HealthTech-Beschaffung im Krankenhaus: KHZG, Fristen & Strategien 2025

Das KHZG als Motor: Fördertatbestände, Fristen und Sanktionen

Das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) ist der wichtigste Treiber für die aktuelle Beschaffungswelle im deutschen Gesundheitswesen. Mit einem Fördervolumen von 4,3 Milliarden Euro (Bund und Länder) sollen Krankenhäuser fit für die digitale Zukunft gemacht werden. Doch für Anbieter ist entscheidend zu verstehen, dass das KHZG nicht nur Geld verteilt, sondern auch harte Pflichten auferlegt. Das Bundesgesundheitsministerium hat klare Fristen gesetzt, die nun in die entscheidende Phase gehen.

Im Kern definiert das Gesetz 11 Fördertatbestände (FTB), von denen die Punkte 2 bis 6 als sogenannte „Muss-Kriterien“ gelten. Das bedeutet: Jedes Krankenhaus muss diese Bereiche digitalisieren, andernfalls drohen ab 2026 finanzielle Sanktionen. Zu diesen Pflichtbereichen gehören:

• FTB 2: Patientenportale (Digitales Aufnahme- und Entlassmanagement)
• FTB 3: Digitale Pflege- und Behandlungsdokumentation
• FTB 4: Klinische Entscheidungsunterstützungssysteme
• FTB 5: Digitales Medikationsmanagement
• FTB 6: Digitale Leistungsanforderung

Die ursprünglichen Fristen wurden aufgrund der komplexen Marktlage angepasst, doch der Druck bleibt hoch. Aktuelle Berichte der Fachpresse bestätigen, dass die entscheidende Deadline nun der 31. Dezember 2025 ist. Bis zu diesem Stichtag müssen die Projekte verbindlich beauftragt sein. Das heißt für Sie: Die Verträge müssen unterschrieben sein, auch wenn die technische Umsetzung noch bis ins Jahr 2026 oder 2027 laufen kann.

Warum ist dieses Datum für Ihren Vertrieb so kritisch? Krankenhäuser, die diese Frist verpassen, müssen mit einem „Digitalisierungsabschlag“ von bis zu 2 Prozent auf ihre gesamten DRG-Erlöse rechnen. Bei einem mittelgroßen Krankenhaus kann das schnell einen Verlust von mehreren Millionen Euro pro Jahr bedeuten. Experten warnen, dass diese Strafzahlungen viele Häuser in existenzielle Nöte bringen könnten. Ihr stärkstes Verkaufsargument ist daher aktuell nicht nur die technologische Innovation, sondern die Compliance-Sicherheit: Ihre Lösung schützt die Klinik vor Strafzahlungen.

Zusätzlich zur Beauftragung fordert der Gesetzgeber einen Nachweis der tatsächlichen Nutzung. Bis Ende 2027 müssen die geförderten Systeme zu mindestens 60 Prozent genutzt werden. Das verschiebt den Fokus in Ausschreibungen zunehmend auf Usability und Schulungskonzepte. Anbieter, die nicht nur Software liefern, sondern auch die Adoption durch das medizinische Personal garantieren können, haben in Verhandlungen deutlich bessere Karten.

Ein weiterer Aspekt ist die Interoperabilität. Die Gematik schreibt vor, dass geförderte Systeme den ISiK-Standard (Informationstechnische Systeme in Krankenhäusern) unterstützen müssen. Ohne eine entsprechende ISiK-Bestätigung ist eine Förderung oft nicht möglich. Prüfen Sie daher unbedingt, ob Ihre Lösung diese formalen Anforderungen erfüllt, bevor Sie in ein Vergabeverfahren einsteigen.

Vergaberecht im Krankenhaus: Öffentlich vs. Privat

Der Vertrieb an Krankenhäuser unterscheidet sich fundamental vom klassischen B2B-Geschäft, da hier das öffentliche Vergaberecht eine zentrale Rolle spielt. Doch nicht jedes Krankenhaus muss gleich ausschreiben. Die Unterscheidung liegt in der Trägerschaft und der Finanzierung. Das Statistische Bundesamt unterscheidet drei Hauptgruppen: öffentliche, freigemeinnützige und private Träger.

Öffentliche Krankenhäuser (z.B. Universitätskliniken, kommunale Häuser) gelten als klassische öffentliche Auftraggeber nach § 99 GWB. Sie sind strikt an das Vergaberecht gebunden, sobald der geschätzte Auftragswert die EU-Schwellenwerte überschreitet. Seit dem 1. Januar 2024 liegt dieser Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen bei 221.000 Euro netto. Alles, was darüber liegt, muss europaweit ausgeschrieben werden – ein Prozess, der oft 6 bis 12 Monate dauern kann.

Private und freigemeinnützige Träger (z.B. Helios, Asklepios, kirchliche Häuser) sind grundsätzlich freier in ihrer Beschaffung. Aber Vorsicht: Sobald sie Fördermittel – wie etwa aus dem KHZG – in Anspruch nehmen, ändert sich die Lage. Vergabe-Experten weisen darauf hin, dass die Förderbescheide meist die sogenannten „Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung“ (ANBest-P) enthalten. Diese verpflichten auch private Empfänger dazu, wirtschaftlich zu beschaffen und ab gewissen Summen (oft schon ab 100.000 Euro) mindestens drei Vergleichsangebote einzuholen oder sogar öffentliche Ausschreibungen durchzuführen.

Für Sie bedeutet das: Auch bei privaten Kliniken können Sie oft nicht einfach „per Handschlag“ verkaufen, wenn KHZG-Gelder im Spiel sind. Fragen Sie im Vertriebsgespräch frühzeitig nach der Finanzierungsquelle des Projekts. Handelt es sich um eine geförderte Maßnahme, müssen Sie formale Vergabeprozesse einplanen, selbst wenn der Kunde eigentlich ein privates Unternehmen ist.

Ein häufiger Fehler von IT-Anbietern ist es, die Komplexität dieser Verfahren zu unterschätzen. Rechtsexperten betonen, dass Formfehler im Vergabeverfahren – etwa eine unzureichende Dokumentation der Markterkundung – dazu führen können, dass die Klinik die Fördermittel Jahre später zurückzahlen muss. Als professioneller Partner sollten Sie Ihre Kunden hier proaktiv unterstützen und rechtssichere Prozesse gewährleisten.

Die Rolle der Einkaufsgemeinschaften

Viele Krankenhäuser bündeln ihre Marktmacht in Einkaufsgemeinschaften, um bessere Konditionen zu erzielen. Marktführer wie Prospitalia, Sana Einkauf & Logistik oder EK-UNICO verhandeln Rahmenverträge für hunderte von Kliniken gleichzeitig. Für HealthTech-Anbieter ist die Listung in einer solchen Gemeinschaft oft der Schlüssel zum Massenmarkt.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Wenn Sie einmal als gelisteter Lieferant akzeptiert sind, können die Mitgliedskrankenhäuser oft vereinfacht bei Ihnen bestellen, ohne jedes Mal ein komplettes, aufwendiges Vergabeverfahren durchlaufen zu müssen. Die Einkaufsgemeinschaft hat die vergaberechtliche Vorarbeit (Ausschreibung des Rahmenvertrags) bereits geleistet. Genossenschaften wie Clinicpartner betonen dabei zunehmend auch qualitative Kriterien und nicht nur den Preis.

Allerdings ist der Weg in die Listung steinig. Die Einkaufsgemeinschaften führen selbst strenge Auswahlverfahren durch. Es lohnt sich jedoch, diesen Kanal strategisch zu bearbeiten, da er den Vertriebsaufwand pro Einzelklinik massiv reduziert.

Erfolgsstrategien für HealthTech-Anbieter: Das Verhandlungsverfahren nutzen

Viele IT-Unternehmen schrecken vor öffentlichen Ausschreibungen zurück, weil sie starre Prozesse und Preiskämpfe fürchten. Doch im Bereich komplexer IT-Lösungen ist das „Offene Verfahren“ (der reine Preiswettbewerb) oft gar nicht das Mittel der Wahl. Vergaberechtler empfehlen für komplexe Software-Projekte häufig das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Dies ist Ihre große Chance.

Warum ist dieses Verfahren für Sie so attraktiv? Im Gegensatz zum offenen Verfahren dürfen – und müssen – Sie hier mit dem Auftraggeber sprechen. Die Klinik beschreibt zunächst nur ihre funktionalen Anforderungen (z.B. „Wir brauchen ein System zur digitalen Wunddokumentation“), aber nicht die technische Lösung. In den Verhandlungsrunden können Sie dann Ihre spezifischen Stärken, Ihre USPs und Ihren Lösungsansatz präsentieren. Erfahrene Anbieter wissen, dass hier Qualität, Konzept und Team oft wichtiger sind als der reine Preis.

Um in diese Verfahren reinzukommen, müssen Sie jedoch die erste Hürde nehmen: den Teilnahmewettbewerb. Hier prüft die Klinik nicht Ihr Produkt, sondern Ihr Unternehmen. Gefragt sind:

• Referenzen: Vergleichbare Projekte aus den letzten 3 Jahren (möglichst im Krankenhaus-Umfeld).
• Umsatzzahlen: Nachweis der wirtschaftlichen Stabilität.
• Zertifizierungen: ISO 27001, BSI C5 oder ISiK-Konformität.

Eine proaktive Strategie ist die „Markterkundung“. Bevor eine Ausschreibung veröffentlicht wird, darf sich eine Klinik über den Markt informieren. Juristen bestätigen, dass Sie als Anbieter in dieser Phase Input liefern dürfen – etwa durch Whitepaper, Webinare oder unverbindliche Demos. Nutzen Sie dies, um die Anforderungen der Klinik so zu beeinflussen, dass sie auf Ihre Stärken zugeschnitten sind (natürlich ohne den Wettbewerb unzulässig einzuschränken). Wenn die Klinik versteht, dass „Cloud-Native“ oder „KI-basierte Automatisierung“ entscheidend für den Erfolg ist, wird sie diese Punkte später in die Leistungsbeschreibung aufnehmen.

Ein weiterer strategischer Hebel sind Eignungskriterien. Wenn Sie wissen, dass Ihre Konkurrenz keine ISO-27001-Zertifizierung hat, Sie aber schon, sollten Sie der Klinik in der Markterkundung verdeutlichen, warum Datensicherheit ein kritisches Eignungskriterium sein sollte. So filtern Sie das Wettbewerberfeld schon vor der eigentlichen Angebotsabgabe.

Denken Sie auch an die Zeitplanung. Ein Verhandlungsverfahren dauert oft 6 bis 9 Monate. Wenn Kliniken bis Ende 2025 beauftragen müssen, werden die meisten Verfahren spätestens im zweiten Quartal 2025 starten müssen. Wer erst im Herbst 2025 mit der Akquise beginnt, wird für große KHZG-Projekte zu spät kommen. Ihr Vertrieb muss jetzt die Pipeline für das kommende Jahr füllen.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Gewinnen Sie nicht über den Preis, sondern über die Verfahrensart. Positionieren Sie Ihre Lösung als so innovativ und komplex, dass ein Verhandlungsverfahren gerechtfertigt ist. Das gibt Ihnen den Raum, Ihren Mehrwert zu erklären.

Technische Anforderungen: Cloud, Datenschutz und Interoperabilität

Neben den vergaberechtlichen Hürden scheitern viele Beschaffungen an technischen K.O.-Kriterien. Besonders das Thema Cloud-Nutzung ist in deutschen Krankenhäusern immer noch sensibel, auch wenn sich der Wind dreht. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat mit dem C5-Katalog (Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue) einen Standard geschaffen, der oft als Mindestanforderung in Ausschreibungen auftaucht.

Datenschutz ist nicht verhandelbar. Da Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) besonders schützenswert sind, verlangen Kliniken meist:

• Server-Standorte in Deutschland oder der EU.
• Einen sauberen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
• Verschlüsselungskonzepte auf dem Stand der Technik.

Datenschutz-Experten raten dazu, diese Dokumente (AVV, TOMs, Sicherheitskonzepte) bereits fertig in der Schublade zu haben. Wenn Sie diese erst auf Nachfrage erstellen müssen, wirken Sie unprofessionell und verzögern den Prozess.

Ein weiterer technischer Trend ist die Interoperabilität. Monolithische Systeme sind out. Kliniken fordern offene Schnittstellen (HL7, FHIR) und die Einhaltung der ISiK-Vorgaben. Die Gematik prüft und bestätigt diese Konformität. Ohne dieses Siegel werden Sie es schwer haben, in KHZG-geförderten Projekten berücksichtigt zu werden, da die Interoperabilität oft eine Fördervoraussetzung ist.

Fazit: Jetzt die Weichen für 2025 stellen

Das Jahr 2025 wird für die HealthTech-Beschaffung in Deutschland entscheidend sein. Der Druck durch die KHZG-Fristen zwingt Kliniken zum Handeln, während das Vergaberecht den Rahmen vorgibt. Für Anbieter liegt die Chance darin, sich nicht nur als Technologielieferant, sondern als strategischer Partner zu positionieren, der die Klinik sicher durch den Förder-Dschungel begleitet.

Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um Ihre Hausaufgaben zu machen: Prüfen Sie Ihre Zertifizierungen, bereiten Sie sich auf Verhandlungsverfahren vor und suchen Sie den Dialog mit den Kliniken, bevor die Ausschreibungen veröffentlicht werden. Mit der richtigen Strategie und professionellen Tools wie BidFix können Sie dieses historische Zeitfenster nutzen, um Ihren Marktanteil nachhaltig auszubauen.