IT-Ausschreibung Leistungsverzeichnis verstehen: Der Schlüssel zum Zuschlag

Was ist ein IT-Leistungsverzeichnis und warum scheitern viele daran?

Was ist ein Leistungsverzeichnis? Das LV ist weit mehr als nur eine Liste von gewünschten Features. Es ist die rechtlich bindende Basis für Ihr Angebot und den späteren Vertrag. Wie Lexware in einer Analyse betont, dient das LV dazu, die Leistungsanforderungen so transparent zu kommunizieren, dass Bieter eine realistische Preiskalkulation erstellen können. Wenn Sie jedoch genau hinsehen, erkennen Sie oft das Problem: Die Diskrepanz zwischen technischer Realität und vergaberechtlicher Formulierung.

Was sind die Bestandteile eines Leistungsverzeichnisses? Laut dem Digital-Ratgeber von IONOS hilft eine klare Strukturierung bei der Bearbeitung enorm. In der Praxis können Sie drei Komponenten isoliert betrachten:

• Die Leistungsbeschreibung: Der textliche Teil, der das „Was“ und „Wie“ beschreibt.
• Das Mengengerüst: Die quantitativen Anforderungen (z.B. Anzahl der User, Server, Standorte).
• Die Kriterien-Matrix: Die Aufteilung in Ausschlusskriterien (Muss) und Bewertungskriterien (Soll/Wie).

Warum scheitern IT-Dienstleister oft? Viele scheitern nicht an ihrer fachlichen Kompetenz, sondern an der formalen Interpretation dieser Dokumente. Untersuchungen von Vergabe24 legen nahe, dass Formfehler eine der häufigsten Ursachen für den Ausschluss sind. Ein Urteil des OLG Celle zeigt, dass Bieter sogar verpflichtet sind, erkennbare Fehler oder Lücken im Leistungsverzeichnis vor Angebotsabgabe zu rügen. Wenn Sie Unklarheiten ignorieren, können Sie später keine Nachforderungen stellen. Das Verständnis des LVs ist also nicht nur eine technische, sondern eine entscheidende strategische Aufgabe.

EVB-IT Verträge entschlüsselt: Welches Haftungsrisiko gehen Sie ein?

Was ist der häufigste Fehler bei der Analyse von IT-Ausschreibungen? Oft ist es der alleinige Fokus auf technische Specs, während vertragliche Rahmenbedingungen ignoriert werden. Dabei geben die „Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen“ (EVB-IT) den Takt vor. Laut einer Übersicht der ibau GmbH existieren über 10 verschiedene EVB-IT Vertragstypen, die jeweils völlig unterschiedliche Risikoprofile bedeuten. Das ist entscheidend, um schon beim ersten Sichten zu erkennen, worauf Sie sich einlassen.

Wie unterscheiden sich Dienstvertrag und Werkvertrag eigentlich? Der wichtigste Unterschied liegt in der Erfolgsgeschuldetheit. Experten von d.velop erläutern, dass beim EVB-IT Dienstleistung lediglich das Bemühen um Leistungserbringung geschuldet wird. Wie Berichte des Vergabeblog oft bestätigen, werden Sie hier für Ihre Zeit bezahlt, und das Haftungsrisiko ist überschaubar. Ganz anders sieht es beim EVB-IT System aus. Hier schulden Sie einen konkreten Erfolg. Wenn Sie am Tag der Abnahme nicht wie spezifiziert liefern, fließt kein Geld.

Warum ist der EVB-IT Cloud bei modernen Projekten so relevant? Das Bundesministerium des Innern (BMI) hat hierfür spezifische Regelungen zu Datensouveränität und Verfügbarkeit eingeführt. Hier ist Vorsicht geboten: Wenn eine Ausschreibung Cloud-Leistungen fordert, aber fälschlicherweise einen alten EVB-IT Instandhaltung zugrunde legt, müssen bei Ihnen die Alarmglocken schrillen. Solche Diskrepanzen sind klassische Kandidaten für Bieterfragen.

Wo können versteckte Kostenfallen lauern? Ein kritischer Punkt sind die Haftungsobergrenzen. Rechtsanwälte von Abante weisen darauf hin, dass in den „Besonderen Vertragsbedingungen“ oft von den Standard-Haftungsregeln abgewichen wird. Analysen von IT-Business legen nahe, dass gerade bei Systemverträgen eine übersehene Klausel existenzbedrohend sein kann, wenn Sie als Generalunternehmer haften.

Wie können Sie sicherstellen, dass Sie nichts übersehen? Lassen Sie uns bei der Analyse des Leistungsverzeichnisses folgende Fragen klären:

• Handelt es sich um einen Dienstvertrag (Zeit gegen Geld) oder Werkvertrag (Erfolg geschuldet)?
• Sind die AGB der EVB-IT durch individuelle Klauseln im Leistungsverzeichnis verschärft worden?
• Passen die geforderten SLAs zum gewählten Vertragstyp?

Nur wenn Sie diese juristische Ebene verstehen, können Sie die technischen Anforderungen im richtigen Kontext bewerten. Der Bitkom e.V. empfiehlt, bei Unklarheiten im Vertragstyp immer frühzeitig das Gespräch mit der Vergabestelle zu suchen, da dies oft auf einem Missverständnis auf Seiten des Beschaffers beruht.

Wie analysieren Sie technische Spezifikationen und SLAs richtig?

Nach dem rechtlichen Rahmen folgt der technische Kern: Das eigentliche Leistungsverzeichnis. Was sind die größten Fallstricke in diesem Bereich? Sie verstecken sich oft in Form von Service Level Agreements (SLAs) und funktionalen Anforderungen. Gemäß der UfAB (Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen) müssen Leistungsbeschreibungen zwar eindeutig sein, doch die Realität sieht oft anders aus. Hier ist ein wichtiger Punkt: Atlassian definiert SLAs als vertraglich vereinbarte Bedingungen für Services, wie Verfügbarkeit und Reaktionszeit. In öffentlichen Ausschreibungen sind diese jedoch oft unrealistisch hoch angesetzt, weil sie aus alten Vorlagen kopiert wurden.

Warum ist dieser Unterschied wichtig? Achten Sie besonders auf die Differenz zwischen Reaktionszeit und Wiederherstellungszeit. IT-Experten von CosH warnen davor, dass Ausschreibungen oft eine „Lösung innerhalb von 4 Stunden“ fordern, was technisch bei komplexen Ausfällen kaum garantierbar ist. Wenn Sie feststellen, dass das Leistungsverzeichnis hier keine Unterscheidung macht, müssen Sie zwingend eine Bieterfrage stellen, um „Lösung“ in „qualifizierte Reaktion“ umzudeuten oder die Pönalen (Vertragsstrafen) zu klären.

Ein kritischer Punkt ist die Produktneutralität. Wie können Sie mit diesem Anspruch umgehen? Der Bitkom Leitfaden zur produktneutralen Ausschreibung erklärt, dass öffentliche Auftraggeber keine Markennamen nennen dürfen, es sei denn, es ist technisch unumgänglich. Oft finden Sie Formulierungen wie „Typ HP ProLiant oder gleichwertig“. Das ist Ihre Chance: Wenn Sie ein Konkurrenzprodukt anbieten, müssen Sie im Leistungsverzeichnis penibel nachweisen, dass Ihr Produkt in allen relevanten Punkten „gleichwertig“ ist. ComConsult betont, dass die Beweislast für die Gleichwertigkeit beim Bieter liegt. Nutzen Sie dafür detaillierte Datenblätter und Zertifikate.

Wo können versteckte Kostenfaktoren gefunden werden? Analysieren Sie die technischen Anforderungen genau:

• Schulungen: Werden „Administratorenschulungen“ gefordert? Wie viele Tage, für wie viele Personen, und sind Reisekosten inkludiert?
• Dokumentation: Wird eine einfache Doku oder ein vollumfängliches Betriebshandbuch nach BSI-Grundschutz gefordert? Laut BSI-Standards kann der Dokumentationsaufwand hierbei erheblich steigen.
• Migration: Ist die Datenübernahme aus dem Altsystem Teil des Festpreises? Der Forum Verlag rät, hier vorsichtig zu sein, da die Datenqualität des Altsystems oft unbekannt ist.

Wie hilft eine präzise Analyse dieser Punkte? Sie schützt Sie vor der Kostenfalle „Mischkalkulation“, bei der Sie hoffen, Mehraufwände an anderer Stelle wieder reinzuholen - eine Strategie, die bei öffentlichen Aufträgen selten aufgeht.

Welche Anforderungen an Personal und Zertifizierungen sind entscheidend?

Was sind Eignungskriterien in der öffentlichen Vergabe? Neben der Technik bewerten Auftraggeber zunehmend die Eignung des Personals und die Sicherheitsprozesse. Das Portal Bund.de berichtet, dass fehlende Eignungsnachweise einer der häufigsten Ausschlussgründe sind. Dies geschieht meist über Kriterien, die vor der inhaltlichen Prüfung abgefragt werden, wobei besonders bei IT-Dienstleistungen spezifische Rollenprofile gefordert sind.

Wie wird Seniorität definiert? Im öffentlichen Sektor ist dies oft strikt an Berufsjahre gekoppelt. Die UfAB 2018 sieht vor, dass ein Senior-Berater oft mindestens 5 Jahre Projekterfahrung nachweisen muss. Das bedeutet für Sie: Ein brillanter Entwickler mit 3 Jahren Erfahrung fällt hier durch das Raster. Prüfen Sie genau, ob „Projektjahre“ oder „Jahre seit Studienabschluss“ gefordert werden. Wenn Sie das Personal nicht intern haben, können Sie auf die „Eignungsleihe“ zurückgreifen. Rechtsexperten von Heuking weisen jedoch darauf hin, dass Sie für diese externen Ressourcen bereits bei Angebotsabgabe Verpflichtungserklärungen vorlegen müssen.

Was ist der Unterschied zwischen ISO 27001 und BSI C5? Ein weiterer wichtiger Punkt sind Zertifizierungen. Advanta vergleicht hier oft ISO 27001 und BSI C5. Während ISO 27001 das Managementsystem für Informationssicherheit beschreibt, ist der C5-Katalog des BSI spezifisch für Cloud-Anbieter relevant. Hier ist ein entscheidender Faktor: Das BSI selbst stellt klar, dass für viele Bundesbehörden C5 mittlerweile ein Muss-Kriterium ist. Wenn im Leistungsverzeichnis „BSI C5 Testat Typ 2“ gefordert wird, reicht ein einfaches ISO-Zertifikat nicht aus.

Wann sind herstellerspezifische Zertifikate zulässig? Auch produktspezifische Zertifikate wie „Microsoft Gold Partner“ werden oft genutzt. Hier müssen Sie aufpassen: Der Bitkom kritisiert regelmäßig, dass solche Forderungen den Wettbewerb verzerren können. Wenn Sie eine gleichwertige Qualifikation haben, müssen Sie dies aktiv beweisen. Ignorieren Sie solche Anforderungen niemals in der Hoffnung, dass „es schon passen wird“.

Lassen Sie uns die wichtigsten Punkte im Bereich Personal und Eignung prüfen. Erfahrene Vergabepraxis zeigt, dass Sie folgende Aspekte im Leistungsverzeichnis kontrollieren sollten:

• Rollenprofile: Erfüllen meine Mitarbeiter die formalen Anforderungen an Berufsjahre und Ausbildung?
• Referenzen: Habe ich die geforderten 3 Referenzprojekte der letzten 3 Jahre mit vergleichbarem Volumen?
• Unternehmenszertifikate: Liegen ISO 9001, ISO 27001 oder BSI C5 im geforderten Gültigkeitsbereich vor?
• Sprachkenntnisse: Wird „Deutsch verhandlungssicher (C1/C2)“ für alle Projektmitarbeiter gefordert?

Eine ehrliche Analyse schützt Sie vor peinlichen Rückfragen. Warum ist das wichtig? Auf dem IT-Vergabetag 2025 wurde betont, dass die öffentliche Hand hier strenger prüft, um die digitale Souveränität und Sicherheit zu gewährleisten.

Wie nutzen Sie Bieterfragen strategisch zu Ihrem Vorteil?

Warum ist der Dialog mit der Vergabestelle so entscheidend? Viele Bieter sehen die Möglichkeit, Fragen zum Leistungsverzeichnis zu stellen, als lästige Pflicht. Dabei ist es eines Ihrer mächtigsten Werkzeuge. Laut einer Analyse von ibau ist fehlende Kommunikation einer der häufigsten Fehler. Wenn Sie eine Anforderung im Leistungsverzeichnis als mehrdeutig, widersprüchlich oder technisch veraltet erkannt haben, müssen Sie fragen.

Wie können Sie Fragen strategisch nutzen? Hier ist der Ansatz, um sich Vorteile zu verschaffen:

• Wettbewerber ausbremsen: Indem Sie auf strenge Standards (z. B. BSI-Grundschutz) hinweisen, die Billiganbieter nicht erfüllen.
• Das Leistungsverzeichnis öffnen: Indem Sie fragen, ob auch eine alternative, modernere Technologie zugelassen wird (Nebenangebot).
• Haftungsrisiken minimieren: Indem Sie unklare SLAs („100 % Verfügbarkeit“) offiziell korrigieren lassen.

Wie sollten Sie Ihre Fragen konkret formulieren? Das Deutsche Vergabeportal (DTVP) berichtet, dass Sie so präzise wie möglich sein sollten. Zudem weisen Experten von Vergabe24 darauf hin, immer auf die konkrete Ziffer im Leistungsverzeichnis zu referenzieren. Denken Sie daran: Die Antworten werden allen Bietern anonymisiert zur Verfügung gestellt. Formulieren Sie also so, dass Sie keine Betriebsgeheimnisse oder Ihre Lösungsstrategie verraten.

Fazit: Systematik schlägt Bauchgefühl

Was ist der Schlüssel zum Erfolg bei öffentlichen Aufträgen? Das Verstehen eines IT-Leistungsverzeichnisses ist keine Geheimwissenschaft, sondern ein strukturiertes Handwerk. Wenn Sie die EVB-IT Vertragstypen kennen und SLAs auf ihre wirtschaftliche Machbarkeit prüfen, sichern Sie sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Nach Angaben des Bundesministeriums des Innern (BMI) bilden diese Standards das Rückgrat der fairen IT-Beschaffung. Warum ist das relevant? Der Bitkom prognostiziert im Vergabetransformationspaket, dass Ausschreibungen zwar digitaler, aber inhaltlich nicht weniger komplex werden. Hier ist ein Tipp: Nutzen Sie moderne Tools, um das „Behördendeutsch“ zu entschlüsseln. Laut der UfAB (Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen) reduziert eine klare Strukturierung dabei signifikant die Fehlerquote. Am Ende gewinnt nicht immer der billigste Anbieter, sondern derjenige, der das Leistungsverzeichnis am besten verstanden hat.