Software-Konzept Ausschreibung schreiben: Der Leitfaden für IT-Dienstleister

Die Funktionsbeschreibung: Das Herzstück Ihres Lösungskonzepts

Was ist eine Funktionsbeschreibung? Die Funktionsbeschreibung ist das zentrale Lösungskonzept, das detailliert aufzeigt, wie ein Angebot die Anforderungen des Auftraggebers erfüllt. Laut der UfAB 2018 bildet sie die Basis für die qualitative Bewertung, wobei der Fokus auf der strikten Erfüllung von Ausschlusskriterien und dem Nachweis eines konkreten Mehrwerts liegt.

Wie funktioniert die Bewertungsmatrix? Die Funktionsbeschreibung, oft auch als Lösungskonzept bezeichnet, ist der Bereich, in dem Sie die meisten Punkte sammeln können. Die UfAB 2018 unterscheidet hierbei strikt zwischen Ausschlusskriterien (A-Kriterien) und Bewertungskriterien (B-Kriterien). Ihr erstes Ziel muss es sein, alle A-Kriterien bedingungslos zu erfüllen („Ja/Nein“-Entscheidung). Doch der eigentliche Wettbewerb entscheidet sich bei den B-Kriterien, wo die Qualität Ihrer Beschreibung den Ausschlag gibt. Hier ist der Punkt: Es reicht nicht zu schreiben: „Die Funktion ist vorhanden.“ Fragen Sie sich stattdessen: Wie verbessert diese Funktion den Arbeitsalltag des Auftraggebers?

Warum ist die Struktur entscheidend? Vermeiden Sie Standard-Marketingtexte. Öffentliche Auftraggeber und deren externe Berater prüfen genau, ob Sie auf das spezifische Leistungsverzeichnis (LV) eingehen. Experten im Vergabeblog raten dazu, die Struktur des Leistungsverzeichnisses 1:1 in Ihr Konzept zu übernehmen. Wenn das LV unter Punkt 3.1.2 die „Mandantenfähigkeit“ fordert, sollte Ihr Konzept exakt unter der Überschrift 3.1.2 die Umsetzung der Mandantenfähigkeit beschreiben. Dies erleichtert den Prüfern die Arbeit und signalisiert Compliance. Um die Angebotserstellung dabei so effizient wie möglich zu gestalten, werfen Sie gerne einen Blick auf unser Pricing.

Wie können Sie Anforderungen visualisieren? Visualisierung ist ein unterschätzter Hebel. Gute Software-Architektur-Beschreibungen nutzen Diagramme (z. B. UML-Komponentendiagramme) und Screenshots, um abstrakte Anforderungen greifbar zu machen. Zeigen Sie nicht nur, dass Sie eine Schnittstelle haben, sondern visualisieren Sie den Datenfluss zwischen Ihrer Software und den Fachverfahren des Auftraggebers. Wenn Sie die Architekturkomponenten so beschreiben, verstehen auch nicht-technische Entscheider die Robustheit und Skalierbarkeit.

Wann sollten Sie „Kann“-Anforderungen nutzen? Auch der Umgang mit diesen Anforderungen ist entscheidend. Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Laut ibau Praxisleitfaden sollten Sie bei diesen Kriterien nicht nur die Erfüllung bestätigen, sondern den „Mehrwert“ (Utility) hervorheben. Nutzen Sie Formulierungen wie: „Durch die integrierte OCR-Erkennung (Erfüllung Anforderung 4.5) reduziert sich die manuelle Erfassungszeit um ca. 30%.“ Solche quantifizierbaren Aussagen, sofern belegbar, stärken das Vertrauen in Ihre Lösung massiv. Transparenz zahlt sich aus - das gilt für Ihr Angebot ebenso wie für unser Pricing.

Was sind die Regeln zur Produktneutralität? Achten Sie penibel auf die Neutralität, sofern gefordert. Der Bitkom weist darauf hin, dass in der Leistungsbeschreibung oft keine geschützten Markennamen verwendet werden dürfen. Zusätzlich bestätigen Richtlinien des BMWK, dass offene Standards bevorzugt werden sollten. Statt „Wir nutzen Microsoft SQL Server“ schreiben Sie besser „Die Lösung basiert auf einer relationalen Datenbank mit SQL-Standard-Schnittstellen“.

Verankern Sie das Thema Datensicherheit und Datenschutz (DSGVO) direkt in der Funktionsbeschreibung. Die UfAB sieht hierfür oft eigene Bewertungskategorien vor, und Standards des BSI belegen, dass Sicherheit im öffentlichen Sektor höchste Priorität genießt. Beschreiben Sie konkret, wie Ihr Rollen- und Berechtigungskonzept unbefugten Zugriff verhindert. Das bedeutet für Sie: Ein starkes Sicherheitskonzept kann funktionale Schwächen an anderer Stelle oft kompensieren.

Wie gestalten Sie ein glaubwürdiges Implementierungskonzept?

Nach der Funktion ist vor der Einführung. Öffentliche Auftraggeber fürchten nichts mehr als gescheiterte IT-Projekte. Ihr Implementierungskonzept muss daher Sicherheit und Planbarkeit ausstrahlen. Doch wie können Sie das erreichen? Best Practices von itsparrow.com zeigen, dass ein detaillierter Projektplan (Gantt-Chart) mit klar definierten Meilensteinen und einer Risikomanagement-Strategie unerlässlich sind. Unterscheiden Sie dabei klar zwischen der Initialisierungsphase, der Customizing-Phase, der Testphase und dem Rollout.

Entscheidend ist die Wahl der Vorgehensweise: Was sind die Unterschiede zwischen Wasserfall und Agil in der Praxis? Wie im Vergabeblog diskutiert, öffnen sich immer mehr Behörden für agile Methoden wie Scrum, doch die vertragliche Basis bleibt oft starr (EVB-IT Erstellung). Hier ist ein wichtiger Punkt: Wenn Sie agil arbeiten wollen, müssen Sie im Konzept erklären, wie Sie Agilität mit der Preissicherheit und den festen Terminen der Ausschreibung in Einklang bringen. Beschreiben Sie beispielsweise, wie „Sprints“ zu abnehmbaren Teillieferungen führen.

Auch das Team-Setup zählt. Was ist die ideale Besetzung für das Projekt? Fachliteratur von Webfactory zur Softwareentwicklung empfiehlt, konkrete Profile (ohne Namen, aber mit Qualifikationen) für Projektleiter, Lead Developer und Consultants vorzustellen. Sie werden sehen, dass Referenzen im Implementierungskonzept Vertrauen schaffen, wenn Sie aufzeigen, dass Ihr Team Erfahrung mit ähnlichen Projekten im öffentlichen Sektor hat.

Vergessen Sie nicht das Schulungskonzept. Wie beeinflusst (How does) das Training den Projekterfolg? Experten von Infometis berichten, dass die Akzeptanz der neuen Software oft von der Qualität der Schulung abhängt. Skizzieren Sie ein Blended-Learning-Konzept aus Präsenzschulungen, Webinaren und Online-Tutorials. Dies zeigt, dass Sie nicht nur Software liefern, sondern den organisatorischen Wandel (Change Management) begleiten.

Schließlich muss das Abnahmekonzept klar definiert sein. Wann sollte die Leistung als erbracht gelten? Laut den EVB-IT Systemverträgen sind spezifische Abnahmekriterien vorgesehen. Beschreiben Sie proaktiv, wie Sie die Abnahme durch Testprotokolle und Testdaten unterstützen werden. Ein proaktives Abnahmekonzept signalisiert, dass Sie von der Qualität Ihrer Lieferung überzeugt sind.

Support und Weiterentwicklung: Sicherheit für die Zukunft bieten

Software ist kein statisches Produkt, sondern ein lebendes System. Warum ist ein solides Pflegekonzept entscheidend? Weil Vergabestellen enormen Wert auf den Support legen. Laut der IT-Recht Kanzlei bilden meist die EVB-IT Pflege S die Grundlage hierfür. Ihr Konzept muss detailliert darlegen, wie Sie die geforderten Reaktionszeiten einhalten. Wie das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfiehlt, schaffen klare SLAs (Service Level Agreements) hierbei das nötige Vertrauen. Hier können Sie punkten, indem Sie Ihr Ticket-System und die Eskalationsstufen transparent beschreiben.

Wenn Sie Ihre Unterlagen erstellen, unterschätzen Sie nicht das Update-Management. Berichte des CIO Bund zu den EVB-IT Pflege S Nutzerhinweisen machen deutlich, dass Auftraggeber Planungssicherheit brauchen. Was sind die wichtigsten Aspekte Ihres Release-Zyklus? Beschreiben Sie diese genau:

• Wie oft kommen Updates?
• Wie funktioniert Ihr Testverfahren vor dem Rollout?
• Wie stellen Sie sicher, dass individuelle Anpassungen (Customizing) bei einem Update nicht überschrieben werden?

Eine klare „Update-Strategie“ ist ein starkes Qualitätsmerkmal.

Die technologische Weiterentwicklung (Roadmap) gehört ebenfalls in das Konzept. Wie können Sie die Zukunftsfähigkeit beweisen? Die Open Source Business Alliance argumentiert hierzu, dass die Zukunftsfähigkeit einer Software ein wesentliches Wirtschaftlichkeitskriterium ist. Zeigen Sie auf, wie Ihre Software in 3 bis 5 Jahren aussehen wird. Aktuelle Analysen des Bitkom bestätigen, dass Modernisierungstauglichkeit Investitionen sichert. Lassen Sie uns prüfen: Planen Sie KI-Integrationen oder Cloud-Native-Transformationen? Eine transparente Roadmap zeigt dem Auftraggeber, dass er in eine zukunftssichere Plattform investiert und nicht in ein „Legacy-System“ von morgen.

Warum User Stories und Usability den Unterschied machen

Was sind User Stories in der Beschaffung? In modernen Ausschreibungen reicht es nicht mehr, nur technische Spezifikationen zu erfüllen. Wie Asana in aktuellen Best Practices beschreibt, sind User Stories das ideale Werkzeug, um den funktionalen Nutzen aus Sicht der Anwender zu beschreiben und komplexe Anforderungen verständlich in den Fokus der Beschaffer zu rücken. Hier ist ein Tipp: Statt trocken zu formulieren „Das System ermöglicht den Export von CSV-Dateien“, schreiben Sie: „Als Sachbearbeiter möchte ich Antragsdaten mit einem Klick als CSV exportieren, um diese ohne manuelle Nacharbeit in Excel weiterverarbeiten zu können.“ Diese Perspektive beweist, dass Sie die Arbeitsprozesse der Verwaltung verstanden haben.

Warum sollten Sie User Stories nutzen? Die Einbindung in das Software-Konzept hat einen strategischen Vorteil. Laut Me & Company fördern User Stories das Verständnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, und Untersuchungen des Project Management Institute (PMI) bestätigen, dass klare Anforderungen Projektrisiken minimieren. In der Ausschreibungsphase können Sie exemplarische User Stories nutzen, um zu zeigen, wie tief Sie sich in die Fachlichkeit eingedacht haben. Wählen Sie drei bis fünf kritische Geschäftsprozesse aus dem Leistungsverzeichnis und formulieren Sie diese als detaillierte User Stories inklusive Akzeptanzkriterien aus. Das hebt Sie deutlich von Mitbewerbern ab, die nur „Anforderung erfüllt“ ankreuzen.

Wie kann Barrierefreiheit sichergestellt werden? Ein oft unterschätzter Aspekt ist die Accessibility. Der Bitkom Leitfaden zur Software-Beschaffung macht unmissverständlich klar: Öffentliche Stellen sind gesetzlich zur Barrierefreiheit nach BITV 2.0 verpflichtet. Gemäß den Richtlinien des W3C ist dies kein Nischenthema mehr. Ihr Konzept muss daher zwingend einen Abschnitt enthalten, der erklärt, wie Ihre Software diese Anforderungen erfüllt. Verweisen Sie auf Tastaturbedienbarkeit, Screenreader-Kompatibilität und Kontrastverhältnisse. Ein bloßes Lippenbekenntnis reicht hier nicht - beschreiben Sie Ihre Testverfahren (z.B. BIK-Test) oder fügen Sie ein bestehendes BITV-Zertifikat bei.

Wie funktioniert der Usability-Nachweis? Die Gebrauchstauglichkeit nach ISO 9241 ist ein wichtiges Bewertungskriterium. Experten von microTOOL empfehlen, Usability nicht nur zu behaupten, sondern zu belegen. Das bedeutet für Sie: Fügen Sie Ihrem Konzept Screenshots, Mockups oder Links zu Click-Dummies bei. Zeigen Sie, dass Ihre Oberflächen intuitiv sind und Schulungsaufwände minimieren. In einer Bewertungsmatrix, in der mehrere Anbieter funktional gleichauf liegen, entscheidet oft die „Look & Feel“-Bewertung der Teststellung über den Sieg.

Wann sollten Sie UX priorisieren? Technik ist Pflicht, User Experience ist die Kür. Wie der DVBS betont, ist Software, die von den Mitarbeitern nicht akzeptiert wird, eine Fehlinvestition. Ihr Konzept muss dem Beschaffer die Angst nehmen, dass er eine „komplizierte Expertensoftware“ einkauft, die niemand bedienen kann. Argumentieren Sie mit „User Centered Design“-Prozessen und beziehen Sie sich auf konkrete Vorteile für den Endanwender am Schreibtisch in der Behörde.

• User Stories nach dem Schema: Rolle + Ziel + Nutzen
• Nachweis der BITV 2.0 Konformität (Barrierefreiheit)
• Belege für Usability (ISO 9241) durch Screenshots/Mockups
• Beschreibung der UX-Design-Prozesse

Wenn Sie diese „weichen“ Faktoren hart und belegbar in Ihrem Konzept verankern, verwandeln Sie subjektive Wahrnehmungen in objektive Bewertungspunkte. Wie aktuelle Analysen im Vergabeblog bestätigen, sind Usability und Barrierefreiheit zulässige und gewichtige Zuschlagskriterien, die oft 10-20% der Gesamtbewertung ausmachen können.

Checkliste: Strukturvorlage für Ihr Software-Konzept

Damit Sie bei der nächsten Ausschreibung nichts vergessen, haben wir eine Strukturvorlage basierend auf den gängigen UfAB-Anforderungen zusammengestellt. Warum ist diese Gliederung so entscheidend? Laut der UfAB 2018 empfiehlt es sich, eine klare Struktur zu wählen, die sich strikt an der Wertungsmatrix orientiert. Hier ist eine Übersicht, die Sie als Basis für Ihr Inhaltsverzeichnis nutzen können:

1. Management Summary: Die wichtigsten Vorteile auf 1-2 Seiten. Wie Experten für Bid-Management betonen, entscheidet oft dieser erste Eindruck über das weitere Leseinteresse.
2. Lösungskonzept (Funktional): Was sind die funktionalen Details? Hier erfolgt die detaillierte Beantwortung des Leistungsverzeichnisses.
3. Technisches Konzept: Architektur, Schnittstellen, Sicherheit, Datenschutz.
4. Implementierungsplan: Projektphasen, Team, Meilensteine.
5. Service & Support: Pflegekonzept, SLAs, Hotline.
6. Barrierefreiheit & Usability: Nach Berichten der Überwachungsstelle des Bundes sind BITV 2.0 Nachweise und UI-Konzepte heute zwingend erforderlich.
7. Lizenzmodell: Kostenstruktur (gemäß Preisblatt).

Diese Struktur hilft den Prüfern, Ihre Antworten schnell zu finden und positiv zu bewerten. Wenn Sie sich fragen: Wie kann eine gute Struktur den Zuschlag sichern? Dann denken Sie daran: Wie LinkIT Systems anmerkt, ist eine saubere Struktur der erste Schritt, um Professionalität zu beweisen.