IT-Vergabe öffentlicher Sektor Prozess: Der komplette Leitfaden 2025

Grundlagen: Die Rechtsbasis der IT-Vergabe verstehen

Lassen Sie uns einen Blick auf das rechtliche Fundament werfen, bevor wir zu den Verfahren kommen. Die IT-Vergabe im öffentlichen Sektor ist streng reguliert, um Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung zu sichern. Was sind die aktuellen Schwellenwerte? Das hängt vom Auftragswert ab: Laut dem Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) gilt oberhalb der EU-Schwellenwerte (aktuell 143.000 € für Bundesbehörden, 221.000 € für andere) das europäische Vergaberecht, primär geregelt im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Die VgV definiert detailliert, wie diese Verfahren abzulaufen haben.

Wie funktioniert die Vergabe unterhalb dieser Grenzen? Hier greift meist die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Nach Angaben des Beschaffungsamts des BMI räumt sie Ländern und Kommunen mehr Flexibilität ein, orientiert sich aber stark an der VgV. Hier ist ein entscheidender Punkt für IT-Unternehmen: Die Wahl der Verfahrensart liegt nicht im freien Ermessen des Auftraggebers, sondern muss begründet werden. Warum ist die Verfahrenswahl so kritisch? Der Branchenverband Bitkom betont, dass gerade bei komplexen IT-Projekten die richtige Verfahrenswahl über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. Ein starres Verfahren für ein agiles Softwareprojekt führt fast zwangsläufig zu Problemen.

• GWB & VgV: Das "Grundgesetz" der Vergabe für große Projekte.
• UVgO: Flexiblere Regeln für kleinere Aufträge (Unterschwellenbereich).
• UfAB: Der spezifische Praxisleitfaden für IT-Leistungen.

Mit diesem Wissen können Sie Ausschreibungsunterlagen besser einschätzen. Wenn Sie diese Strukturen verstehen, sehen Sie sofort, ob ein Verfahren zu Ihrer Lösung passt.

Das Offene Verfahren: Der Standard und seine Tücken

Das offene Verfahren ist der Standard im EU-Vergaberecht. Wie das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) bestätigt, fordert der öffentliche Auftraggeber hierbei eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten auf. Laut Statistiken des Bundestages werden immer noch viele Lieferleistungen über dieses Verfahren abgewickelt. Was bedeutet das für IT-Dienstleister? Das heißt für Sie: Der Wettbewerb ist maximal, da jeder ein Angebot abgeben kann.

Wie läuft das Verfahren ab? Hier ist der strikt lineare Prozess:

1. Bekanntmachung der Ausschreibung (z.B. auf TED oder bund.de).
2. Bereitstellung der vollständigen Vergabeunterlagen.
3. Fristgerechte Einreichung der Angebote durch die Bieter.
4. Wertung und Zuschlagserteilung.

Das klingt fair, doch warum ist das bei komplexen Projekten problematisch? Es gibt keine Verhandlungen. Das Angebot, das Sie abgeben, ist final. Die UfAB 2018 weist darauf hin, dass dieses Verfahren primär für eindeutig beschreibbare Leistungen geeignet ist. Wann ist das Verfahren also sinnvoll? Vor allem beim Kauf von Standard-Hardware oder Lizenzen. Wenn der Auftraggeber genau weiß, was er will (z.B. "500 Laptops mit Spezifikation X"), ist das offene Verfahren effizient.

Für individuelle Softwareentwicklung oder komplexe Cloud-Migrationen ist es jedoch oft ungeeignet. Wenn Sie als Bieter feststellen, dass ein komplexes Projekt im offenen Verfahren ausgeschrieben wird, müssen Sie extrem vorsichtig sein. Unklarheiten im Leistungsverzeichnis können nicht wegverhandelt werden; sie müssen zwingend vor Angebotsabgabe durch Bieterfragen geklärt werden. Berichte des Bitkom e.V. zeigen, dass dies oft unterschätzt wird. Auch Experten im Vergabeblog warnen, dass mangelnde Klärung in dieser Phase oft zu teuren Missverständnissen in der Projektumsetzung führt.

Unser Tipp: Nutzen Sie das offene Verfahren für Ihre "Brot-und-Butter"-Geschäfte mit Standardprodukten, aber seien Sie wachsam bei komplexen Dienstleistungen, die fälschlicherweise in dieses starre Korsett gepresst wurden.

Die Verhandlungsvergabe: Der Königsweg für komplexe IT-Projekte

Was ist die Verhandlungsvergabe?

Die Verhandlungsvergabe ist ein flexibles Vergabeverfahren, bei dem der öffentliche Auftraggeber mit ausgewählten Unternehmen über die Auftragsbedingungen verhandelt, um die bestmögliche Lösung zu finden. Laut § 14 Abs. 3 VgV ist dieses Verfahren besonders für komplexe IT-Projekte geeignet, bei denen Anforderungen nicht vorab erschöpfend beschrieben werden können. Für anspruchsvolle IT-Dienstleister ist dies oft die attraktivste Verfahrensart, da sie den direkten Dialog zulässt.

In der IT-Welt, wo Anforderungen sich schnell ändern, ist Kommunikation der Schlüssel. Das Verfahren läuft in mehreren Stufen ab, die Sie als Bieter genau kennen müssen:

Phase 1: Der Teilnahmewettbewerb

Wie funktioniert der Teilnahmewettbewerb? Anders als beim offenen Verfahren kann hier nicht jeder sofort ein Angebot abgeben. Zunächst veröffentlicht der Auftraggeber eine Bekanntmachung und fordert zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Hier prüft er ausschließlich Ihre Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit). Die UfAB 2018 empfiehlt Auftraggebern, die Zahl der Bewerber zu begrenzen (oft auf 3 bis 5), um den Aufwand handhabbar zu halten. Wenn Sie diese Hürde nehmen wollen, müssen Ihre Referenzen sitzen. Ein generisches Unternehmensprofil reicht oft nicht; Sie müssen belegen, dass Sie vergleichbare Projekte bereits erfolgreich gestemmt haben.

Phase 2: Das Erstangebot und die Verhandlung

Die ausgewählten Bewerber werden aufgefordert, ein erstes Angebot (oft "indikatives Angebot" genannt) abzugeben. Jetzt beginnt der eigentliche Vorteil dieses Verfahrens: Die Verhandlung. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) berichtet, dass dieser Dialog essenziell ist, um Missverständnisse frühzeitig auszuräumen. In einer oder mehreren Runden diskutieren Sie mit dem Auftraggeber über die Umsetzung, technische Details und oft auch über Preise. Vergabe-Experten erklären, dass hierbei das Verbot wesentlicher Änderungen gilt - der Kern der Beschaffung darf nicht komplett gewandelt werden, aber die Ausgestaltung ist flexibel.

Nutzen Sie diese Phase aktiv! Hier ist Ihre Chance, Ihre Expertise einzubringen und dem Auftraggeber zu zeigen, warum Ihr Lösungsansatz (z.B. eine bestimmte Cloud-Architektur) der bessere ist. Oft lernen Auftraggeber erst in diesen Gesprächen, was technisch überhaupt möglich ist.

Phase 3: Das finale Angebot (Last and Final Offer)

Wann sollten Sie das finale Angebot einreichen? Nach Abschluss der Verhandlungen fordert der Auftraggeber das endgültige Angebot an. Dieses wird nicht mehr verhandelt, sondern streng nach den Zuschlagskriterien (z.B. 40% Preis, 60% Leistung) bewertet. Ein Praxisleitfaden von FPS Law betont, dass in dieser Phase keine Fehler mehr passieren dürfen. Das Angebot muss alle in den Verhandlungen besprochenen Anpassungen enthalten.

Warum ist das für IT-Dienstleister so wichtig?

IT-Leistungen werden oft als "intellektuelle Dienstleistungen" eingestuft. Die VgV erlaubt die Verhandlungsvergabe explizit für Leistungen, die eine vorherige erschöpfende Beschreibung nicht zulassen. Gemäß einer Analyse von cosinex ist dies bei fast jeder Individualsoftware der Fall. Wenn Sie also eine Ausschreibung sehen, die als Verhandlungsverfahren markiert ist, wissen Sie: Hier sucht der Auftraggeber einen Partner, der mitdenkt.

Lassen Sie uns einen strategischen Tipp betrachten: Achten Sie in den Vergabeunterlagen auf die Zuschlagskriterien. Bei Verhandlungsverfahren liegt der Fokus oft stärker auf der Qualität und dem Lösungskonzept als nur auf dem billigsten Preis. Das ist Ihre Chance, durch Kompetenz zu punkten.

Rahmenvereinbarungen und EVB-IT: Der Schlüssel zu wiederkehrenden Umsätzen

Was sind Rahmenvereinbarungen?

Laut dem Beschaffungsamt des BMI sind Rahmenvereinbarungen das zentrale Instrument, um wiederkehrende IT-Bedarfe effizient zu decken. Sie ermöglichen es öffentlichen Auftraggebern, Leistungen direkt abzurufen, ohne für jede einzelne Bestellung ein neues, monatelanges Verfahren zu starten. Das Amt wickelt einen Großteil seines Milliardenvolumens - von Hardware bis zu IT-Consulting - über solche Verträge ab.

Wie funktionieren Rahmenvereinbarungen?

Hier ist der Ablauf: Eine Rahmenvereinbarung ist ein zweistufiger Prozess. Zuerst schreibt der Auftraggeber (z.B. eine zentrale Beschaffungsstelle wie das ITZBund oder Dataport) den Rahmenvertrag aus. Das ITZBund berichtet, dass hierbei ein oder mehrere Unternehmen ausgewählt werden. Ist der Rahmenvertrag geschlossen, können bezugsberechtigte Behörden (die "Abrufberechtigten") Leistungen direkt daraus beziehen. Das geschieht entweder direkt (bei einem einzigen Partner) oder über einen sogenannten "Mini-Wettbewerb" (bei mehreren Partnern).

Für Sie als IT-Dienstleister ist der Gewinn einer Rahmenvereinbarung oft der "Jackpot". Sie werden feststellen, dass Sie damit zwar noch keinen garantierten Umsatz haben (da es keine Abnahmeverpflichtung gibt), aber Sie haben den exklusiven Zugang zu einem geschlossenen Markt. Noventum Consulting beschreibt Rahmenverträge als zentralen Bestandteil moderner Beschaffungsstrategien, die den Vertriebsaufwand für Folgeaufträge massiv reduzieren.

Was sind die EVB-IT?

Das Herzstück fast aller IT-Verträge im öffentlichen Sektor sind die EVB-IT (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen). Sie sind keine Verfahrensart, sondern das vertragliche Regelwerk. Im September 2024 haben sich das BMI und der Bitkom auf eine neue EVB-IT Rahmenvereinbarung geeinigt. Diese löst die bisherigen, oft starren Konstrukte ab und ermöglicht erstmals eine modulare Zusammenstellung von Leistungen.

Warum ist die neue EVB-IT Rahmenvereinbarung wichtig?

Wenn Sie sich fragen, warum dieses Update so relevant ist - hier sind die Gründe:

• Digital-first ist: Sie wurde als "EVB-IT digital" konzipiert, ein interaktives Tool zur Vertragserstellung, das Fehler reduziert.
• Flexibel ist: Sie erlaubt die Kombination verschiedener Leistungstypen (z.B. Cloud, Service, Kauf) in einem Vertrag.
• KMU-freundlich ist: Durch vereinfachte Strukturen sollen auch kleinere Softwarehäuser und Startups leichteren Zugang erhalten.

Wie können Sie im Mini-Wettbewerb bestehen?

Wenn Sie Teil einer Mehr-Partner-Rahmenvereinbarung sind, müssen Sie sich oft in "Mini-Wettbewerben" (Einzelabrufen) gegen die anderen Rahmenvertragspartner durchsetzen. Hier zählt Geschwindigkeit und Passgenauigkeit. Da die rechtlichen Rahmenbedingungen und Eignungskriterien bereits geklärt sind, geht es im Einzelabruf oft nur noch um das konkrete Lösungskonzept und den Preis für das spezifische Projekt. Die Kanzlei GvW Graf von Westphalen erläutert, dass die Bedingungen für diese Einzelabrufe bereits im Rahmenvertrag festgelegt sein müssen, was Ihnen Planungssicherheit gibt.

Ein oft unterschätzter Aspekt ist die "Kaskade". Das bedeutet, der erstplatzierte Anbieter wird immer zuerst gefragt. Experten von Cosinex betonen, dass der Zweitplatzierte erst zum Zug kommt, wenn der Erste nicht liefern kann oder nicht fristgerecht reagiert. Ihr Ziel in der ursprünglichen Ausschreibung muss also sein, möglichst weit oben in dieser Kaskade zu landen. Lassen Sie uns das klarstellen: Investieren Sie maximale Sorgfalt in das Erstangebot für den Rahmenvertrag - es bestimmt Ihre Position für die nächsten bis zu vier Jahre.

Spezialfälle: Dynamische Beschaffungssysteme und Innovationspartnerschaften

Abseits der klassischen Pfade gibt es Verfahren, die für spezifische IT-Szenarien entwickelt wurden. Was ist das Dynamische Beschaffungssystem (DBS)? Es handelt sich um ein vollständig elektronisches Verfahren für marktübliche Leistungen. Der Bitkom berichtet, dass hierin großes Potenzial für Standard-IT liegt. Hier ist der Vorteil für Sie: Anders als bei einer Rahmenvereinbarung ist das DBS nicht geschlossen. Laut dem BMWK können neue Unternehmen jederzeit während der Laufzeit beitreten, sofern sie die Eignungskriterien erfüllen. Für Sie bedeutet das: Auch wenn Sie den Start verpasst haben, können Sie sich später noch qualifizieren und an Einzelvergaben teilnehmen.

Noch spannender für Tech-Pioniere ist die Innovationspartnerschaft. Wann sollten Sie dieses Verfahren nutzen? Es kombiniert die Entwicklung einer neuen, am Markt noch nicht verfügbaren Lösung mit deren anschließendem Kauf. Die UfAB 2018 empfiehlt dieses Verfahren als Antwort auf den Bedarf an echter Innovation. Wenn Sie beispielsweise eine KI-Lösung entwickeln, die es so noch nicht gibt, und eine Behörde genau dieses Problem lösen will, ist dies das richtige Instrument. Gemäß § 19 VgV erlaubt es eine enge Forschungs- und Entwicklungskooperation, ohne dass nach erfolgreicher Entwicklung neu ausgeschrieben werden muss.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Selbst erfahrene IT-Dienstleister stolpern immer wieder über dieselben Hürden. Doch was sind die häufigsten Fehler? Ein Klassiker ist die Verletzung der Produktneutralität. Öffentliche Auftraggeber dürfen in der Regel keine spezifischen Markennamen (wie "Intel-Prozessor" oder "Oracle-Datenbank") fordern, es sei denn, es ist technisch zwingend notwendig. Wie das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) betont, muss die Leistungsbeschreibung stets diskriminierungsfrei erfolgen. Der Bitkom veröffentlicht regelmäßig Leitfäden zur produktneutralen Ausschreibung. Wenn Sie eine Ausschreibung sehen, die offensichtlich auf einen Konkurrenten zugeschnitten ist, haben Sie das Recht, dies zu rügen (Bieterfrage stellen!).

Schauen wir uns einen weiteren Fehler an: das Unterschätzen der Fristen. Warum ist das so kritisch? Vergabe-Experten warnen: Eine Minute zu spät ist zu spät. Laut Berichten der Auftragsberatungsstellen führen Formfehler und Fristversäumnisse am häufigsten zum Ausschluss. Digitale Vergabeplattformen schließen das Fenster gnadenlos. Hier ist ein Tipp: Planen Sie immer einen Puffer ein. Achten Sie zudem penibel auf die geforderten Formate (z. B. XRechnung, spezifische Eigenerklärungen). Ein fehlendes Formblatt kann zum sofortigen Ausschluss führen, egal wie gut Ihr Angebot inhaltlich ist.