchungen der KfW legen nahe, dass ganzheitliche Ansätze oft nachhaltiger sind. Bereiten Sie Ihre Angebote darauf vor, nicht nur „Box-Moving“ zu betreiben. Das ist der Grund, warum Sie „Infrastructure as a Service“ oder zumindest langfristige Wartungsverträge in Ihre Kalkulation aufnehmen sollten, da diese durch die neuen Förderrichtlinien besser abgedeckt werden könnten.

Vergaberecht kompakt: Die wichtigsten Schwellenwerte 2025

Was sind die wichtigsten Schwellenwerte im Vergaberecht? Das Vergaberecht gilt oft als größte Hürde, doch laut dem BMWK liegt der entscheidende EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen seit 2024 bei 221.000 Euro netto. Ab diesem Betrag ist eine europaweite Ausschreibung zwingend, während darunter nationale Regeln gelten, die Sie kennen sollten.

Wie können Sie von nationalen Regelungen profitieren? Da viele Schulaufträge unter 221.000 Euro bleiben, greift hier die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) berichtet, dass Bundesländer Spielräume nutzen, um Verfahren zu beschleunigen. Das ist Ihre Chance für einfachere Abschlüsse:

• Direktauftrag: Wenn Sie sich Bundesländer wie Bayern oder Baden-Württemberg ansehen, finden Sie angehobene Grenzen. Die Auftragsberatungsstellen bestätigen, dass die Grenze für den Direktauftrag oft bei 100.000 Euro liegt. Das bedeutet, ein Schulträger kann ohne aufwendiges Verfahren direkt bei Ihnen bestellen, wenn er drei Vergleichsangebote einholt.
• Verhandlungsvergabe: Was ist hier möglich? Auch die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb ist oft bis zu hohen Wertgrenzen zulässig, was den Prozess für Sie deutlich verkürzt.

Experten des Vergabeblogs raten dazu, die spezifischen Wertgrenzenerlasse der einzelnen Bundesländer genau zu prüfen. Warum ist das wichtig? Ein Auftrag über 50.000 Euro kann in NRW eine formale Ausschreibung erfordern, während er in Bayern als Direktkauf abgewickelt werden könnte. Nutzen Sie dieses Wissen, um Schulträger proaktiv auf vereinfachte Verfahren hinzuweisen.

Strategien für IT-Dienstleister: Rahmenverträge und Ausschreibungen gewinnen

Wie können Sie konkret Aufträge im Bildungssektor gewinnen? Laut dem BMWK ist der klassische Weg über die Reaktion auf eine öffentliche Ausschreibung oft mühsam und preissensitiv. Erfolgreiche Anbieter nutzen daher intelligentere Strategien. Hier ist der Schlüssel: Konzentrieren Sie sich auf Rahmenverträge und zentrale Beschaffungsstellen, um den Prozess zu beschleunigen.

1. Der Königsweg: Rahmenverträge (RV)
Was sind die Vorteile dieser Verträge? Viele Bundesländer haben erkannt, dass es ineffizient ist, wenn jede kleine Gemeinde eigene Ausschreibungen macht. Daher bündeln zentrale Stellen die Nachfrage. Nach Angaben von Dataport (für Hamburg, Schleswig-Holstein, Bremen, Sachsen-Anhalt) oder Komm.ONE (Baden-Württemberg) werden riesige Rahmenverträge ausgeschrieben. Wenn Sie als Hersteller oder Reseller in einem solchen RV gelistet sind, können Schulträger „per Mausklick“ bei Ihnen bestellen.

Ein prominentes Beispiel ist Rheinland-Pfalz: Das Bildungsministerium RLP berichtet, dass Rahmenverträge für Tablets und Notebooks abgeschlossen wurden, die es Schulträgern ermöglichen, zu fest verhandelten Konditionen Geräte zu beziehen. Ihre Strategie sollte sein: Identifizieren Sie diese zentralen Ausschreibungen frühzeitig.

2. Die Eignungsprüfung meistern
Wo können Sie die notwendigen Unterlagen finden? Bei öffentlichen Ausschreibungen scheitern viele IT-Dienstleister nicht am Preis, sondern an den Formalien. Auf Portalen wie bund.de finden Sie die Vergabeunterlagen. Der Bitkom warnt regelmäßig davor, dass fehlende Nachweise zum Ausschluss führen. Achten Sie penibel auf die „Eignungskriterien“. Sie werden feststellen, dass oft spezifische Referenzen gefordert werden. Ein häufiger Fehler ist das Unterschätzen der geforderten Zertifikate (ISO 9001, ISO 27001).

3. Mehrwert durch pädagogisch-technische Konzepte
Warum reicht reine Hardware nicht mehr aus? Reines „Kistenschieben“ ist ein Haifischbecken mit minimalen Margen. Die Bertelsmann Stiftung betont, dass Schulen vor allem Unterstützung bei der Integration benötigen. Dies ist Ihre Chance: Bieten Sie Pakete an wie „Hardware + MDM + Lehrerfortbildung“. Ein Angebot, das dem Schulträger erklärt, wie die Geräte verwaltet werden, hat höhere Gewinnchancen.

4. Mini-Wettbewerbe in Rahmenverträgen
Wie funktioniert das Verfahren nach dem Rahmenvertrag? Selbst wenn Sie gelistet sind, bedeutet das oft keinen Automatismus. Laut den UfAB-Richtlinien werden häufig sogenannte „Mini-Competitions“ unter den Partnern durchgeführt. Hier zählt Reaktionsschnelligkeit. Wenn Sie Tools wie BidFix nutzen, können Sie diese Anfragen automatisiert scannen und passgenaue Angebote erstellen.

Lassen Sie uns festhalten: Der Erfolg liegt nicht darin, auf jede Ausschreibung zu bieten, sondern sich strategisch in den Beschaffungskanälen zu positionieren und den Schulträgern die bürokratische Last abzunehmen.

Herausforderungen und Trends: Datenschutz, Cloud & KI

Warum dominiert der Datenschutz die Diskussion? Der Bildungsbeschaffungsprozess in Deutschland wird nicht nur durch Gesetze, sondern auch durch technologische und gesellschaftliche Trends beeinflusst. Die Datenschutzkonferenz (DSK) der Länder prüft Cloud-Lösungen für Schulen extrem kritisch, und laut der Kultusministerkonferenz (KMK) bleibt die Datensicherheit das entscheidende Kriterium für langfristige Investitionen. Microsoft 365 ist in vielen Bundesländern an Schulen nur eingeschränkt oder gar nicht nutzbar (z. B. Baden-Württemberg, Hessen). Hier ist, was das für Sie bedeutet:

• Bieten Sie datenschutzkonforme Alternativen an (z. B. Nextcloud, Open-Source-Lösungen).
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Microsoft-Angebote wasserdichte Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) und Konfigurationen beinhalten.

Wie beeinflusst Interoperabilität die Beschaffung? Ein weiterer Trend ist die nahtlose Vernetzung. Das Projekt VIDIS (Vermittlungsdienst für das digitale Identitätsmanagement an Schulen) zielt darauf ab, einen einheitlichen Login für alle Bildungsmedien zu schaffen. Berichte des Bitkom bestätigen, dass isolierte Insellösungen zunehmend vom Markt verdrängt werden. Sie werden sehen: Lösungen, die Schnittstellen zu solchen Landesdiensten bieten, werden bei der Beschaffung bevorzugt. Wenn Ihre Software nicht mit dem landeseigenen Schulportal (z. B. IServ, LernSax) kommunizieren kann, fallen Sie oft schon im Vorfeld durch das Raster.

Was sind die Anforderungen der Zukunft? Schließlich hält auch Künstliche Intelligenz (KI) Einzug in die Klassenzimmer. Die Telekom-Stiftung untersucht Pilotprojekte für KI-Tutoren, während Studien der Vodafone Stiftung eine steigende Offenheit bei Lehrkräften signalisieren. Auch wenn der Markt hier noch jung ist: Schulträger fragen zunehmend nach „KI-Readiness“. Das bedeutet, die Infrastruktur (WLAN-Bandbreite, Serverkapazität) muss auf datenintensive KI-Anwendungen vorbereitet sein. Wenn Sie erfolgreich sein wollen, positionieren Sie Ihre Infrastruktur-Angebote als „zukunftssicher für die KI-Ära“, um Entscheidern ein Argument für hochwertigere (und teurere) Hardware an die Hand zu geben.