Software-Ausschreibung Anforderungen analysieren: Der Experten-Guide

Der Funktionskatalog: Das Herzstück jeder Software-Ausschreibung

Was ist der Funktionskatalog? Er ist das zentrale Dokument jeder Software-Ausschreibung und entscheidet darüber, ob Sie überhaupt im Rennen bleiben. Die UfAB 2018 unterscheidet strikt zwischen verschiedenen Kriterienarten, die Sie als Bieter messerscharf trennen müssen. Ein Missverständnis an dieser Stelle führt oft zum sofortigen Ausschluss.

Wie können Sie A-Kriterien identifizieren? Diese sogenannten Muss-Kriterien sind binär: Erfüllt oder nicht erfüllt. Experten für Vergaberecht warnen: Wenn Sie hier auch nur ein einziges „Nein“ ankreuzen oder eine Einschränkung machen, wird Ihr Angebot zwingend ausgeschlossen. Es gibt keinen Spielraum für Interpretationen. Viele Bieter machen den Fehler, hier „Workarounds“ zu beschreiben, anstatt die harte Anforderung zu bestätigen. Wenn die Ausschreibung eine „native iOS-App“ fordert, reicht eine „optimierte Web-App“ nicht aus, selbst wenn sie funktional identisch ist.

Schauen Sie sich als Nächstes die B-Kriterien (Soll-Kriterien) an. Hier gewinnen Sie die eigentliche Ausschreibung. Diese Anforderungen werden bewertet - meist mit einem Punktesystem. Laut Berichten und Analysen von Cosinex zeigen die Daten, dass die Qualität der Antworttexte hier entscheidend ist. Es reicht oft nicht, nur „Ja“ anzukreuzen. Sie können hier nur punkten, wenn Sie im Kommentarfeld belegen, wie Ihre Lösung die Anforderung erfüllt. Nutzen Sie Screenshots, Prozessbeschreibungen und Referenzen auf ähnliche Projekte. Für eine effiziente Kalkulation Ihrer Ressourcen lohnt sich zudem ein Blick auf unser Pricing.

Warum ist Gold-Plating riskant? Ein oft unterschätztes Risiko ist das Angebot von mehr Leistung als gefordert, in der Hoffnung, Zusatzpunkte zu sammeln. Gemäß den Richtlinien im Kontext der EVB-IT ist dies jedoch oft nutzlos oder sogar schädlich. Öffentliche Auftraggeber dürfen in der Regel nur das bewerten, was sie explizit abgefragt haben. Zusätzliche Features machen Ihr Angebot oft nur teurer oder komplexer, ohne die Bewertung zu verbessern. Konzentrieren Sie sich strikt auf die geforderten Punkte.

Wie können Sie bei der Analyse vorgehen? Hier ist eine bewährte Vorgehensweise:

• Markieren Sie alle A-Kriterien und prüfen Sie diese auf 100%ige Erfüllung.
• Identifizieren Sie B-Kriterien mit hoher Gewichtung (diese sind oft in der Bewertungsmatrix gekennzeichnet).
• Prüfen Sie technische Ausschlusskriterien (z.B. Serverstandort Deutschland, BSI C5 Testat).
• Suchen Sie nach versteckten Anforderungen in den Vorbemerkungen oder im Vertragstext (EVB-IT Systemvertrag).

Wann sollten Sie Ihr Angebot überprüfen? Denken Sie daran: Der Auftraggeber darf Sie nicht nachfordern, wenn Sie eine Muss-Anforderung vergessen haben. Die Bitkom Akademie betont, dass die Sorgfalt bei der ersten Einreichung über den Erfolg entscheidet. Lassen Sie uns realistisch sein: Nutzen Sie interne Reviews, bei denen ein Kollege die Rolle des kritischen Prüfers übernimmt und versucht, Ihr Angebot „auszuschließen“.

Beachten Sie auch die rechtliche Verbindlichkeit Ihrer Antworten. Was Sie im Funktionskatalog zusichern, wird später Vertragsbestandteil. Rechtsexperten von BBH weisen darauf hin, dass falsche Zusicherungen zu Schadensersatzforderungen oder zur Kündigung führen können. Seien Sie also ehrlich, aber verkaufen Sie Ihre Lösung so vorteilhaft wie möglich im Rahmen der Wahrheit.

Die Bewertungsmatrix entschlüsseln: Wie Punkte vergeben werden

Was ist die Bewertungsmatrix? Sie ist oft der entscheidende Faktor für Ihren Erfolg. Sie legt fest, wie Preis und Leistung zueinander ins Verhältnis gesetzt werden. Wie das BMWK in der UfAB darlegt, sind verschiedene Methoden möglich, wobei die „erweiterte Richtwertmethode“ sehr verbreitet ist. Hierbei wird eine Kennzahl (Z) aus Leistungspunkten (L) und Preis (P) errechnet.

Oft sehen Sie eine Gewichtung wie 60 % Leistung und 40 % Preis. Warum ist das wichtig? Das klingt zunächst so, als ob die Qualität dominiert. Vergabe24 erläutert jedoch, dass der Preis durch die mathematischen Formeln oft einen stärkeren Hebel hat, als die Prozentzahl vermuten lässt. Wenn Sie bemerken, dass alle Anbieter technisch sehr nah beieinander liegen (zum Beispiel erreichen alle 90 bis 95 % der Leistungspunkte), entscheidet am Ende doch der Preis.

Hier ist eine Übersicht, wie Sie die Matrix analysieren:

• Gewichtung der Unterkriterien: Welche Funktionsbereiche bringen die meisten Punkte? Konzentrieren Sie sich bei der Ausarbeitung besonders darauf.
• Interpolationsmethoden: Wie funktioniert die Punktevergabe? Wird linear interpoliert? Das bedeutet, der Beste bekommt die volle Punktzahl, der Schlechteste 0.
• K.O.-Schwellen in der B-Wertung: Manchmal müssen Sie in jedem Teilbereich mindestens 50 % der Punkte erreichen, um nicht ausgeschlossen zu werden.

Wenn Sie diese Mechanik genau verstehen, können Sie Ihr Angebot strategisch bepreisen („Bid Strategy“). Der Staatsanzeiger Blog rät in einer Analyse dazu, Szenarien zu rechnen: „Was passiert, wenn wir 10 % teurer sind, aber dafür 5 Leistungspunkte mehr holen?“ Einschlägige Experten für Vergaberecht bestätigen, dass sich der höhere Preis oft nicht lohnt, wenn die Formel den Preis stark gewichtet.

Integrationsanforderungen und Schnittstellen

Wie funktioniert die Anbindung in der Praxis? Moderne Software existiert nicht im Vakuum. Wenn Sie sich öffentliche Ausschreibungen ansehen, werden Sie feststellen, dass Auftraggeber fast immer die Integration in bestehende Landschaften fordern. Laut dem BSI gelten hierfür oft strenge Standards, insbesondere wenn es um Cloud-Dienste geht (C5-Kriterienkatalog). Aktuelle Marktanalysen der Bitkom bestätigen zudem, dass typische Anforderungen meist die Anbindung an Verzeichnisdienste (LDAP/AD), Single Sign-On (SSO) oder Fachverfahren über REST-APIs betreffen.

Was sind die versteckten Kostenfallen? Hier lauern oft unerwartete Aufwände. Fachartikel für Entwickler berichten, dass Begriffe wie „Standard-Schnittstelle“ in Ausschreibungen oft irreführend sind. Hier ist ein wichtiger Tipp: Analysieren Sie genau. Muss die Schnittstelle nur vorhanden sein, oder schulden Sie die konkrete Anbindung an ein 20 Jahre altes Legacy-System? Studien zur IT-Beschaffung zeigen, dass Letzteres ein massiver Kostentreiber ist, den Sie im Angebot einkalkulieren müssen. Prüfen Sie auch die EVB-IT Klauseln zu Datenmigration und Exportformaten - Experten für Vergaberecht weisen darauf hin, dass diese oft entscheidend für die Bewertung der „Zukunftsfähigkeit“ Ihrer Lösung sind.

Die Teststellung: Der Moment der Wahrheit

Was ist eine Teststellung? Eine Teststellung (Proof of Concept / PoC) ist die praktische Überprüfung von Software im Vergabeverfahren, um die Leistungsfähigkeit zu verifizieren. Laut Vergabe24 ist dies die kritische Phase, in der Sie beweisen müssen, dass Ihre Lösung den Anforderungen real standhält. Dabei wird zwischen der „verifizierenden Teststellung“ (Funktionsprüfung) und der „wertenden Teststellung“ (Usability-Bewertung) unterschieden.

Wie läuft eine Teststellung ab? Der Prozess folgt meist einem strengen Drehbuch. Sie erhalten Testdaten und Testfälle (Use Cases), die Sie live vorführen oder in einer Sandbox-Umgebung bereitstellen müssen. Die UfAB gibt vor, dass diese Tests objektiv und nachvollziehbar sein müssen. Das bedeutet für Sie: Bereiten Sie sich minutiös vor. Wenn Sie hier patzen, ist der Vorführeffekt nicht nur peinlich, sondern teuer.

Wie können Sie überzeugen? Hier sind Strategien, die Ihre Erfolgschancen erhöhen:

• Skript-Treue: Halten Sie sich exakt an die vorgegebenen Testfälle. Wenn der Auftraggeber sehen will, wie man einen Nutzer anlegt, zeigen Sie genau das. Analysen von Gartner zeigen oft, dass PoCs scheitern, weil Anbieter den Fokus verlieren. Springen Sie also nicht zu „coolen Features“, die nicht gefragt wurden.
• Datenvorbereitung: Nutzen Sie, wenn erlaubt, vorbefüllte Daten. Aber Vorsicht: Bitkom Leitfäden weisen darauf hin, dass Manipulationen oder „Hardcoding“ zum sofortigen Ausschluss führen.
• Usability als Zünglein an der Waage: Bei wertenden Teststellungen vergeben oft die zukünftigen Anwender Punkte. Eine intuitive Oberfläche kann hier technische Defizite wettmachen.

Wann lohnt sich der Aufwand? Die Kosten werden oft übersehen, da eine Teststellung in der Regel nicht vergütet wird. Experten von ibau raten dazu, diesen Aufwand als Vertriebskosten (Cost of Sales) intern genau zu tracken. Wenn eine Ausschreibung eine zweiwöchige Teststellung fordert, das Volumen aber gering ist, sollten Sie die Teilnahme kritisch hinterfragen.

Warum ist die Performance entscheidend? Die Teststellung dient oft der Überprüfung von Antwortzeiten. Asana beschreibt in Best Practices, dass nicht-funktionale Anforderungen wie Ladezeiten hier live gemessen werden. Zudem fordern BSI-Standards oft hohe Sicherheits- und Stabilitätsniveaus. Stellen Sie sicher, dass Ihre Demo-Umgebung auf performanter Hardware läuft. Ein langsames System wird oft subjektiv als „schlecht“ bewertet.

Was sollten Sie dokumentieren? Wenn die Prüfer nicken, heißt das noch nichts. Das Kompetenzzentrum für innovative Beschaffung (KOINNO) empfiehlt dringend, Protokolle der Teststellung vom Auftraggeber gegenzeichnen zu lassen. Das ist Ihre Versicherung, falls im Absageschreiben später behauptet wird, eine Funktion hätte nicht funktioniert.

Referenzbesuche und strategische Bedeutung

Warum sind Referenzen so wichtig? Neben der Teststellung sind sie entscheidend für die Validierung. Wenn Sie sich auf Ausschreibungen bewerben, werden Sie feststellen, dass Auftraggeber oft „vergleichbare Projekte“ fordern. Das Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk betont, dass Referenzen Vertrauen schaffen, das durch reine Papierform nicht ersetzbar ist. In großen Ausschreibungen kann der Auftraggeber sogar Referenzbesuche oder Telefoninterviews mit Ihren Bestandskunden verlangen.

Wie gehen Sie dabei am besten vor und was sind die Auswahlkriterien? Hier ist eine Übersicht, wie Sie Ihre Referenzen strategisch auswählen können:

• Vergleichbarkeit: Die Referenz muss in Volumen und Komplexität ähnlich sein. Laut der UfAB 2018 müssen Projekte hinsichtlich der fachlichen und technischen Anforderungen vergleichbar sein. Ein 10-User-Projekt hilft nicht bei einer 10.000-User-Ausschreibung.
• Aktualität: Vergaberechtliche Vorgaben begrenzen Referenzen oft auf die letzten drei Jahre.
• Zufriedenheit: Bereiten Sie Ihre Referenzkunden vor. Sie müssen wissen, dass ein Anruf kommen könnte und worauf es ankommt.

Wie können Sie Risiken minimieren? Unterschätzen Sie diesen Aspekt nicht. Berichte des Bitkom zeigen, dass eine schlechte Auskunft eines Referenzkunden eine ansonsten perfekte Bewerbung ruinieren kann. Das ist der Grund, warum Sie Ihre Kundenbeziehungen aktiv pflegen sollten, auch im Hinblick auf zukünftige Ausschreibungen.