Software an die öffentliche Verwaltung verkaufen: Lizenzmodelle und Beschaffungswege

Der Direktauftrag: Ihr schneller Einstieg ins Geschäft

Was ist ein Direktauftrag? Nicht jeder Verkauf an den Staat muss durch eine monatelange europaweite Ausschreibung gehen. Laut der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) ist für kleinere Volumina der Direktauftrag (oft auch Direktkauf genannt) das Mittel der Wahl. Das Bundeskabinett hat im Dezember 2024 beschlossen, die Wertgrenze für Direktaufträge des Bundes temporär auf 15.000 Euro anzuheben. Das bedeutet für Sie: Bis zu diesem Betrag können Behörden ohne aufwendiges Verfahren direkt bei Ihnen bestellen. Informieren Sie sich über unser Pricing, um die passende Lösung für Ihre Akquise zu finden.

Wie können Sie von den Länderregelungen profitieren? In den Bundesländern gelten teils noch höhere Grenzen. Bayern hat beispielsweise die Wertgrenze für Direktaufträge auf bis zu 100.000 Euro angehoben, um die Bürokratie zu entlasten. Branchenexperten berichten, dass dies oft der schnellste Weg zum ersten öffentlichen Auftrag ist. Wenn Sie mit Pilotprojekten oder kleineren Software-Modulen den Fuß in die Tür bekommen wollen, ist dies Ihre Chance. Hier ist ein Tipp: Nutzen Sie diese Grenzen strategisch, um Referenzen im öffentlichen Sektor zu sammeln, die Sie später für größere Ausschreibungen qualifizieren.

Rahmenverträge und EVB-IT: Der Königsweg zur Skalierung

Was sind die „Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen“ (EVB-IT)? Sie sind der De-facto-Standard für IT-Verträge in Deutschland. Wenn Sie im großen Stil Software an die öffentliche Verwaltung verkaufen wollen, kommen Sie an ihnen nicht vorbei. Das IT-Beschaffungsamt des Bundes nutzt diese Musterverträge, um Rechtssicherheit zu schaffen und Verhandlungen zu beschleunigen. Für Sie als Anbieter bedeutet das: Wenn Sie die EVB-IT nicht akzeptieren oder verstehen, sind Sie oft schon vor der Angebotsabgabe raus.

Warum ist der EVB-IT Cloud Vertrag besonders relevant? Seit März 2022 regelt dieser Vertragstyp die Beschaffung von SaaS, PaaS und IaaS. Er enthält strenge Vorgaben zu Datensicherheit und Datenschutz, die weit über die DSGVO hinausgehen. Laut dem BSI ist hierbei der Kriterienkatalog C5 (Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue) entscheidend. Ohne ein C5-Testat oder vergleichbare Zertifizierungen wird es für Cloud-Anbieter zunehmend schwer, an Ausschreibungen teilzunehmen.

Hier ist der große Vorteil von Rahmenverträgen: Er liegt in der Skalierbarkeit. Einmal geschlossen - oft über zentrale Beschaffungsstellen wie das ITZBund oder Dataport - können hunderte nachgeordnete Behörden Leistungen „abrufen“, ohne jeweils ein eigenes Vergabeverfahren durchführen zu müssen. Das reduziert Ihre Vertriebskosten massiv. Rechtsexperten empfehlen, sich frühzeitig mit den Unterschieden zwischen EVB-IT System (für komplexe Projekte mit Werkvertragscharakter) und EVB-IT Cloud (für Mietmodelle) vertraut zu machen, da die Haftungsrisiken und Leistungspflichten stark variieren.

Wie können Sie die Anforderungen an die digitale Souveränität erfüllen? Auch die „No-Spy-Klausel“ ist entscheidend. Berichte des Bitkom zeigen, dass Behörden zunehmend vertragliche Zusicherungen fordern, dass keine Daten unkontrolliert in Drittstaaten abfließen. Hier punkten Anbieter, die Rechenzentren in Deutschland oder der EU garantieren können. Wenn Sie sich auf eine Rahmenvertragsausschreibung bewerben, stellen Sie sicher, dass Ihre Rechtsabteilung die spezifischen EVB-IT-AGB im Detail geprüft hat - Änderungen an diesen AGB werden von Auftraggeberseite fast nie akzeptiert.

Sie werden feststellen, dass der Aufwand für den Abschluss eines Rahmenvertrags zwar hoch ist, aber er ist der Schlüssel zu langfristigen, wiederkehrenden Umsätzen im Public Sector. Betrachten Sie die EVB-IT nicht als Schikane, sondern als das Regelwerk, das - einmal gemeistert - Ihren Vertriebsprozess extrem effizient macht.

Enterprise Agreements und die Cloud-Transformation

Lange Zeit war der Kauf von unbefristeten Lizenzen (Perpetual Licenses) das Standardmodell in der Verwaltung. Doch auch der Staat wechselt zunehmend zu Mietmodellen und Cloud-Services. Große Enterprise Agreements (EA), wie sie etwa mit Microsoft geschlossen werden, dominieren zwar noch immer die IT-Landschaft vieler Behörden, stehen aber unter Anpassungsdruck. Warum ist dieser Wandel so wichtig? Laut aktuellen Marktanalysen von Gartner beschleunigt sich die Abkehr von reinen On-Premise-Lösungen drastisch, da Behörden modernisieren müssen.

Der Trend geht weg von starren Lizenzkäufen hin zu flexiblen Subscription-Modellen, die sich am tatsächlichen Verbrauch orientieren. Experten weisen darauf hin, dass Behörden zunehmend versuchen, „Vendor Lock-in“ zu vermeiden. Was sind die Konsequenzen für Sie als Herausforderer? Hier ist ein entscheidender Punkt: Bieten Sie flexible Ausstiegsszenarien und transparente Datenportabilität an. Wie können Sie Ihre Software als SaaS-Lösung positionieren? Wenn Sie dies tun, müssen Sie erklären können, wie sich Ihr Modell in bestehende Enterprise-Verträge integrieren lässt. Berichte des Branchenverbands Bitkom bestätigen, dass Interoperabilität hier oft der Schlüsselfaktor für den Zuschlag ist.

Wie wirkt sich das auf die Budgetierung aus? Während Lizenzen oft aus dem Investitionshaushalt (Investivmittel) bezahlt wurden, fallen Cloud-Abos in die laufenden Betriebskosten (Konsumtive Mittel). Statistiken zu öffentlichen Ausgaben zeigen, dass die Verschiebung von Budgets im kameralistischen Haushaltssystem oft eine Hürde darstellt. Sie werden feststellen, dass dies oft der schwierigste Teil des Verkaufs ist. Helfen Sie Ihren Ansprechpartnern in der Verwaltung. Studien zur Verwaltungsdigitalisierung zeigen, dass Sie punkten, wenn Sie Argumentationshilfen für die Wirtschaftlichkeit (TCO-Betrachtung) Ihrer Mietmodelle liefern.

Open Source und Digitale Souveränität: Die neue Strategie

Es weht ein neuer Wind in der deutschen Verwaltungs-IT, und er trägt den Namen „Open Source“. Was sind die Hintergründe dieser Entwicklung? Das Paradigma „Public Money, Public Code“ ist keine Nischenforderung mehr, sondern gelebte Regierungsstrategie. Laut dem Bundesministerium des Innern (BMI) ist die Stärkung der digitalen Souveränität ein unverzichtbares Ziel der modernen Verwaltung. Das Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS) wurde eigens gegründet, um die Abhängigkeit von einzelnen proprietären Anbietern zu verringern und Alternativen zu fördern.

Für Sie als Software-Anbieter ist das eine fundamentale Marktverschiebung. Lassen Sie uns ehrlich sein: Die Open Source Business Alliance kritisiert zwar oft das Tempo, doch die Richtung ist klar. In immer mehr Ausschreibungen wird Open Source als Bewertungskriterium oder sogar als Muss-Kriterium definiert. Projekte wie „openDesk“ (der souveräne Arbeitsplatz) zeigen, dass der Bund ernst macht und aktiv nach quelloffenen Alternativen zu Microsoft 365 & Co. sucht.

Was bedeutet das konkret für Ihre Vertriebsstrategie? Wenn Sie proprietäre Software verkaufen, müssen Sie heute besser denn je begründen, warum Ihre Lösung „alternativlos“ ist oder wie sie offene Schnittstellen (APIs) nutzt. Der Deutschland-Index der Digitalisierung 2025 unterstreicht, dass digitale Souveränität ein Schlüsselfaktor für die Zukunftsfähigkeit der Verwaltung ist. Behörden wollen die Kontrolle über ihre Daten und den Code behalten.

Wie können Sie von diesem Wandel profitieren? Es gibt riesige Chancen für kommerzielle Anbieter im Open-Source-Umfeld. Das Geschäftsmodell verlagert sich vom Lizenzverkauf hin zu Service, Support, Customizing und Managed Services. Bitkom-Analysen zeigen, dass Unternehmen, die professionellen Support für Open-Source-Lösungen anbieten, im Public Sector extrem gefragt sind. Auch Marktforscher wie Gartner bestätigen regelmäßig, dass Service-basierte Open-Source-Modelle im Enterprise-Umfeld an Bedeutung gewinnen. Sie bieten die Sicherheit und Verlässlichkeit, die Behörden brauchen.

Beachten Sie auch die Plattform „openCode“ des Bundes. Hier ist ein entscheidender Faktor: Nach Angaben des CIO des Bundes soll die Plattform als zentraler Hub für den Austausch von Verwaltungssoftware dienen. Wenn Ihre Software dort gelistet oder kompatibel ist, dient das als massiver Vertrauensbeweis. Überlegen Sie, ob Sie Teile Ihrer Lösung als Open Core veröffentlichen können. Das ist der Weg, um die Community und die Entscheider für sich zu gewinnen, während Sie Enterprise-Features monetarisieren. Die Zeiten, in denen „Open Source“ mit „Bastellösung“ gleichgesetzt wurde, sind vorbei.

Zudem fördern viele Bundesländer aktiv die lokale Software-Wirtschaft, wenn diese zur digitalen Souveränität beiträgt. Warum sollten Sie diese Positionierung nutzen? Studien des Bayerischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation legen nahe, dass die Akzeptanz für digitale Verwaltungslösungen steigt, wenn diese transparent und vertrauenswürdig sind. Positionieren Sie Ihr Unternehmen also nicht nur als Lieferant, sondern als Partner für die digitale Souveränität Deutschlands.

Lizenzmodelle und Preisgestaltung: Was gewinnt?

Wie unterscheidet sich die Preisgestaltung für öffentliche Auftraggeber von der freien Wirtschaft? Hier gelten ganz andere Gesetze. Der Preis ist oft ein dominantes Zuschlagskriterium, aber Sie werden feststellen, dass er nicht das einzige ist. Vergabeexperten von Cosinex betonen immer wieder die Bedeutung der „Wirtschaftlichkeit“. Das ist nicht zwingend das billigste Angebot, sondern das mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis über die gesamte Lebensdauer (Total Cost of Ownership).

Hier ist ein entscheidender Tipp: Achten Sie bei Ihren Angeboten penibel auf die geforderte Preisstruktur. Wenn Sie mit einer Ausschreibung konfrontiert sind, die einen Festpreis für 3 Jahre fordert, können Sie nicht einfach Ihr monatliches Standard-Abo anbieten, das sich jährlich um 5 % erhöht. Preisklauseln und Wertsicherungsklauseln sind in den EVB-IT strikt geregelt. Juristen der IT-Recht Kanzlei warnen davor, versteckte Kosten in AGBs zu vergraben - das führt oft zum sofortigen Ausschluss vom Verfahren.

Wie können Sie Ihr Angebot am besten strukturieren? Ein erfolgreiches Modell ist oft die Kombination aus einer Basis-Lizenz (oder Subscription) und optionalen Dienstleistungs-Kontingenten für Anpassung und Schulung. Laut Berichten des Branchenverbands Bitkom erleichtert eine modulare Preisgestaltung die Akzeptanz erheblich. Da Budgets oft in „Töpfen“ verwaltet werden, kann es strategisch klug sein, Dienstleistungen und Lizenzen separat auszuweisen, um den Behörden interne Verrechnungen zu erleichtern.