Wie Service Health mit BidFix über 800.000 € zusätzlichen Umsatz generierte

Service Health ist ein spezialisierter IT-Dienstleister mit Fokus auf den Gesundheitssektor. Das Unternehmen entwickelt maßgeschneiderte Lösungen für das Gesundheitssystem von morgen und ist führender Experte für Telematikinfrastruktur, Klinikinformationssysteme und digitale Gesundheitsanwendungen.

Mit einem Team von erfahrenen Software-Ingenieur*innen und Consultants bedient Service Health Krankenhäuser, Arztpraxen und Apothekenrechenzentren. Ihr Produktportfolio umfasst:

• Telematikinfrastruktur (TI): Sichere Vernetzung im Gesundheitswesen
• FHIR API: Standardisierte Gesundheitsdatenkommunikation
• Telemedizin: Digitale Patientenversorgung
• E-Rezept: Elektronische Verschreibungslösungen
• SAP i.s.h.med: Klinikinformationssysteme

Als spezialisierter IT-Dienstleister im Gesundheitswesen ist Service Health auf öffentliche Ausschreibungen angewiesen. Mit der steigenden Digitalisierung im Gesundheitswesen wuchsen auch die Anforderungen und die Anzahl der Ausschreibungen kontinuierlich.

Das Problem: Die manuelle Bearbeitung von komplexen Ausschreibungen band erhebliche Ressourcen. Jede Ausschreibung erforderte mehrere Tage intensive Dokumentenanalyse, Kriterienprüfung und Angebotserstellung. Bei einer Win-Rate von nur 20% bedeutete dies einen enormen Aufwand mit unsicherer Rendite.

"Wir mussten selektiv sein, welche Ausschreibungen wir überhaupt bearbeiten konnten", erklärt David, CEO von Service Health. "Das bedeutete, dass wir potenzielle Projekte liegen lassen mussten, einfach weil wir nicht die Kapazität hatten, alle Ausschreibungen qualitativ hochwertig zu bearbeiten."

Im Januar 2024 entschied sich Service Health für BidFix – eine Plattform, die speziell für die Automatisierung der Ausschreibungsbearbeitung entwickelt wurde. Die Integration verlief nahtlos und bereits nach wenigen Wochen zeigten sich erste messbare Verbesserungen.

Automatische Ausschreibungsfindung: BidFix durchsucht täglich über 90 Plattformen und identifiziert automatisch relevante Ausschreibungen im Gesundheitssektor. Keine Ausschreibung wird mehr übersehen.

KI-gestützte Analyse: Die Plattform analysiert automatisch alle Dokumente, extrahiert Muss- und Kann-Kriterien und erstellt übersichtliche Checklisten. Was früher Tage dauerte, geschieht nun in Minuten.

Intelligente Dokumentenverwaltung: Alle Referenzprojekte, Zertifikate und Qualifikationen sind zentral gespeichert und werden automatisch den passenden Ausschreibungen zugeordnet.

Die Implementierung von BidFix hatte weitreichende positive Auswirkungen auf die gesamte Organisation. Das Team kann sich nun auf die strategischen und kreativen Aspekte der Angebotserstellung konzentrieren, während die zeitraubenden administrativen Aufgaben automatisiert werden.

"Die klaren Workflows und automatischen Prüfungen eliminieren Fehler, die uns früher Zeit und Punkte gekostet haben", berichtet David. "Unsere Win-Rate ist seitdem messbar gestiegen – von 20% auf 30%. Das bedeutet, dass wir von zehn Ausschreibungen nun drei gewinnen statt nur zwei."

Besonders wertvoll ist die Fähigkeit, fundierte Bid/No-Bid Entscheidungen in Minuten statt Tagen zu treffen. "Mit BidFix können wir schnell einschätzen, ob eine Ausschreibung zu unseren Stärken passt und ob wir realistische Chancen haben", erklärt David. "Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht es uns auch, unsere Ressourcen strategisch einzusetzen."

Die Zusammenarbeit zwischen Service Health und BidFix zeigt eindrucksvoll, wie durchdachte Automatisierung konkrete Geschäftsergebnisse liefert. Mit über 800.000 € zusätzlichem Umsatz in nur sechs Monaten hat sich die Investition mehr als bezahlt gemacht.

Aber die Zahlen erzählen nur einen Teil der Geschichte. Die wahre Transformation liegt in der neu gewonnenen Agilität und Skalierbarkeit. Service Health kann nun mehr Ausschreibungen bearbeiten, schneller auf Marktchancen reagieren und gleichzeitig die Qualität ihrer Angebote kontinuierlich verbessern.

Für Unternehmen im Gesundheitssektor, die ähnliche Herausforderungen in der Ausschreibungsbearbeitung haben, bietet diese Erfolgsgeschichte wertvolle Einblicke in die Möglichkeiten moderner Automatisierung.