IT-Ausschreibung bewerten lohnt sich: Der Weg zur profitablen Bid/No-Bid Entscheidung

Die Ökonomie des Bietens: Warum „Dabeisein“ nicht alles ist

Seien wir ehrlich: Der Glaube, man müsse bei jeder passenden Ausschreibung „den Hut in den Ring werfen“, ist in der IT-Branche weit verbreitet. Warum schadet dieser reaktive Ansatz Ihrem Unternehmen? Diese Strategie ignoriert die massiven Opportunitätskosten. Experten für Proposal Management warnen davor, dass reaktives Bieten ohne Qualifizierung die Vertriebseffizienz drastisch senkt. Laut einer Analyse des Harvard Business Review verschwenden Vertriebsteams oft wertvolle Zeit mit unqualifizierten Leads, anstatt sich auf gewinnbringende Chancen zu fokussieren. Wenn Ihr Presales-Team an einem aussichtslosen Angebot schreibt, kann es sich schlichtweg nicht um Bestandskunden oder qualifizierte Leads kümmern.

Was sagen die Daten dazu? Daten von DOKULOG zeigen, dass bei rund 27 % der öffentlichen Ausschreibungen nur ein einziges Angebot eingeht. Wie können Sie diese „Goldnuggets“ identifizieren? Das ist Ihre Chance - aber nur, wenn Sie selektiv vorgehen, anstatt Ihre Zeit mit stark umkämpften Standard-Ausschreibungen zu verschwenden. Berichte der APMP bestätigen, dass eine strikte Bid/No-Bid-Entscheidung die Gewinnrate signifikant steigern kann. Eine Bewertung lohnt sich also doppelt: Sie vermeiden Kosten für verlorene Bids und erhöhen die Qualität der Angebote, die Sie tatsächlich abgeben. Wenn Sie die Forrester Benchmarks betrachten, werden Sie feststellen, dass Top-Performer ihre Ressourcen auf weniger, aber passendere Opportunities konzentrieren.

Das 4-Säulen-Bewertungsframework für IT-Ausschreibungen

Was sind die vier Säulen eines soliden Scoring-Modells? Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, reicht ein Bauchgefühl nicht aus. Laut Harvard Business Review reduziert datengestützte Entscheidungsfindung das Risiko bei Projektzusagen erheblich. Erfolgreiche IT-Dienstleister nutzen daher strukturierte Scoring-Modelle. Ein solides Framework basiert auf vier zentralen Säulen, wobei jede Säule mit K.O.-Kriterien und gewichteten Punkten bewertet werden sollte.

1. Technology-Fit (Technische Passung)

Das ist oft das härteste Kriterium. Wie beeinflusst die technische Passung Ihre Erfolgschancen? Passt die geforderte Technologie nicht zu Ihrem Kern-Stack, sinkt die Marge. Gartner prognostiziert, dass spezialisierte Technologien weiter an Bedeutung gewinnen. Wenn eine Ausschreibung explizit „Senior Java-Entwickler mit 5 Jahren Spring-Boot-Erfahrung“ fordert, Sie aber primär ein .NET-Haus sind, ist das Risiko zu hoch. Selbst wenn Sie theoretisch umschulen könnten: In der Bewertung zählt die beweisbare Exzellenz.

• K.O.-Frage: Können wir 80% der Muss-Anforderungen (A-Kriterien) mit bestehenden Standard-Lösungen oder vorhandenem Code abdecken?
• Bewertung: Vergeben Sie Punkte für vorhandene Blueprints oder Module, die die Implementierungszeit verkürzen.

2. Personalverfügbarkeit (Resource Readiness)

Warum ist die Ressourcenverfügbarkeit oft der größte Showstopper? Laut Bitkom fehlten 2023 rund 149.000 IT-Fachkräfte in Deutschland. Eine Ausschreibung zu gewinnen, für die Sie das Personal erst noch rekrutieren müssen, ist ein Himmelfahrtskommando. Öffentliche Auftraggeber fordern oft namentlich benannte Berater mit Lebenslauf. Wenn diese Personen zum Projektstart nicht verfügbar sind, drohen Vertragsstrafen.

Ein realistisches Szenario: Der Projektstart ist in 4 Wochen. Ihre Auslastung liegt bei 95%. Deltek-Benchmarks berichten, dass eine Auslastung über 80% wenig Spielraum für Ad-hoc-Projekte lässt. Bewerten Sie hier streng: Haben wir die Köpfe jetzt oder können wir sie sicher über Partner (Subunternehmer) beschaffen?

3. Zertifizierungen und Compliance

Im Behördenumfeld (B2G) sind Zertifikate die Eintrittskarte. Wenn Sie keine ISO 27001 oder das BSI-C5-Testat für Ihre Cloud-Lösung vorweisen können, haben Sie oft schlechte Karten. Das Beschaffungsamt des BMI macht hier selten Ausnahmen. Forschung von ISO.org unterstreicht, dass zertifizierte Managementsysteme zunehmend als zwingende Eignungskriterien gelten. Eine gründliche Analyse der Vergabeunterlagen ist entscheidend.

• Beispiel: Eine Kommune schreibt Cloud-Services aus und fordert Serverstandort Deutschland sowie BSI-Grundschutz-Zertifizierung. Ein US-Hyperscaler ohne entsprechendes Testat fällt sofort raus.
• Tipp: Prüfen Sie auch die geforderten Haftpflichtversicherungssummen. Sind diese für Ihre Unternehmensgröße machbar?

4. Referenzlage (Past Performance)

„Haben Sie das schon mal gemacht?“ ist die wichtigste Frage des Einkäufers. Doch was sind eigentlich „vergleichbare Referenzen“? Die EVB-IT-Verträge und das Vergaberecht fordern meist zwei bis drei Projekte aus den letzten drei Jahren. Vergabe24 berichtet, dass mangelnde Vergleichbarkeit ein häufiger Ausschlussgrund ist. „Vergleichbar“ bedeutet: Ähnliches Volumen, ähnliche Technologie, ähnlicher Kunde. Wenn Sie bisher nur Webseiten für Mittelständler gebaut haben, wird Ihre Referenz für ein Bundesportal-Projekt nicht anerkannt werden.

Bewerten Sie Ihre Referenzen kritisch: Decken sie das geforderte Volumen ab? Sind die Ansprechpartner bei den Referenzkunden erreichbar und gewillt, positiv über Sie zu sprechen? Eine schwache Referenzlage führt fast immer zum Ausschluss im Teilnahmewettbewerb.

Nur wenn Sie in allen vier Säulen „Grün“ oder ein starkes „Gelb“ sehen, lohnt sich der nächste Schritt in die kaufmännische Bewertung.

Wettbewerbsanalyse: Kennen Sie Ihren Gegner?

Bevor Sie Zeit in die Kalkulation stecken, müssen Sie die Wettbewerbssituation verstehen. Warum ist das so wichtig? Im öffentlichen Dienst gibt es oft den sogenannten „Platzhirsch“ - einen Dienstleister, der die Systeme seit Jahren betreut. Analysen von cosinex zeigen, dass Auftraggeber oft Ausschreibungen so formulieren, dass sie dem Bestandslieferanten in die Hände spielen, ohne das Vergaberecht offen zu verletzen.

Was sind die typischen Warnsignale in den Ausschreibungsunterlagen? Laut Experten von Vergabe24 sollten Sie besonders vorsichtig sein, wenn Sie folgende Muster erkennen. Hier ist, worauf Sie achten sollten:

• Sehr spezifische Technologie-Stacks, die nur ein Anbieter beherrscht (z.B. eine Nischen-Software).
• Extrem kurze Fristen für die Projektumsetzung, die ohne Vorwissen kaum haltbar sind.
• Anforderungen an Prozesswissen, das extern kaum verfügbar ist.

Wenn Sie solche Muster erkennen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Ausschreibung nur pro forma veröffentlicht wurde. Bidhive empfiehlt in solchen Fällen oft eine „No-Bid“-Entscheidung. Auch Harvard Business Review berichtet, dass der strategische Rückzug oft sinnvoller ist, es sei denn, Sie haben eine strategisch überlegene Lösung, die den Auftraggeber zum Wechsel zwingt. Wie können Sie prüfen, wer den Zuschlag beim letzten Mal erhalten hat? Nutzen Sie Plattformen und Bekanntmachungen. Ist der Amtsinhaber bekannt für aggressive Preise? Dann müssen Sie sich fragen, ob Sie diesen Preiskampf mitgehen wollen.

Wirtschaftlichkeitsprüfung: Die Falle im Kleingedruckten

Was ist eine Commercial Review? Eine Commercial Review ist die systematische Bewertung wirtschaftlicher und rechtlicher Risiken vor der Angebotsabgabe. Laut dem Digitalverband Bitkom verhindert sie finanzielle Verluste durch unentdeckte Kostenfallen in komplexen Verträgen. Sie ist entscheidend, um Haftungsrisiken in EVB-IT-Verträgen frühzeitig zu erkennen und die Projektmarge langfristig zu sichern.

Das Risiko der EVB-IT Verträge

Die „Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen“ (EVB-IT) sind der Standard im deutschen Behördengeschäft. Doch wie unterscheiden sich die Vertragstypen? Es gibt gravierende Unterschiede zwischen einem EVB-IT Dienstvertrag und einem EVB-IT Erstellungsvertrag. Wie das Bundesministerium des Innern berichtet, werden Sie beim Dienstvertrag (Time & Material) nach Aufwand bezahlt und schulden „nur“ das Tätigwerden, während Sie beim Erstellungsvertrag (Werkvertrag) ein funktionierendes Werk zum Festpreis schulden.

Das Risiko beim Werkvertrag ist viel höher. Wenn Sie den Aufwand falsch schätzen, zahlen Sie drauf. Rechtsexperten warnen zudem vor den Haftungsklauseln. In vielen EVB-IT-Verträgen ist die Haftung für Verzug oder Mängel streng geregelt. Hier ist ein wichtiger Tipp: Prüfen Sie, ob es eine Obergrenze für Vertragsstrafen (Pönalen) gibt. Üblich sind 5-10% des Auftragswertes. Fehlt diese Deckelung, ist das ein absolutes No-Go für Ihr Risikomanagement.

Versteckte Kosten in der Kalkulation

Was sind die häufigsten versteckten Kosten? Ein Fehler ist die reine Betrachtung der Tagessätze. IT-Benchmarks von Metrics zeigen, dass die Overhead-Kosten bei öffentlichen Aufträgen oft unterschätzt werden. Hier ist, was Sie in Ihrer Marge berücksichtigen sollten:

• Dokumentationsaufwand: Behörden fordern oft extrem detaillierte Berichte und Handbücher.
• Reisezeiten: Sind diese vergütbar oder mit dem Tagessatz abgegolten?
• Sicherheitsüberprüfungen: Die Sicherheitsüberprüfung (SÜ2/SÜ3) Ihrer Mitarbeiter kostet Zeit und Geld.
• Zahlungsziele: Die öffentliche Hand zahlt sicher, aber oft langsam (30-60 Tage nach Abnahme). Das belastet Ihren Cashflow.

Preisblatt-Strategie

Im Preisblatt müssen Sie oft Mischkalkulationen anstellen. Ein Senior-Architect kostet beispielsweise 1.500 € am Tag, der Junior-Entwickler 600 €. Wenn Sie einen „Blended Rate“ anbieten müssen, ist die Kenntnis Ihres Personalmixes essenziell. Kalkulations-Experten raten, immer einen Risikopuffer von 10-15% für unvorhergesehene Mehraufwände („Scope Creep“) einzupreisen. Warum ist das wichtig? Besonders bei Festpreisprojekten fressen Änderungen schnell den Gewinn auf. Studien der Harvard Business Review bestätigen, dass Projekte ohne Puffer überproportional oft das Budget sprengen. Wenn Ihre kalkulierte Marge unter 20% fällt, sollten Sie sich fragen: Lohnt sich der Stress? In der aktuellen Marktlage mit steigenden IT-Budgets laut Gartner finden Sie vielleicht lukrativere Projekte in der freien Wirtschaft.

Indexierung und Inflation

Wie beeinflusst die Inflation langfristige Verträge? Bei Rahmenverträgen über 4 Jahre ist die Inflation ein Margenkiller. Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes steigen die Lohnnebenkosten kontinuierlich an. Achten Sie darauf, ob der Vertrag eine Preisanpassungsklausel (Wertsicherungsklausel) enthält. Ohne diese Klausel sind Sie vier Jahre lang an Ihre heutigen Preise gebunden, während Ihre Personalkosten durch Gehaltssteigerungen jährlich wachsen. Das kann einen profitablen Vertrag im dritten Jahr ins Minus drehen.

Implementierung: Vom Bauchgefühl zur Matrix

Wie wenden Sie das konkret an? Hier ist der beste Weg: Erstellen Sie eine standardisierte „Bid/No-Bid Matrix“. Laut HubSpot reicht eine einfache Excel-Tabelle oder ein Workflow in Ihrem CRM oft aus, um sofort Struktur in den Prozess zu bringen. Inventive AI schlägt vor, jedem Kriterium (Tech, Staff, Commercial) eine Gewichtung zu geben.

Wie funktionieren die Schwellenwerte? Definieren Sie klare Grenzen, um Entscheidungen zu beschleunigen:

• Score < 50: Sofortiges No-Bid. Wenn Sie hier landen: Keine Diskussion.
• Score 50-75: Diskussion im Management-Team. Gibt es strategische Gründe (z.B. Markteintritt), trotzdem zu bieten?
• Score > 75: Bid. Ressourcen sofort freigeben.

Warum ist Automatisierung entscheidend? Tools wie BidFix helfen hier, indem sie Ausschreibungsunterlagen mittels KI scannen und kritische Passagen (z.B. Pönalen, Tech-Stack) automatisch hervorheben. Daten von Gartner zeigen, dass dies die Bewertung von Stunden auf Minuten beschleunigt. YPSOD empfiehlt zudem, die Entscheidung nicht alleine zu treffen. Ein „4-Augen-Prinzip“ zwischen Vertrieb (will Umsatz) und Delivery (muss liefern) sorgt für Realismus.