Bildungsausschreibungen bewerten: Pädagogischer Fit und Skalierbarkeit

Der Status Quo: DigitalPakt 2.0 und die neue Marktrealität

Die öffentliche Vergabe im Bildungsbereich hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Warum ist dieser Wandel so entscheidend? Während der erste DigitalPakt Schule vor allem auf die technische Vernetzung (WLAN, Verkabelung) und Endgeräte setzte, verschiebt sich der Fokus nun auf nachhaltige Nutzungskonzepte und Software-Ökosysteme. Das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) hat mit dem DigitalPakt 2.0 eine Fortführung der Förderung ab 2026 in Aussicht gestellt. Wie die Kultusministerkonferenz (KMK) berichtet, wird der Schwerpunkt dabei stärker auf Wartung, Administration und pädagogischer Einbettung liegen.

Was bedeutet das für Sie als Anbieter? Die Bewertung von Ausschreibungsunterlagen wird komplexer. Reine Formalien, wie sie etwa im Impressum stehen, sind nur der Anfang. Hier ist der entscheidende Punkt: Schulträger und Kommunen haben aus der ersten Phase gelernt. Sie schreiben nun detaillierter aus und verlangen Lösungen, die keine isolierten "Insellösungen" sind, sondern sich in eine bunte Systemlandschaft integrieren lassen. Wie können Sie diese Anforderungen erfüllen? Bitkom-Studien zeigen, dass Interoperabilität und langfristige Support-Konzepte zu den wichtigsten Zuschlagskriterien werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Finanzierungssicherheit. Wann sollten Sie besonders vorsichtig sein? In der Übergangsphase bis zum Start des DigitalPakt 2.0 müssen Sie genau prüfen, ob die ausgeschriebenen Projekte finanziell gesichert sind. Nach Angaben des Deutschen Städtetags ist die kommunale Vorfinanzierung oft eine Herausforderung. Wie hilft Ihnen eine genaue Analyse? Sie ermöglicht es Ihnen, "Geisterprojekte" frühzeitig zu erkennen und Ihre Ressourcen auf echte Chancen zu konzentrieren. Wenn Sie diese Marktdynamik verstehen, können Sie Ihre Angebotsstrategie anpassen und sich als strategischer Partner statt nur als Lieferant positionieren.

Das Bewertungs-Framework: Pädagogischer Fit und technische Integration

Wie können Anbieter die Erfolgswahrscheinlichkeit einer EdTech-Ausschreibung realistisch einschätzen? Um dies zu tun, benötigen Sie ein solides Bewertungs-Framework. Hier ist der Punkt: Es reicht nicht, technische Spezifikationen zu erfüllen („Check-the-Box“-Mentalität). Stattdessen muss die Lösung tiefgreifende pädagogische und integrative Anforderungen abdecken. Die Initiative VIDIS (Vermittlungsdienst für das digitale Identitätsmanagement in Schulen) zeigt, wohin die Reise geht: Einmalige Anmeldung (Single Sign-On) für alle Bildungsangebote. Wer hier keine Schnittstellen bietet, wird oft schon in der Vorprüfung ausgesortiert.

Der pädagogische Fit ist oft das Zünglein an der Waage. Öffentliche Auftraggeber, beraten durch Medienzentren und pädagogische Landesinstitute, prüfen genau, ob eine Software didaktische Mehrwerte bietet. Unterstützt die Lösung binnendifferenziertes Lernen? Wenn Sie die Strategie „Bildung in der digitalen Welt“ betrachten, die die Kultusministerkonferenz (KMK) definiert hat, finden Sie klare Kompetenzbereiche. Eine Software, die diese Kompetenzen (z. B. Kritisches Denken, Kommunikation) nicht explizit fördert, hat schlechte Karten. Ein Beispiel: Eine reine Vokabeltrainer-App ohne adaptive Lernpfade wird in modernen Ausschreibungen oft als pädagogisch unzureichend bewertet.

Warum ist die technische Passung und Interoperabilität ein weiterer kritischer Pfeiler? Schulen sind heterogene Umgebungen mit einem Mix aus iPads, Windows-Laptops und Android-Tablets. Nach Berichten der Experten des Bitkom warnen diese regelmäßig vor proprietären Lösungen, die einen „Vendor Lock-in“ erzeugen. Ausschreibungen fordern zunehmend offene Standards wie LTI (Learning Tools Interoperability) oder xAPI. Anbieter müssen in der Lage sein, ihre Lösung nahtlos in bestehende Lernmanagementsysteme (LMS) wie Moodle, IServ oder itslearning zu integrieren. Fehlt diese Integrationsfähigkeit im Leistungsverzeichnis, ist das ein Warnsignal.

Der wohl sensibelste Bereich ist der Datenschutz (DSGVO). In keinem anderen Sektor sind die Anforderungen so strikt wie im deutschen Schulwesen. Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat mehrfach betont, dass der Einsatz von US-Cloud-Diensten an Schulen hochproblematisch ist. Bewertungskriterium Nummer eins ist hier oft der Serverstandort. Liegen die Daten in Frankfurt oder in Virginia? Wie das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) empfiehlt, sollten Anbieter proaktiv Zertifikate (z. B. BSI C5) und detaillierte Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) vorweisen können, die speziell auf den Bildungskontext zugeschnitten sind.

Was sind die konkreten Anforderungen an die Barrierefreiheit? Gemäß der BITV 2.0 (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung) müssen digitale Lehrmittel für alle Schüler zugänglich sein. Gemäß den Richtlinien, die das Bundesministerium für Arbeit und Soziales vorgibt, ist Inklusion verpflichtend. Eine Software, die nicht per Screenreader bedienbar ist oder keine kontrastreichen Modi bietet, kann formell ausgeschlossen werden. In der Bewertung einer Ausschreibung muss also geprüft werden: Fordert der Auftraggeber BITV-Konformität? Wenn ja, in welchem Umfang (z. B. WCAG 2.1 AA)?

Der pädagogische und technische Fit lässt sich in vier Kernfragen für die Bewertung einer Ausschreibung bündeln:

• Didaktik: Unterstützt die Lösung moderne Lernformate (Kollaboration, Adaptivität)?
• Integration: Existieren Schnittstellen zu Landeslösungen (VIDIS, Moodle, IServ)?
• Compliance: Ist die DSGVO-Konformität ohne Wenn und Aber gewährleistet (Serverstandort DE/EU)?
• Inklusion: Wird Barrierefreiheit (BITV 2.0) technisch vollständig umgesetzt?

Nur wenn diese Fragen positiv beantwortet werden können, lohnt sich der Aufwand einer detaillierten Angebotserstellung. Wie aktuelle Untersuchungen zeigen, belegen Studien der Bertelsmann Stiftung, dass Schulen zunehmend kritischer auswählen und "Technik um der Technik willen" ablehnen.

Skalierbarkeit und Infrastruktur: Mehr als nur Cloud

Warum ist Skalierbarkeit in Bildungsausschreibungen oft ein unterschätztes Kriterium? Es geht nicht nur darum, ob das System 500 Schüler gleichzeitig verkraftet, sondern wie es sich bei landesweiten Rollouts verhält. Hier sollten Sie genau hinsehen. Das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) empfiehlt für Schulinfrastrukturen belastbare Lastverteilungskonzepte. Zudem bestätigt die KMK-Strategie „Bildung in der digitalen Welt“, dass eine hochperformante Infrastruktur essenziell für den dauerhaften Betrieb ist. Wenn am Montagmorgen um 8:00 Uhr tausende Schüler gleichzeitig auf eine Lernplattform zugreifen, darf diese nicht in die Knie gehen.

Was sind die Anforderungen an die Mandantenfähigkeit? In der Bewertung der Ausschreibung sollten Sie unbedingt darauf achten. Schulträger verwalten oft Dutzende Schulen zentral. Eine Software muss diese Schulen logisch trennen, aber zentral administrierbar machen. Das FWU betont regelmäßig, dass zentrale Verwaltbarkeit IT-Ressourcen erheblich schont. Bitkom-Leitfäden weisen darauf hin, dass Lösungen ohne echte Mandantenfähigkeit im Betrieb massive Mehrkosten verursachen und daher in der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung abgewertet werden. Wenn Sie langfristig planen, vermeiden Sie so böse Überraschungen.

Analyse der Vergabeunterlagen: Fallstricke und K.O.-Kriterien

Die Analyse der Vergabeunterlagen ist der entscheidende Schritt vor der eigentlichen Angebotserstellung. Warum ist das so wichtig? Im Bereich EdTech und GovTech verstecken sich die größten Risiken oft im Kleingedruckten der Leistungsbeschreibungen und Vertragsentwürfe. Ein tiefes Verständnis der EVB-IT (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen) ist hier entscheidend. Der IT-Beauftragte der Bundesregierung (CIO Bund) stellt diese Standardverträge bereit, die in fast allen öffentlichen Ausschreibungen Anwendung finden. Ergänzend weist das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) darauf hin, dass Auftraggeber diese oft durch „Besondere Vertragsbedingungen“ (BVB) anpassen, was zu einseitigen Risikoverlagerungen führen kann.

Ein häufiges Problem sind unrealistische Service Level Agreements (SLAs). Schulen erwarten oft Support-Reaktionszeiten, die im Enterprise-Umfeld üblich, aber im Bildungsbereich mit seinen knappen Budgets schwer darstellbar sind. Wann sollten Sie hellhörig werden? Wenn eine Ausschreibung eine „Reaktionszeit von 30 Minuten bei Ausfällen“ fordert, aber nur ein Budget für Standard-Support bereitstellt, sollten Sie vorsichtig sein. Hier ist ein wichtiger Tipp: Rechtsexperten des Bitkom raten dazu, solche Diskrepanzen frühzeitig über Bieterfragen zu klären. Akzeptiert man solche SLAs unkommentiert, drohen bei Nichteinhaltung empfindliche Vertragsstrafen, die die Marge des gesamten Projekts vernichten können.

Achten Sie auch auf die Referenzanforderungen. Öffentliche Auftraggeber wollen Sicherheit und fordern oft Referenzen, die „in Art und Umfang vergleichbar“ sind. Hier liegt die Tücke im Detail: Wird eine Referenz über „5.000 User“ gefordert, Sie haben aber nur Projekte mit je 2.000 Usern, kann dies zum formalen Ausschluss führen. Wie können Sie das verhindern? Auftragsberatungsstellen empfehlen hier, Referenzen sehr genau auf die Formulierungen der Eignungskriterien abzustimmen oder Eignungsleihe (Subunternehmer) in Betracht zu ziehen, um die Lücke zu schließen.

Schauen Sie sich auch das Thema Open Source und Lizenzmodelle genau an. Viele Bundesländer (z.B. Schleswig-Holstein, Baden-Württemberg) verfolgen eine „Open Source First“-Strategie. Dataport, als großer IT-Dienstleister der Verwaltung, setzt stark auf quelloffene Lösungen wie Phoenix. Was bedeutet das für Ihr Lizenzmodell? Wenn eine Ausschreibung explizit „offene Standards“ fordert, haben es proprietäre Modelle schwer. Laut der OSB Alliance gewinnt die digitale Souveränität hier massiv an Bedeutung. In der Analyse muss geprüft werden: Ist das Geschäftsmodell (z.B. SaaS-Abo pro Schüler) mit den Vorgaben des Schulträgers überhaupt kompatibel? Oft werden Campus-Lizenzen oder Pauschalen bevorzugt, die administrative Hürden senken.

Auch die Exit-Strategie wird zunehmend abgefragt. Was passiert mit den Schülerdaten am Vertragsende? Wenn Sie sich die Vorgaben ansehen, fordert das BSI klare Konzepte zur Datenlöschung und -migration. Auch der Bundesbeauftragte für den Datenschutz (BfDI) warnt regelmäßig vor Vendor-Lock-in-Effekten bei fehlenden Migrationspfaden. Eine Ausschreibung, die detaillierte Migrationskonzepte für das Vertragsende verlangt, zeigt einen professionellen Auftraggeber. Fehlen diese Angaben, kann das auf einen unreifen Prozess hindeuten - oder darauf, dass der Auftraggeber sich der Komplexität nicht bewusst ist, was später zu Scope Creep führen kann.

Achten Sie schließlich auf versteckte Eignungskriterien. Manchmal werden Zertifizierungen wie ISO 27001 oder BSI C5 nicht nur für das Rechenzentrum, sondern auch für den Dienstleister selbst gefordert. Welche Standards sind relevant? Die ISO-Organisation definiert hier hohe Standards für Informationssicherheits-Managementsysteme. Ergänzend spezifiziert das BSI im C5-Kriterienkatalog Anforderungen an Cloud-Dienste. Wenn Sie diese Zertifikate nicht haben und sie nicht bis zum Stichtag erbringen können, bewerben Sie sich besser nicht. Die „No-Bid“-Entscheidung ist in solchen Fällen die wirtschaftlich sinnvollste.

Hier ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte für Ihre Analyse:

• Prüfen Sie die EVB-IT Klauseln auf Vertragsstrafen und Haftungsrisiken.
• Hinterfragen Sie unrealistische SLAs über Bieterfragen.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Referenzen exakt den Eignungskriterien entsprechen.
• Klären Sie, ob Ihr Lizenzmodell mit den Budgetvorgaben (investiv vs. konsumtiv) kompatibel ist.
• Nutzen Sie Ressourcen wie das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) für weitere Checklisten.

Eine gründliche Analyse schützt vor teuren Fehlern und fokussiert das Vertriebsteam auf die Ausschreibungen, die wirklich gewonnen werden können.

Strategische Bid/No-Bid Entscheidungen treffen

Am Ende der Analyse steht die wichtigste Entscheidung: Bieten oder nicht bieten? Wie können Sie sicherstellen, dass sich der Aufwand für Ihr Team wirklich lohnt? Im EdTech-Markt ist die Versuchung groß, auf jede Ausschreibung zu reagieren, doch Ihre Ressourcen sind begrenzt. Berichte der Association of Proposal Management Professionals (APMP) bestätigen, dass selektives Bieten die Gewinnraten signifikant erhöht. McKinsey-Analysen zum öffentlichen Sektor zeigen ebenfalls, dass erfolgreiche Anbieter eine strikte Qualifizierung durchführen. Wenn Sie eine Scorecard nutzen, die Kriterien wie pädagogischen Fit, DSGVO-Compliance und Referenzabdeckung gewichtet, werden Sie Ihre Erfolgschancen deutlich verbessern.

Warum ist der Einsatz moderner Technologie heute unverzichtbar? KI-Lösungen scannen hunderte Seiten Vergabeunterlagen in Sekunden und markieren kritische Passagen. Forrester Research berichtet, dass diese Effizienzsteigerung oft den Unterschied zwischen Gewinn und Verlust ausmacht. Gartner prognostiziert sogar, dass bis 2026 über 40 % der Bid-Prozesse durch KI automatisiert werden. Hier ist der entscheidende Vorteil für Sie: Wer schneller analysiert, hat mehr Zeit für den qualitativen Teil - und genau dort wird der Wettbewerb im Bildungssektor entschieden.