HealthTech Krankenhaus Ausschreibungen finden: Der Guide für IT-Dienstleister

Der Dschungel der Vergabeplattformen: Wo sich HealthTech-Projekte verstecken

Die erste Hürde für jeden IT-Dienstleister im Gesundheitswesen ist die Fragmentierung des Vergabemarktes. Warum ist das so? Anders als in vielen anderen Branchen gibt es für HealthTech keine zentrale „Single Source of Truth“. Stattdessen werden Ausschreibungen je nach Auftraggeber, Volumen und Region auf völlig unterschiedlichen Plattformen veröffentlicht. Um keine Chance zu verpassen, müssen Sie die Struktur dieses „Dschungels“ verstehen und wissen, wo Sie suchen müssen.

Wo finden Sie die passenden Ausschreibungen? Grundsätzlich entscheidet der Auftragswert darüber, wo eine Ausschreibung zu finden ist. Laut der Bundesregierung liegen die EU-Schwellenwerte aktuell bei 221.000 Euro für Dienstleistungen oberster und oberer Bundesbehörden. Da IT-Projekte im Krankenhausumfeld diese Summen oft überschreiten, ist die europäische Datenbank TED (Tenders Electronic Daily) Ihre erste Anlaufstelle. Hier werden täglich hunderte neue Bekanntmachungen aus allen EU-Mitgliedsstaaten veröffentlicht.

Doch der wahre Schatz liegt oft im „Unterschwellenbereich“ oder auf nationalen Spezialplattformen. Wo können Sie suchen, wenn es um kleinere Projekte geht? Viele Beratungsleistungen oder Teilprojekte der Digitalisierung landen auf nationalen Portalen. Hier ist ein Überblick der wichtigsten Quellen:

• bund.de: Die zentrale Verwaltungsplattform des Bundes, auf der viele Bundesbehörden und nachgeordnete Institute (wie das RKI oder die BZgA) ausschreiben.
• Vergabe24 und Deutsches Vergabeportal (DTVP): Diese kommerziellen Plattformen aggregieren Bekanntmachungen aus verschiedenen Quellen und sind besonders stark bei kommunalen Ausschreibungen und regionalen Kliniken.
• Regionale Vergabeportale: Jedes Bundesland hat eigene Plattformen (z. B. vergabe.NRW oder vergabe.bayern.de). Gerade Gesundheitsämter, die kommunal organisiert sind, nutzen diese Kanäle intensiv für ihre IT-Beschaffung.

Eine besondere Herausforderung stellen die Krankenkassen dar. Die gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) sind öffentliche Auftraggeber, nutzen aber oft eigene Systeme. Die AOK-Gemeinschaft schreibt beispielsweise häufig über den AOK-Arbeitgeberservice aus. Wie die Techniker Krankenkasse (TK) angibt, betreibt sie ein eigenes Vergabeportal für ihre Beschaffungen. Hier finden Sie oft hochspezialisierte Ausschreibungen für Telematikinfrastruktur, App-Entwicklungen oder Rechenzentrumsdienstleistungen, die auf den großen Aggregatoren untergehen können.

Ein weiterer, oft übersehener Kanal sind die Einkaufsgemeinschaften. Viele Kliniken haben ihren Einkauf an große Gruppen wie Prospitalia, AGKAMED oder Sana Einkauf ausgelagert. Wie beeinflusst das KHZG die Beschaffung? Zwar unterliegen private Kliniken nicht immer dem strengen öffentlichen Vergaberecht, doch sobald Fördermittel im Spiel sind, müssen auch sie oft öffentliche Vergabegrundsätze einhalten. Ähnlich wie bei einem Impressum ist hier maximale Transparenz gefordert. Experten von Curacon weisen darauf hin, dass die fördermittelkonforme Vergabe eine der größten Hürden für Kliniken ist - und damit eine Chance für Anbieter, die sich hier auskennen.

Wenn Sie sich nur auf eine Quelle verlassen, sehen Sie nur einen Bruchteil des Marktes. Eine effektive Suchstrategie muss EU-weite, nationale und trägerspezifische Quellen kombinieren. Das ist manuell kaum zu leisten, weshalb automatisierte Tools, die all diese Quellen crawlen und intelligent filtern, für HealthTech-Anbieter zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden.

CPV-Codes: Ihr Kompass im Ausschreibungs-Chaos

Wie funktioniert die präzise Suche in Ausschreibungsdatenbanken? Wenn Sie einfach nach „Krankenhaus Software“ suchen, erhalten Sie oft tausende irrelevante Treffer - von der Reinigungsdienstleistung bis zum Catering. Um präzise Ergebnisse zu erhalten, müssen Sie die Sprache der Vergabestellen sprechen: die Common Procurement Vocabulary (CPV) Codes. Laut dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union klassifizieren diese achtstelligen Zifferncodes den Auftragsgegenstand eindeutig.

Was sind die wichtigsten Codes für HealthTech-Anbieter? Hier ist eine Übersicht, die Sie nutzen können:

• 48000000-8: Softwarepakete und Informationssysteme (Der „Oberbegriff“ für fast alles).
• 48180000-3: Softwarepaket für den medizinischen Bereich (Sehr spezifisch, oft für KIS oder PACS genutzt).
• 72000000-5: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (Wichtig für Systemhäuser und Berater).
• 85111000-0: Dienstleistungen von Krankenhäusern (Vorsicht: Hier verstecken sich oft IT-Projekte, die falsch klassifiziert wurden).
• 33100000-1: Medizinische Ausrüstungen (Oft relevant, wenn Hardware und Software als Bundle ausgeschrieben werden).

Ein Profi-Tipp: Warum sollten Sie sich nicht allein auf die Codes verlassen? Nach Angaben von Cosinex warnen Vergaberechtsexperten, dass Vergabestellen oft ungenaue Codes wählen. Eine Ausschreibung für ein „Patientenportal“ könnte fälschlicherweise unter „Dienstleistungen für Unternehmen“ einsortiert sein. Kombinieren Sie daher CPV-Codes immer mit einer Volltextsuche nach spezifischen Begriffen wie „KHZG“, „Telematik“, „Interoperabilität“ oder „Krankenhausinformationssystem“.

KHZG, ÖGD und Telematik: Die drei großen Treiber für 2025

Was sind die wichtigsten Treiber für IT-Ausschreibungen im Gesundheitswesen? Um Ausschreibungen nicht nur zu finden, sondern auch zu verstehen, müssen Sie wissen, was die Investitionen antreibt. Laut aktuellen Marktanalysen prägen drei große Entwicklungen den Markt im Jahr 2025 und lösen jeweils eigene Ausschreibungswellen aus. Wenn Sie diese Dynamik verstehen, können Sie gezielt nach den richtigen Projekten suchen, noch bevor die Konkurrenz darauf aufmerksam wird.

Der wichtigste Motor ist nach wie vor das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG). Mit einem Fördervolumen von 4,3 Milliarden Euro (Bund und Länder) ist es der größte Digitalisierungsschub für deutsche Kliniken. Wie das Bundesgesundheitsministerium berichtet, definiert das Gesetz elf klare Fördertatbestände, die für IT-Dienstleister wie ein Katalog wirken. Besonders relevant sind:

• Fördertatbestand 2: Patientenportale (Digitales Aufnahme- und Entlassmanagement).
• Fördertatbestand 3: Digitale Pflege- und Behandlungsdokumentation.
• Fördertatbestand 5: Digitales Medikationsmanagement.
• Fördertatbestand 10: IT-Sicherheit (Hier müssen mindestens 15% der Fördermittel investiert werden).

Warum ist das Jahr 2025 so kritisch? Ursprünglich sollten viele Projekte bereits abgeschlossen sein, doch Fristverlängerungen haben den Zeitplan gestreckt. Jetzt aber steigt der Druck: Kliniken, die bestimmte digitale Dienste nicht bereitstellen, müssen ab 2025 mit einem Digitalisierungsabschlag rechnen. Untersuchungen von Planfox warnen davor, dass bis zu 2% der DRG-Erlöse gekürzt werden können. Dieser enorme wirtschaftliche Druck zwingt Kliniken dazu, jetzt schnell Lösungen zu beschaffen und zu implementieren. Das bedeutet für Sie: Suchen Sie gezielt nach Ausschreibungen, die Begriffe wie „Muss-Kriterien KHZG“ oder „Vermeidung Sanktionen“ enthalten. Die Dringlichkeit bei diesen Projekten ist extrem hoch.

Der zweite große Treiber ist der Pakt für den Öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD). Während das KHZG die Kliniken adressiert, richtet sich dieses 4-Milliarden-Euro-Programm an die Gesundheitsämter. Nach Angaben des Bundesgesundheitsministeriums sind rund 800 Millionen Euro spezifisch für die digitale Vernetzung und Modernisierung vorgesehen. Hier geht es weniger um Hochleistungsmedizin, sondern um Prozessmanagement, Schnittstellen (DEMIS, SORMAS) und sichere Kommunikation. Wo finden Sie diese Projekte? Da Gesundheitsämter kommunale Behörden sind, werden Sie diese Ausschreibungen oft auf den regionalen Vergabeportalen der Bundesländer entdecken. Ein typisches Suchmuster wäre hier „Gesundheitsamt Software“ oder „ÖGD Digitalisierung“.

Der dritte Bereich ist die Telematikinfrastruktur (TI) und die Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA) für alle. Wie entwickelt sich die Infrastruktur? Der TI-Atlas 2025 der gematik berichtet, dass die Nutzung von E-Rezept und ePA im Versorgungsalltag ankommt, aber noch erhebliche technische Lücken bestehen. Krankenkassen und Kassenärztliche Vereinigungen schreiben massiv Dienstleistungen aus, um diese Infrastruktur abzusichern und auszubauen. Besonders spannend ist hier der Übergang zur TI 2.0 und die Einführung von TI-Gateway-Diensten. IT-Dienstleister, die Expertise in Kryptografie, Identitätsmanagement (IdP) oder FHIR-Schnittstellen haben, finden hier lukrative Spezialaufträge.

Zusammengenommen erzeugen diese drei Treiber eine ideale Ausgangslage für HealthTech-Anbieter. Doch Vorsicht: Die Anforderungen sind hoch. Wie können Sie diese Hürden meistern? Eine Studie von Bitkom zeigt, dass zwar 89% der Deutschen die Digitalisierung befürworten, aber die technische Umsetzung oft stockt. Auftraggeber suchen daher nicht mehr nur nach Software-Lizenzen, sondern zunehmend nach „Managed Services“ und Umsetzungsbegleitung. Hier ist ein Tipp: Wer in seiner Angebotssuche gezielt nach „Implementierung“, „Schulung“ oder „Projektmanagement“ im Kontext von KHZG oder TI sucht, findet oft Projekte mit weniger Wettbewerb als bei reinen Lizenz-Ausschreibungen.

Besonderheiten bei Krankenkassen und Gesundheitsämtern

Während Krankenhäuser oft unter hohem Zeitdruck agieren, ticken die Uhren bei Krankenkassen und Gesundheitsämtern anders. Warum ist das wichtig? Weil das Verständnis der spezifischen Organisationsstrukturen entscheidend für Ihren Sucherfolg ist. Hier ist ein Überblick, wie Sie diese Potenziale nutzen können, wenn Sie öffentliche Aufträge gewinnen wollen.

• Was sind Krankenkassen (GKV)? Die gesetzlichen Kassen sind Körperschaften des öffentlichen Rechts. Ihre IT-Ausschreibungen sind oft gigantisch, da sie zentrale Rechenzentren für Millionen von Versicherten betreffen. Laut DTAD zeigen aktuelle Daten, dass die AOK oder TK regelmäßig Rahmenverträge für IT-Consulting oder Software-Entwicklung ausschreiben. Wenn Sie hier suchen, beachten Sie einen wichtigen Unterschied: Krankenkassen agieren oft in Arbeitsgemeinschaften (ARGE). Eine Ausschreibung der „IT-Systemgesellschaft der AOK“ betrifft dann nicht nur eine Kasse, sondern das gesamte Bundesgebiet. Suchen Sie daher nicht nur nach den Namen der Kassen, sondern auch nach deren IT-Dienstleistern (z. B. GKV Informatik, BITMARCK).
• Wie funktioniert die Struktur bei Gesundheitsämtern (ÖGD)? Hier ist die Landschaft extrem kleinteilig. Es gibt rund 375 Gesundheitsämter in Deutschland. Nach Angaben des Projektträgers VDI/VDE-IT werden viele der Förderprojekte zentral betreut. Oft schließen sich mehrere Landkreise für eine gemeinsame Beschaffung zusammen, um Synergien zu nutzen. Das bedeutet für Sie: Achten Sie bei der Suche auf Begriffe wie „Interkommunale Zusammenarbeit“ oder „Verbundvergabe“. Da Gesundheitsämter oft weniger IT-Personal haben als Kliniken, sind hier „Rundum-Sorglos-Pakete“ (SaaS inkl. Support) besonders gefragt.

Von der Suche zum Zuschlag: Best Practices für Ihre Akquise

Ausschreibungen zu finden ist nur der erste Schritt. Aber wie können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Projekte auswählen? Um im HealthTech-Markt erfolgreich zu sein, müssen Sie Ihre Treffer schnell qualifizieren. Hier ist ein bewährter Ansatz: Stellen Sie sich bei jeder Ausschreibung sofort drei Fragen:

1. Was sind die Muss-Kriterien? Gerade bei KHZG-Projekten sind Zertifizierungen (z. B. ISO 27001, ISiK-Bestätigung) oft harte Ausschlusskriterien. Nach Angaben des Bundesamtes für Soziale Sicherung (BAS) ist die Einhaltung dieser Standards zwingend für die Förderfähigkeit.
2. Kennen wir den Schmerzpunkt? Geht es um die Vermeidung von Strafzahlungen (Zeitdruck) oder um Innovation (Qualität)? Wenn Sie Ihr Angebot spezifisch darauf anpassen, erhöhen Sie Ihre Erfolgsquote deutlich.
3. Haben wir Referenzen? Öffentliche Auftraggeber im Gesundheitswesen scheuen oft das Risiko. Fachmedien wie kma Online berichten regelmäßig über gescheiterte IT-Projekte. Wie Bitkom in aktuellen Marktanalysen hervorhebt, sind Referenzen aus ähnlichen Kliniken oft mehr wert als der niedrigste Preis.

Warum sollten Sie manuelle Arbeit vermeiden? Nutzen Sie automatisierte Tools, um nicht nur nach Keywords zu suchen, sondern auch um die Vergabeunterlagen (Leistungsverzeichnisse) automatisch auf diese Kriterien zu scannen. Das ist der entscheidende Vorteil: Es spart Ihnen stundenlanges Lesen und lässt Sie sich auf die Angebote konzentrieren, die Sie wirklich gewinnen können.