Software-Ausschreibungen im öffentlichen Sektor finden: Kategorien und Suchstrategien

Warum Software-Ausschreibungen oft schwer zu finden sind

Warum ist die Akquise im öffentlichen Sektor oft so schwierig? Die größte Hürde ist die Diskrepanz zwischen der Fachsprache der Anbieter und dem Verwaltungsdeutsch der Beschaffer. Während Sie als Anbieter in Kategorien wie "SaaS" oder "Cloud-Native" denken, nutzen Vergabestellen laut einer Analyse der Bertelsmann Stiftung oft veraltete Begrifflichkeiten. Dies führt zu unzureichenden Leistungsbeschreibungen, die den eigentlichen Kern des Projekts verschleiern. Wenn Sie hier nicht genau hinsehen, entgehen Ihnen wichtige Ausschreibungen.

Wie wirkt sich die CPV-Nutzung aus? Ein weiteres Problem ist die inkonsistente Verwendung von CPV-Codes. Oft wird für komplexe Software lediglich der Oberbegriff "IT-Dienste" gewählt. Der IT-Mittelstandsbericht 2024 des Bitkom hebt hervor, dass diese Intransparenz besonders für KMU eine Barriere darstellt. Was sind die Folgen für Ihre Strategie? Da Sie meist nicht die Ressourcen haben, hunderte irrelevante Bekanntmachungen manuell zu prüfen, ist Effizienz entscheidend. Ein transparentes Pricing für entsprechende Tools schafft hier Planungssicherheit. Berichte des Kompetenzzentrums für innovative Beschaffung (KOINNO) bestätigen, dass spezialisierte Suchtools hier oft die einzige Lösung sind.

Der Schlüssel zum Erfolg: CPV-Codes und Suchstrategien meistern

Was sind CPV-Codes? Das Common Procurement Vocabulary (CPV) klassifiziert öffentliche Aufträge in der EU. Laut dem offiziellen CPV-Verzeichnis ist es Ihr wichtigstes Werkzeug, um präzise zwischen Software als Produkt (Lieferleistung) und Software als Dienstleistung (Dienstleistungsauftrag) zu unterscheiden, was oft das Vergabeverfahren bestimmt.

Welche Codes sind entscheidend? Hier ist die wichtigste Unterscheidung, die Sie kennen müssen:

• 48000000-8 (Softwarepaket und Informationssysteme): Nutzen Sie diesen Code, wenn Sie fertige Standardsoftware oder Lizenzen verkaufen. Das ist der Hauptcode für "Commercial off-the-shelf" (COTS) Produkte.
• 72000000-5 (IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung): Wählen Sie diesen Code, wenn Ihr Fokus auf Individualentwicklung, Customizing oder IT-Consulting liegt.

Viele Anbieter machen den Fehler, sich nur auf einen dieser Bereiche zu beschränken. Daten des Deutschen Vergabeportals (DTVP) zeigen jedoch, dass viele Ausschreibungen Mischformen sind. Ein Projekt zur "Einführung eines ERP-Systems" kann sowohl unter 48xxx (Kauf der Lizenzen) als auch unter 72xxx (Implementierungsdienstleistung) veröffentlicht werden. Ihre Suchstrategie sollte daher beide Welten abdecken.

Wie funktioniert die Zangen-Strategie?

Wollen Sie sichergehen, dass Sie keine relevante Ausschreibung verpassen? Dann wenden Sie eine kombinierte Suchlogik an. Verlassen Sie sich nicht allein auf den CPV-Code. Wie Vergabe24 berichtet, machen Vergabestellen hier oft Fehler (z.B. Nutzung des Codes 72000000-5 für reine Lizenzbeschaffungen). Kombinieren Sie stattdessen Codes mit Volltext-Keywords.

Ein Beispiel für eine effektive Suchabfrage (Boolean Search) könnte so aussehen:

• (CPV:48 OR CPV:72) AND (Titel:"ERP" OR Titel:"Enterprise Resource Planning" OR Titel:"Warenwirtschaft")

Diese Abfrage fängt sowohl die Lizenz- als auch die Dienstleistungs-Codes ab und filtert gleichzeitig nach Ihrem spezifischen Thema. Experten von evergabe.de empfehlen zudem, auch Synonyme und Abkürzungen zu verwenden (z.B. "E-Akte" statt nur "Dokumentenmanagement"), da die Terminologie in den Behörden stark variieren kann.

Warum sind Markterkundungen wichtig? Ein weiterer Profi-Tipp: Achten Sie auf "Ex-Ante-Bekanntmachungen". Rechtsexperten von Menold Bezler weisen darauf hin, dass öffentliche Auftraggeber vor großen IT-Projekten oft den Markt erkunden (§ 28 VgV). Wer hier bereits sichtbar wird, kann die spätere Ausschreibung oft mitgestalten oder sich frühzeitig positionieren. Suchen Sie gezielt nach dem Begriff "Markterkundung" oder "Interessenbekundung" in Kombination mit Ihren Keywords.

Wo können Sie regional filtern? Zusätzlich sollten Sie die "NUTS-Codes" (Nomenclature des unités territoriales statistiques) nutzen. Gemäß Eurostat unterteilt diese Systematik das Wirtschaftsgebiet der EU räumlich, was Ihnen hilft, wenn Sie regional begrenzt anbieten. Ein IT-Dienstleister aus Bayern, der nur lokale Projekte sucht, kann seine Suche mit dem Code "DE2" (Bayern) einschränken. Das erhöht die Relevanz der Treffer deutlich und spart wertvolle Zeit bei der Sichtung.

Fachverfahren: Der Motor der Verwaltungsdigitalisierung

Was sind Fachverfahren? Fachverfahren sind spezialisierte Softwarelösungen, die spezifische Verwaltungsaufgaben unterstützen - vom Meldewesen bis zur Bauaufsicht. Laut dem Bundesministerium des Innern (BMI) bilden diese Anwendungen das technische Rückgrat der digitalen Daseinsvorsorge. Der IT-Planungsrat berichtet zudem, dass die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) hier einen massiven Investitionsschub ausgelöst hat. Da viele Verwaltungsleistungen digitalisiert werden müssen, suchen Behörden händeringend nach Lösungen, die diese spezifischen Prozesse abbilden.

Warum ist die Suche nach Aufträgen so komplex? Hier ist die Herausforderung: Fachverfahren haben oft keine eigenen CPV-Codes. Analysen der EU-Ausschreibungsdatenbank TED bestätigen, dass sie meist unter dem generischen Code 48100000-9 (Branchenspezifische Softwarepakete) fallen. Wie können Sie die passenden Ausschreibungen finden? Wenn Sie erfolgreich sein wollen, müssen Sie die Fachsprache der Verwaltung kennen. Suchen Sie gezielt nach Begriffen wie:

• "VOIS" (Verfahrensabhängiges Informationssystem)
• "XPlanung" oder "XBau" - die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) definiert diese als zentrale Austauschstandards im Bauwesen
• "Sozialwesen" oder "Jugendamt Software"

Eine Studie von Bitkom Research zeigt, dass 90 % der Bürger mehr Tempo bei der Digitalisierung fordern. Das erhöht den Druck auf Kommunen, veraltete Fachverfahren durch moderne, OZG-konforme Lösungen zu ersetzen. Das ist Ihre Chance, wenn Sie spezialisierte Lösungen anbieten.

Enterprise Software: ERP, DMS und CRM im öffentlichen Sektor

What are Enterprise-Systeme in der Verwaltung? Sie bilden das Rückgrat der digitalen Infrastruktur und umfassen ERP, DMS sowie CRM-Lösungen. Das Beschaffungsamt des BMI berichtet für 2024 von einem Auftragsvolumen über 10 Milliarden Euro. Hier geht es um langfristige Verträge, oft auf Basis der EVB-IT. Doch how can you identify these "Big Tickets"?

1. ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning)

Öffentliche Verwaltungen, insbesondere Eigenbetriebe, Krankenhäuser und Universitäten, modernisieren ihre Ressourcenplanung umfassend. Why should you focus on standards here? Experten von MACH betonen, dass oft "Best Practice"-Ansätze gesucht werden, um individuelle Entwicklungsrisiken zu minimieren. If you look at the market, you'll find these relevant CPV-Codes:

• 48451000-4: Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)
• 72212451-5: Entwicklung von Software für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)
• 48440000-4: Softwarepaket für Finanzanalyse und Buchhaltung

Achten Sie bei ERP-Ausschreibungen auf Begriffe wie "Kameralistik" oder "Doppik", da die öffentliche Buchführung speziellen Anforderungen unterliegt, die Ihre Software erfüllen muss.

2. DMS und E-Akte (Dokumentenmanagement)

Die Einführung der E-Akte ist eines der größten IT-Projekte in deutschen Behörden. How does integration work in this sector? Laut d.velop ist die revisionssichere Archivierung und die Integration in Fachverfahren eine Standardanforderung. Zudem definiert das BSI strenge Vorgaben für das ersetzende Scannen (TR-RESISCAN). Suchen Sie hier nicht nur nach "DMS", sondern spezifisch nach:

• 48311000-1: Dokumentenmanagement-Softwarepaket
• 48311100-2: Dokumenten-Imaging-Softwarepaket
• Keywords: "E-Akte", "Vorgangsbearbeitung", "Scan-Dienstleistung", "TR-RESISCAN"

Oft werden DMS-Projekte auch mit Scan-Dienstleistungen gekoppelt. Here's a tip: Prüfen Sie, ob Sie Partnerschaften mit Scan-Dienstleistern eingehen können, um als Bietergemeinschaft aufzutreten.

3. CRM und Bürgerportale

What is the equivalent of CRM in the public sector? Es nennt sich oft "Bürgerservice-Portal" oder "Anliegenmanagement". CRM-System.de analysiert, dass der Fokus hier auf Datenschutz (DSGVO) und Barrierefreiheit (BITV 2.0) liegt. Relevante Codes sind:

• 48445000-9: Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
• Keywords: "Bürgerportal", "Mängelmelder", "Ticketsystem", "Dialogsystem"

Ein wichtiger Trend ist die Integration von "Chatbots" und "KI-Assistenten" in diese Portale. Das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) weist darauf hin, dass KI-Lösungen immer häufiger gefragt sind, um den Bürgerservice zu automatisieren. Suchen Sie hier gezielt nach Begriffen wie "KI-Komponente" oder "Automatisierte Sachbearbeitung".

Vertragliche Besonderheiten beachten

When should you prepare for EVB-IT? Always. Bei all diesen Großprojekten kommen fast immer die EVB-IT (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen) zum Einsatz. Der Bitkom bestätigt, dass die neuen Musterverträge von 2024 essenziell sind. Stellen Sie sicher, dass Ihr Vertriebsteam mit Begriffen wie "EVB-IT Systemvertrag" oder "EVB-IT Cloud" vertraut ist, da diese oft schon in der Bekanntmachung als zwingende Vertragsgrundlage genannt werden.

Spezialsoftware und KI: Die Nische finden

Abseits der großen Standard-Systeme wächst der Markt für Spezialsoftware und Künstliche Intelligenz (GovTech). Was sind die aktuellen Trends in diesem Bereich? Laut Analysen des GovTech Campus Deutschland gewinnt die Zusammenarbeit zwischen Start-ups und Verwaltung massiv an Bedeutung. Vergabe24 berichtet, dass KI-Systeme oft schwer zu klassifizieren sind und daher unter sehr allgemeinen Codes wie 48000000-8 oder sogar Forschungs-Codes veröffentlicht werden. Wie funktioniert die Suche nach diesen versteckten Codes? Hier ist ein bewährter Ansatz: Suchen Sie nach funktionalen Beschreibungen wie "Mustererkennung", "Datenanalyse" oder "Automatisierung".

Auch Open-Source-Software wird immer wichtiger. Warum sollten Sie diesen Trend beachten? Wie das Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS) hervorhebt, ist die Unabhängigkeit von einzelnen Anbietern ein zentrales Ziel der Verwaltung. Die Einigung zwischen BMI und Bitkom im September 2024 stärkt die Position von Open-Source-Lösungen ("EVB-IT digital"). Wo können Sie entsprechende Projekte identifizieren? Wenn Sie Open-Source-Lösungen anbieten, suchen Sie gezielt nach Ausschreibungen, die "Offene Standards" oder "Digitale Souveränität" als Zuschlagskriterien nennen. Das ist Ihre Chance, sich im Wettbewerb strategisch zu positionieren.

Fazit: Proaktiv statt reaktiv suchen

Wie können Sie Ihre Gewinnchancen bei Software-Ausschreibungen maximieren? Die erfolgreiche Teilnahme in Deutschland erfordert mehr als nur das Abonnieren eines Newsletters. Laut dem Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) ist eine proaktive Marktbeobachtung essenziell. Sie brauchen eine intelligente Suchstrategie, die CPV-Codes mit spezifischen Fachbegriffen kombiniert. Mit einem stabil hohen Auftragsvolumen auch in 2024 bietet der öffentliche Sektor enorme Chancen, wenn Sie bereit sind, sich in die Tiefe der Vergabestrukturen einzuarbeiten.

Was sind die nächsten Schritte? Hier ist der Plan: Nutzen Sie die vorgestellten Codes und Keywords, um Ihre Suchprofile zu schärfen. Wie Vergabe24 berichtet, erhöht eine präzise Filterung die Relevanz der Treffer deutlich. Verlassen Sie sich nicht auf den Zufall, sondern suchen Sie gezielt nach den Begriffen, die Ihre Lösung beschreiben - sei es "E-Akte", "Fachverfahren" oder "KI-Assistenz".