IT-Dienstleister öffentliche Aufträge: Strategien für den Markteintritt

Der Markt für IT-Dienstleistungen im öffentlichen Sektor

Warum ist der öffentliche Sektor in Deutschland ein so stabiler Markt für IT-Dienstleister? Der öffentliche Sektor ist einer der größten IT-Abnehmer des Landes. Wie Analysten von Gartner berichten, steigen die IT-Ausgaben der öffentlichen Hand seit Jahren kontinuierlich, getrieben durch gesetzliche Vorgaben wie das Onlinezugangsgesetz (OZG). Wenn Sie nach Planungssicherheit suchen, ist dies entscheidend: Anders als in der Privatwirtschaft sind öffentliche IT-Budgets meist langfristig festgelegt und konjunkturunabhängig.

Wo können Sie die lukrativsten Aufträge finden? Das Marktvolumen verteilt sich nicht nur auf die großen Bundesbehörden. Hier ist ein wichtiges Detail für Ihre Akquise: Laut einer OECD-Studie zur öffentlichen Vergabe werden rund 78 % aller öffentlichen Aufträge in Deutschland auf subzentraler Ebene vergeben - also von Bundesländern und Kommunen. Für mittelständische IT-Dienstleister ist das eine gute Nachricht: Sie können lokale Ausschreibungen bedienen, ohne zwingend mit globalen Konzernen um Riesenprojekte konkurrieren zu müssen.

Was sind die konkreten IT-Bedarfe der Verwaltung? Die Nachfrage erstreckt sich über diverse Segmente, und Berichte des IT-Planungsrats bestätigen den hohen Modernisierungsdruck:

• IT-Infrastruktur & Hardware: Server, Netzwerke, Endgeräte für Behörden und Schulen.
• Software & Lizenzen: Fachverfahren, Office-Lösungen und zunehmend Open-Source-Software.
• IT-Security: Wie Bitkom meldet, herrscht eine überdurchschnittliche Nachfrage nach Sicherheitstechnologien, verstärkt durch die NIS-2-Richtlinie.
• Managed Services: Betrieb von Rechenzentren und Cloud-Diensten.

Wie beeinflusst der Personalmangel die Auftragsvergabe? Der Markt ist riesig und fragmentiert. Untersuchungen des Instituts der deutschen Wirtschaft zeigen, dass der Fachkräftemangel auch vor den Behörden nicht halt macht, was den Sektor besonders hungrig nach externer Unterstützung macht.

Wer sind die typischen Auftraggeber?

Was sind die verschiedenen öffentlichen Auftraggeber? Wenn wir von „öffentlichen Aufträgen“ sprechen, denken Sie vielleicht zuerst an Ministerien. Doch laut Berichten auf Vergabeplattformen wie evergabe.de ist die Landschaft der Auftraggeber wesentlich vielfältiger. Lassen Sie uns die wichtigsten Gruppen betrachten:

• Bundesbehörden und Ministerien: Diese schreiben oft sehr große Volumina aus, häufig über zentrale Beschaffer wie das Beschaffungsamt des BMI.
• Landesbehörden und Landes-IT-Dienstleister: Organisationen wie Dataport oder IT.NRW fungieren oft als zentrale IT-Dienstleister für ihre Bundesländer, vergeben aber wiederum Unteraufträge an die Privatwirtschaft.
• Kommunen und Städte: Sie werden sehen, dass hier oft pragmatische Lösungen gesucht werden, etwa für die Digitalisierung von Schulen oder kommunalen Bürgerdiensten.
• Sektorenauftraggeber: Dazu zählen Stadtwerke, Verkehrsbetriebe (ÖPNV) oder Energieversorger, die zwar öffentlich kontrolliert sind, aber oft agiler agieren.
• Forschung und Lehre: Universitäten und Forschungsinstitute schreiben regelmäßig spezialisierte IT-Leistungen und Hardware aus.

Wie unterscheiden sich die Anforderungen je nach Auftraggeber? Jeder Bereich hat eigene Schwellenwerte und Verfahrensarten. Nach Einschätzung der Experten von Metrics sind die Hürden für den Einstieg bei Kommunen und Sektorenauftraggebern oft niedriger als bei obersten Bundesbehörden, was für Sie eine große Chance darstellen kann.

Strategien für den Markteintritt: Von der Direktvergabe bis zur Bietergemeinschaft

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Wie gelingt der Markteintritt in den öffentlichen Sektor? Laut dem BMWK gelingt der Einstieg am besten durch die strategische Wahl der Vergabeart. Sie können mit Direktaufträgen für kleinere Projekte starten, als Subunternehmer für große Systemhäuser arbeiten, Bietergemeinschaften bilden oder bestehende Rahmenverträge nutzen, um Referenzen zu generieren und den bürokratischen Aufwand zu minimieren.

Der Einstieg in das Geschäft mit der öffentlichen Hand wirkt auf viele IT-Unternehmen zunächst abschreckend. Die Sorge vor bürokratischen Monstern und 100-seitigen Leistungsbeschreibungen ist nicht unbegründet. Doch es gibt intelligente Strategien, um diesen Markt Schritt für Schritt zu erschließen. Lassen Sie uns ansehen, wie Sie die verschiedenen Vergabearten gezielt nutzen können.

1. Der sanfte Einstieg: Die Direktvergabe

Muss jeder Auftrag europaweit ausgeschrieben werden? Nein. Für kleinere Projekte gibt es die sogenannte Direktvergabe. Die Bundesregierung plant im Rahmen von Vergaberechtsreformen, die Wertgrenzen für Direktaufträge zu harmonisieren. Aktuell können Bundesbehörden oft Aufträge bis zu 1.000 Euro ohne förmliches Verfahren vergeben, doch in einigen Bundesländern liegen die Grenzen deutlich höher. Hier ist Ihre Chance: Wenn Sie einer Kommune eine passgenaue Lösung anbieten, kann dieser Auftrag oft direkt erteilt werden.

Was bedeutet das für IT-Dienstleister? Es bedeutet, dass sich proaktive Vertriebsarbeit lohnt. Das ist der ideale Weg, um erste Referenzen im öffentlichen Sektor zu sammeln.

2. Subunternehmer-Strategie (Unterauftragnehmer)

Warum lohnt sich diese Strategie? Große Rahmenverträge werden oft von den „Platzhirschen“ der Branche gewonnen. Der Bitkom-Arbeitskreis Öffentliche Aufträge berichtet regelmäßig über die wichtige Rolle von KMU in diesen Konstellationen. Als Subunternehmer profitieren Sie von der Bonität des Hauptauftragnehmers und müssen sich nicht mit der vollen Komplexität der Vergabeunterlagen herumschlagen. Wenn Sie diesen Weg wählen, sammeln Sie wertvolle Erfahrung im Behördenumfeld, ohne das volle Risiko zu tragen.

3. Bietergemeinschaften (Arge)

Wie funktioniert eine Bietergemeinschaft? Wenn ein Auftrag zu groß für Sie allein ist, schließen sich mehrere Unternehmen zusammen. Nach Angaben des Kompetenzzentrums für innovative Beschaffung (KOINNO) fördern öffentliche Auftraggeber zunehmend solche Kooperationen, um Innovationen zu stärken. Auf Plattformen wie evergabe.de finden sich oft Ausschreibungen, die explizit nach breiter Expertise fragen. Ein Softwarehaus und ein Rechenzentrumsbetreiber können gemeinsam punkten, wo jeder einzeln scheitern würde.

4. Nutzung von Rahmenverträgen

Was sind die Vorteile von Rahmenverträgen? Viele öffentliche Auftraggeber nutzen diese, um nicht für jede Beschaffung eine neue Ausschreibung starten zu müssen. Einmal gelistet, können Sie an den sogenannten „Mini-Competitions“ teilnehmen. Zentrale Beschaffer wie das ITZBund schließen solche Verträge oft für mehrere Jahre ab. Das ist eine hervorragende Möglichkeit, um langfristige Umsätze zu sichern, da der Wettbewerb auf die gelisteten Partner beschränkt ist.

5. Fokus auf Nischen und Fachverfahren

Statt „allgemeine IT-Beratung“ anzubieten, sollten Sie sich spezialisieren. Öffentliche Auftraggeber suchen oft Lösungen für sehr spezifische Probleme, wie die Digitalisierung von Bauanträgen oder IT-Sicherheit für Wasserwerke. Daten von DTAD zeigen, dass spezialisierte Fachverfahren oft weniger Bieter anziehen. Analysen von Vergabe24 bestätigen zudem, dass Nischenanbieter häufiger den Zuschlag erhalten.

Der Markteintritt erfordert Geduld. Beginnen Sie klein, nutzen Sie Netzwerke und bauen Sie systematisch Referenzen auf. Ein einziger erfolgreicher Auftrag kann als „Türöffner“ dienen.

Der Vergabeprozess: Von der Recherche zum Angebot

Was ist der Prozess der öffentlichen Auftragsvergabe? Laut dem Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) folgt er strengen Regeln, die Transparenz garantieren. Wenn Sie Einsteiger sind, wirkt dies oft starr, doch es bietet Verlässlichkeit. Wie können Sie starten? Hier ist der erste Schritt: die Recherche. Daten vom Deutschen Vergabeportal (DTVP) bestätigen, dass zentrale Plattformen oder bund.de Ausschreibungen effektiv bündeln. Das bedeutet, dass intelligente Tools wie BidFix Ihnen helfen, die Erfolgswahrscheinlichkeit vorab zu bewerten.

Was sind die wichtigsten Kriterien? Sobald Sie eine Ausschreibung haben, fordern Sie die Unterlagen an. Sie sollten diese gründlich lesen - besonders Umsatz und Referenzen. Wie Berichte über Reformbestrebungen bei ibau erläutern, zielen Änderungen auf Vereinfachung ab, doch formale Korrektheit bleibt das oberste Gebot. Warum ist Sorgfalt entscheidend? Ein fehlendes Formblatt führt zwingend zum Ausschluss.

Rechtliche Rahmenbedingungen, EVB-IT und Zertifizierungen

Wer im öffentlichen Sektor erfolgreich sein will, muss die „Sprache“ der Auftraggeber sprechen. Was ist der Schlüssel zum Erfolg? Es ist die strikte Einhaltung von Vertragsstandards wie EVB-IT und Sicherheitszertifikaten wie ISO 27001. Laut dem Bundesministerium des Innern (BMI) bilden diese Rahmenbedingungen das Fundament für die Vergabe von IT-Leistungen, da öffentliche Auftraggeber primär Sicherheit und Compliance kaufen.

Das Fundament: EVB-IT Verträge

Was sind EVB-IT Verträge? Die „Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen“ (EVB-IT) sind der Standard für IT-Verträge der öffentlichen Hand. Das Bundesministerium des Innern (BMI) stellt diese Musterverträge bereit. Hier ist ein wichtiger Punkt: Sie ersetzen weitgehend die eigenen AGB der IT-Dienstleister. Wenn Sie an Ausschreibungen teilnehmen, müssen Sie diese akzeptieren und verstehen. Es gibt verschiedene Typen:

• EVB-IT Dienstleistung: Für reine Beratungs- und Unterstützungsleistungen (Dienstvertrag).
• EVB-IT System: Für die Erstellung komplexer IT-Systeme (Werkvertrag mit Erfolgsverantwortung).
• EVB-IT Cloud: Ein neuerer Standard für SaaS, IaaS und PaaS, der spezielle Datenschutz- und Verfügbarkeitsregeln enthält.

Rechtsexperten warnen davor, EVB-IT-Klauseln leichtfertig zu ändern oder eigene AGB beizufügen, da dies oft zum Ausschluss des Angebots führt. Prüfen Sie insbesondere die Haftungsregelungen und Pönalen (Vertragsstrafen) bei Leistungsverzug.

Zertifizierungen als Eintrittskarte

Warum ist eine Zertifizierung notwendig? Neben den Verträgen sind Zertifizierungen oft harte „K.O.-Kriterien“. Wie können Sie sicherstellen, dass Ihr Angebot gewertet wird? Indem Sie die geforderten Standards erfüllen.

• ISO 27001 (IT-Sicherheit): Das ist der Goldstandard. Viele Ausschreibungen fordern zwingend eine Zertifizierung nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz (BSI) oder native ISO 27001. Sie beweist, dass Sie ein funktionierendes Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) haben.
• BSI C5 (Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue): Nach Angaben des BSI ist das C5-Testat für Cloud-Anbieter im Behördenumfeld oft unverzichtbar, um die Sicherheit der Cloud-Dienste nachzuweisen.
• DSGVO / Datenschutz: Sie werden feststellen, dass die Einhaltung der DSGVO selbstverständlich ist, aber oft durch detaillierte Konzepte zur Auftragsverarbeitung (AVV) und technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) nachgewiesen werden muss. Serverstandorte in Deutschland oder der EU sind meist Pflicht.

Eignungsleihe und Referenzen

Wie können Sie fehlende Referenzen ausgleichen? Ein häufiges Problem für Neueinsteiger: Die Ausschreibung fordert drei Referenzen über vergleichbare Projekte im öffentlichen Sektor aus den letzten drei Jahren. Doch wie funktioniert die Lösung mittels „Eignungsleihe“? Sie können sich auf die Referenzen eines Partners oder Subunternehmers berufen, wenn dieser den entsprechenden Teil der Leistung erbringt. Alternativ akzeptieren manche Auftraggeber auch vergleichbare Referenzen aus der Privatwirtschaft, wenn die Komplexität ähnlich ist. Beratungshäuser wie Metrics empfehlen, Referenzschreiben proaktiv von zufriedenen Kunden einzuholen. Branchenexperten berichten zudem, dass es hilfreich ist, diese so zu formulieren, dass sie die typischen Anforderungen öffentlicher Ausschreibungen (Budgettreue, Termintreue, Qualität) explizit bestätigen.

Investieren Sie in Ihre Compliance. Eine ISO-27001-Zertifizierung kostet Zeit und Geld, ist aber eine Investition, die sich durch den Zugang zum Milliardenmarkt der öffentlichen IT-Aufträge vielfach amortisiert.

Erfolgsfaktoren für die Angebotsabgabe

Was ist das wirtschaftlichste Angebot? Am Ende entscheidet genau dieser Faktor über den Zuschlag. Das bedeutet nicht zwingend das billigste, sondern das mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Der Bitkom betont, dass qualitative Kriterien zunehmend an Gewicht gewinnen, und laut dem BMWK ist die Qualität oft ausschlaggebend. Hier ist ein Tipp: Nutzen Sie die Leistungsbeschreibung, um Ihre Stärken hervorzuheben. Beantworten Sie jede Anforderung präzise - „Copy & Paste“ aus Marketingbroschüren wird von Vergabestellen meist abgestraft.

Ein professionelles Bid-Management ist entscheidend. Wenn Sie Ihre Preise kalkulieren, seien Sie realistisch, aber wettbewerbsfähig. Wie unterstützt KI den Prozess? Berichte von Vergabe-Experten zeigen, dass es sich lohnt, KI-gestützte Tools zu verwenden, um die riesigen Textmengen der Vergabeunterlagen zu analysieren und keine versteckten Risiken zu übersehen. Pünktlichkeit ist nicht verhandelbar: Ein Angebot, das eine Minute nach Fristende auf dem Server der Vergabeplattform eingeht, gilt als nicht eingegangen.