IT-Ausschreibungen gezielt finden: CPV-Codes 72xxx und effektive Suchstrategien

Was sind CPV-Codes und warum sind sie für die IT entscheidend?

Was ist das Common Procurement Vocabulary (CPV)? Das CPV ist ein einheitliches Klassifikationssystem für das öffentliche Beschaffungswesen in der Europäischen Union, das eingeführt wurde, um Sprachbarrieren zu überwinden und Transparenz zu schaffen. Wie TED (Tenders Electronic Daily) berichtet, besteht jeder Code aus 8 Ziffern plus einer Prüfziffer, die die Art der Leistung präzise beschreiben.

Wie funktioniert das System für IT-Unternehmen? Es bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich. Hier ist der Punkt: Einerseits ermöglicht es eine gezielte Filterung, andererseits ist die Struktur oft komplex. Was sind die wichtigsten Codes für Ihre Branche? Der zentrale Ankerpunkt ist die Abteilung 72000000 („IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung“). Wichtig zu wissen: Viele Vergabestellen nutzen diesen Oberbegriff häufig, auch wenn spezifischere Untercodes passender wären.

Warum ist die korrekte Codierung entscheidend? Das Deutsche Vergabeportal (DTVP) weist darauf hin, dass die exakte Codierung für die Auffindbarkeit essenziell ist. Wenn Sie sich nur auf Stichworte verlassen, entgehen Ihnen Ausschreibungen, die zwar inhaltlich passen, aber kryptisch betitelt sind. Laut SIMAP hilft das System zwar, Übersetzungsfehler zu vermeiden, doch schützt Sie am Ende nur der richtige CPV-Filter vor der Flut an irrelevanten Treffern, die bei Begriffen wie „Netzwerk“ oder „Architektur“ entstehen.

• Standardisierung: Einheitliche Codes in der gesamten EU.
• Präzision: Unterscheidung zwischen Hardware, Software und Dienstleistung.
• Fehleranfälligkeit: Vergabestellen wählen oft falsche Codes aus Unwissenheit.

Wie können Sie Ihre Akquise verbessern? Die relevanten Codes genau zu kennen, ist der erste Schritt, bei dem Bidfix wertvolle Unterstützung leistet. Der Branchenverband Bitkom betont regelmäßig, dass die Professionalisierung der Vergabeverfahren auf beiden Seiten notwendig ist. Zudem bestätigt eine Analyse der EU-Kommission, dass die korrekte Anwendung dieser Standards die grenzüberschreitende Teilnahme an Ausschreibungen signifikant erleichtert.

Deep Dive: Die CPV-Hierarchie für IT-Dienstleister (72xxx vs. 48xxx)

Wie können Sie IT-Ausschreibungen zielsicher finden? Um dies zu erreichen, müssen Sie tiefer in die Hierarchie der CPV-Codes eintauchen, da es nicht ausreicht, nur den Oberbegriff zu kennen. Die Nuancen zwischen den Codes entscheiden oft darüber, ob Sie eine reine Produktlieferung oder ein komplexes Dienstleistungsprojekt finden. Laut dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union unterscheidet die offizielle CPV-Liste der EU strikt zwischen Dienstleistungen und Lieferleistungen, was in der IT-Praxis jedoch oft verschwimmt.

Was sind die wichtigsten Codes für Dienstleister? Beginnen wir mit der 72xxx-Gruppe, denn hier finden sich die meisten Projekte für Systemhäuser und Agenturen:

• 72200000 - Softwareprogrammierung und -beratung: Dies ist der „Brot-und-Butter“-Code für Entwickler. Er umfasst alles von der Individualentwicklung bis zur Anpassung von Standardsoftware.
• 72210000 - Entwicklung von Softwarepaketen: Hier wird es spezifisch. Wenn Sie beispielsweise Finanzsoftware entwickeln, wäre 72212400 relevant.
• 72600000 - Computerunterstützung und -beratung: Dieser Code ist essenziell für Managed Service Provider (MSPs), da er Support-Leistungen abdeckt.
• 72300000 - Datendienste: Relevant für Data-Mining, Datenbankmanagement und Hosting-Angebote.
• 72400000 - Internetdienste: Von Webdesign bis zur Bereitstellung von Internetzugängen.

Warum ist die Abgrenzung zur 48xxx-Serie („Softwarepakete und Informationssysteme“) so entscheidend? Ein häufiges Missverständnis entsteht genau hier. Experten von cosinex warnen davor, diese Codes zu ignorieren. Während 72xxx für die Dienstleistung (das Entwickeln oder Anpassen) steht, steht 48xxx für die Lieferung von fertiger Software (Lizenzen). Wie Untersuchungen des BMWK zeigen, schreiben Behörden jedoch oft eine „Einführung von ERP-Software“ unter 48000000 aus, obwohl der Dienstleistungsanteil (Customizing, Schulung) überwiegt. Wenn Sie nur nach 72xxx suchen, verpassen Sie diese lukrativen Projekte.

Wann sollten Sie Hardware-Codes der 30xxx-Serie (z.B. 30200000) überwachen? Auch wenn Sie keine Hardware verkaufen, sollten Sie diese Codes kennen. Der Grund ist einfach: Viele „Hardware-Ausschreibungen“ enthalten versteckte Service-Komponenten. Vergabe24 analysiert, dass oft Gesamtpakete geschnürt werden: „Lieferung von 500 Laptops inklusive 3 Jahre Vor-Ort-Support und Image-Betankung“. Wenn Ihr Fokus auf IT-Support liegt, könnte eine solche Ausschreibung interessant sein, sofern Sie einen Hardware-Partner haben.

Die Gefahr der „falschen Schublade“ ist real. Ein Bericht im Vergabeblog zeigte Fälle auf, in denen komplexe IT-Projekte fälschlicherweise unter „Büromaschinen“ einsortiert wurden. Das bedeutet für Ihre Strategie: Sie müssen „lateral“ denken. Ein Anbieter für Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sollte nicht nur 72212300 (Dokumentenerstellungssoftware) überwachen, sondern auch 79999100 (Scandienste) oder 48311000 (Dokumentenmanagement-Softwarepaket).

Wie hilft Ihnen ein breites Portfolio dabei, den Markt abzudecken? Bauen Sie sich eine Liste aus relevanten Codes auf, die über den Tellerrand blickt. Hier ist eine bewährte Struktur:

1. Kern-Codes: 72xxx für Ihre Dienstleistung.
2. Produkt-Codes: 48xxx für die Software, die Sie nutzen oder vertreiben.
3. Rand-Codes: 30xxx oder 79xxx (Dienstleistungen für Unternehmen), um Mischprojekte zu erfassen.

Nur mit dieser breiten Aufstellung stellen Sie sicher, dass Sie den Markt vollständig abdecken und nicht durch das Raster der bürokratischen Klassifizierung fallen.

Die perfekte Suchstrategie: CPV-Codes mit Keywords kombinieren

CPV-Codes sind nützlich, aber nicht fehlerfrei. Wie wir gesehen haben, machen Vergabestellen Fehler bei der Zuordnung. Plattformen wie aumass empfehlen daher, sich nicht nur auf Codes zu verlassen. Wie können Sie Ihre Suchstrategie also optimieren? Die effektivste Methode ist eine hybride Suchstrategie, die die Struktur der CPV-Codes mit der Flexibilität einer Volltextsuche verbindet. So erstellen Sie das optimale Suchprofil.

Schritt 1: Das weite Netz (Broad Match)

Hier ist der erste Schritt: Beginnen Sie mit den Oberkategorien. Setzen Sie einen Suchagenten für 72000000 und 48000000. Damit erfassen Sie fast alles, was im IT-Bereich ausgeschrieben wird. Das Problem: Sie erhalten auch viel „Rauschen“. Wenn Sie SAP-Berater sind, interessiert Sie die Ausschreibung für „Entwicklung einer Website für den Tourismusverband“ vermutlich nicht. Dennoch ist dies die Basis, um sicherzustellen, dass nichts durchrutscht.

Schritt 2: Die intelligente Filterung (Keywords)

Was sind die häufigsten Fehler bei der Keyword-Suche? Die deutsche Sprache ist tückisch. Ein „Server“ kann eine Hardware-Komponente sein oder ein Kellner (im Catering-Kontext eher selten, aber möglich). Viel häufiger sind Überschneidungen mit dem Bauwesen. Das Wort „Architektur“ liefert Ihnen hunderte Treffer für Schulneubauten, obwohl Sie „IT-Architektur“ suchen. Die IHK Rhein-Neckar rät dazu, den Kontext der Begriffe zu prüfen.

Nutzen Sie Boolesche Operatoren (UND, ODER, NICHT), um Ihre Suche zu schärfen:

• Beispiel Cloud-Anbieter: Suchen Sie nach (Cloud ODER SaaS ODER "Managed Service") UND (Migration ODER Hosting).
• Beispiel Sicherheit: (Security ODER "IT-Sicherheit" ODER Firewall ODER Pentest).

Schritt 3: Die Kunst des Ausschlusses (Negative Keywords)

Dies ist der wichtigste Schritt, um Ihre Nerven zu schonen. Schließen Sie Begriffe aus, die in Ihrer Branche nichts zu suchen haben, aber oft ähnliche Wörter verwenden. Bitkom Research zeigt, dass die Digitalisierung der Verwaltung alle Bereiche durchdringt, was die Abgrenzung erschwert. Wenn Sie diese Begriffe ausschließen, sparen Sie wertvolle Zeit. Typische Ausschlusskandidaten für IT-Dienstleister sind:

• -Bau (vermeidet „Netzwerk“ im Sinne von Straßennetzen)
• -Reinigung (vermeidet „Service“ im Sinne von Putzdiensten)
• -Catering
• -Entsorgung

Ein konkretes Beispiel: Sie suchen nach „Leitung“. Ohne Filter finden Sie Wasserleitungen, Stromleitungen und Gasleitungen. Mit dem Filter +IT +Leitung -Wasser -Gas -Bau kommen Sie der Sache näher.

Schritt 4: Umgang mit der „Sonstiges“-Falle

Oft wissen Vergabestellen nicht, wohin mit einer neuartigen Leistung (z.B. KI-Beratung) und wählen den Code 72900000 („Sonstige Computer-Dienstleistungen“). Dieser Code ist eine Sammelstelle für alles, was nicht klar definiert ist. Eurotender weist darauf hin, dass gerade innovative Projekte oft hier landen. Auch das Amt für Veröffentlichungen der EU bestätigt, dass die Nomenklatur oft langsamer ist als der technische Fortschritt. Überwachen Sie diesen Code unbedingt in Kombination mit Ihren High-Tech-Keywords wie „KI“, „Blockchain“ oder „Automatisierung“.

Schritt 5: Regionale Eingrenzung

Wann sollten Sie eine regionale Eingrenzung nutzen? Nicht jede Ausschreibung ist bundesweit relevant. Wenn Sie Vor-Ort-Service anbieten, filtern Sie nach NUTS-Codes (Regionen). Das Statistische Bundesamt erfasst Daten auch auf regionaler Ebene. Bedenken Sie jedoch: Viele IT-Dienstleistungen können heute remote erbracht werden. Analysen von eVergabe.de legen nahe, dass der Radius für IT-Dienstleistungen zunehmend irrelevant wird. Schränken Sie sich also nicht unnötig ein, es sei denn, die Ausschreibung fordert explizit eine Präsenz innerhalb von 2 Stunden (typisch für kritische Infrastruktur).

Mit dieser Strategie filtern Sie aus der täglichen Flut an Bekanntmachungen die passenden Chancen heraus. Sie verlassen sich nicht auf das Glück, dass der Vergabestelle der richtige Code eingefallen ist, sondern fangen auch die „falsch“ etikettierten Projekte mit Ihren Keyword-Netzen auf.

Automatisierung: Warum manuelle Suche keine Option ist

Warum ist die manuelle Suche oft zum Scheitern verurteilt? Bei rund 189.000 Vergabeverfahren pro Jahr allein in Deutschland ist eine händische Durchsicht der Portale wirtschaftlich untragbar. Wie der Vergabestatistik-Bericht des BMWK belegt, ist die schiere Masse an Daten überwältigend. Wenn Sie versuchen, dies ohne Hilfe zu bewältigen, werden Sie feststellen: Kein Mitarbeiter kann täglich hunderte Bekanntmachungstexte lesen, ohne relevante Details zu übersehen.

Wie hilft Ihnen die Automatisierung dabei? Moderne Vergabe-Tools erledigen diesen Prozess für Sie, indem sie komplexe Suchprofile speichern. Nach Angaben von Spezialisten wie IT-Ausschreibung.de ist Geschwindigkeit oft der entscheidende Faktor für den Zuschlag. Hier ist der Grund: Wer als Erster von einer Ausschreibung erfährt, hat mehr Zeit für die Kalkulation. Was sind die langfristigen Folgen? Automatisierung ist kein Luxus, sondern die Basis für Ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Häufige Fehler bei der CPV-Suche vermeiden

Lassen Sie uns ehrlich sein: Selbst mit den besten Tools passieren Fehler. Was ist der häufigste Fallstrick? Es ist das blinde Vertrauen auf die CPV-Codes der Auftraggeber. Der Forum Verlag warnt ausdrücklich davor, dass Vergabestellen oft unter Zeitdruck stehen und lediglich den erstbesten Code wählen, der „halbwegs“ passt. Warum ist das wichtig? Ein Projekt zur „Digitalisierung von Schulakten“ könnte unter „Scandienste“ (79999100), „Softwareentwicklung“ (72200000) oder gar „Archivierung“ (92512000) laufen. Wenn Sie sich hier nur auf die Standard-Codes verlassen, entgehen Ihnen wertvolle Aufträge.

Wie kann eine zu enge Eingrenzung Ihre Ergebnisse weiter verschlechtern? Wer nur nach „Java-Entwicklung“ sucht, verpasst Ausschreibungen, die technologieoffen als „Backend-Entwicklung“ ausgeschrieben sind. Hier ist ein entscheidender Tipp: IT-Dienstleister CosH empfiehlt, immer auch nach dem Problem zu suchen, das gelöst werden soll (z. B. „Prozessoptimierung“), nicht nur nach der Technologie. Wann sollten Sie Ihre Strategie anpassen? Sie können Ihre Suchprofile regelmäßig nachjustieren, sobald Sie merken, dass relevante Treffer ausbleiben. Experten berichten zudem, dass eine flexible Anpassung der Suchbegriffe die Erfolgsquote deutlich steigert.