Ausschreibungen Automatisieren: Die Top 10 Tools für (öffentliche) Ausschreibungen, RFPs- und Bid-Management im Vergleich (2025)

Datum: 29. November 2025
Autor: Alexander Kohler (CEO BidFix)
Lesezeit: ca. 5 Minuten

Einleitung

Der Markt für Bid-Management hat sich durch generative KI grundlegend verändert. Unternehmen suchen heute nicht mehr nur nach Speicherplatz für Textbausteine, sondern nach Lösungen, die den gesamten Prozess automatisieren – von der Identifikation der Ausschreibung bis zum fertigen Konzept.
Die Schlagworte sind klar: Ausschreibungen (RFPs) automatisiert finden und beantworten.

Dieser Vergleich konzentriert sich auf die zehn relevantesten Anbieter für den deutschsprachigen und europäischen Markt.
Wir bewerten die Tools anhand ihrer Features, AI-Maturity, Sprachkompetenz, Integrationsfähigkeit und Compliance.

Die Auswahl der Tools

1. BidFix
2. Qvidian
3. Loopio
4. Responsive (formerly RFPIO)
5. Steerlab
6. Altura
7. AutogenAI
8. Forgent
9. Tendium
10. 1up

1. BidFix

BidFix positioniert sich als vertikal integrierte End-to-End-Lösung für den gesamten Ausschreibungsprozess in Europa. Anders als reine Datenbank-Tools deckt BidFix die komplette Wertschöpfungskette ab: Vom Finden relevanter Opportunitäten über die tiefgehende Analyse bis hin zur automatisierten Aufbereitung der Antworten in komplexen Formaten.

Analyse der Funktionen

• Frühzeitige Identifikation & Monitoring
  Finden aller nationalen und EU-weiten Ausschreibungen sowie relevanter Entscheidungsträger.
  Zusätzlich bietet das Tool eine Vorschau auf potenzielle Ausschreibungen bereits 6–12 Monate vor der eigentlichen Vergabe.

• Intelligente Analyse & Dokumentenmanagement
  Analyse von Vergabeunterlagen basierend auf dem spezifischen Unternehmenskontext, um fundierte Bid/No-Bid-Entscheidungen zu treffen.
  Passende Dokumente werden automatisch dem Abgabeordner hinzugefügt.

• Automatisierte Angebotserstellung (Proposal Writer)
  Unterstützung bei der effizienten Beantwortung von RFPs durch das beschleunigte Ausfüllen von XLS, PDF und Word.
  Ein integrierter Proposal & Concept Writer – trainiert auf über 1.000 erfolgreichen Angeboten – hilft beim Texten und passt Begleitdokumente (wie Zertifikate oder Lebensläufe) automatisch an.

Vor- und Nachteile

Pros

• End-to-End: Deckt Finden, Analysieren und Dokumentenerstellung (in XLS, PDF, Word) basierend auf Unternehmenskontext ab.
• Format-Flexibilität: Starke Verarbeitung komplexer Excel-, PDF- und Doc-Strukturen (Public & Private Tenders).
• EU/DACH Fokus: Optimiert auf europäische Vergabeprozesse, Sprachen und Compliance.

Cons

• Fokus: Stärker auf Europa & DACH ausgerichtet, weniger auf US-Marktbedürfnisse.
• DDQs & Security Questionnaires: Kein Feature zum Ausfüllen von DDQs oder Security Questionnaires, Fokus ausschließlich auf Ausschreibungen.

2. Qvidian

Qvidian (Upland Software) ist der etablierte Standard für hochregulierte Industrien. Das Tool ist darauf spezialisiert, RFPs automatisiert zu beantworten, bei denen Compliance und Revisionssicherheit oberste Priorität haben.

Analyse der Funktionen

• Dokumentenautomatisierung: Tiefe Integration in Microsoft Office und führend bei der Erstellung komplexer Word-Dokumente.
• Compliance & Bibliothek: Verwaltung von Inhalten mit strengen Verfallsdaten und Zugriffskontrollen – essenziell für Banken und Versicherungen.
• Qvidian AI Assist: KI unterstützt bei der Überarbeitung und Anpassung bestehender Antworten.

Vor- und Nachteile

Pros

• Enterprise-Grade Security: Bewährt bei Banken und Versicherungen.
• Word-Integration: Exzellente Handhabung komplexer Dokumenten-Formatierungen.
• Compliance: Starke Features für Verfallsdaten und Zugriffskontrollen.

Cons

• Kein Monitoring: Reines Bearbeitungs-Tool, keine Ausschreibungssuche.
• Legacy UI: Benutzeroberfläche weniger modern, nicht AI-first.
• Setup: Implementierung oft aufwendig und ressourcenintensiv.

3. Loopio

Loopio fokussiert sich auf effizientes Management von Antwortbibliotheken („Response Intelligence“). Stark vertreten bei Technologieunternehmen, die wiederkehrende RFPs automatisiert beantworten.

Analyse der Funktionen

• Magic Automation: Automatisiertes Ausfüllen von RFPs durch Matching mit der Wissensdatenbank.
• Multi-Language Support: Gute Unterstützung mehrsprachiger Bibliotheken (DE/EN/FR etc.).
• Library Health: Features zur Pflege und Aktualisierung der Inhalte durch SMEs.

Vor- und Nachteile

Pros

• Usability: Sehr hohe Benutzerfreundlichkeit.
• Multi-Language Support: Solide Verwaltung mehrsprachiger Inhalte.
• Magic Automation: Starke Erkennungsrate bei wiederkehrenden Fragen.

Cons

• Kein Monitoring: Keine Ausschreibungssuche.
• Bibliotheks-Pflege: Erfordert Disziplin.
• Automatisierung: Weniger volle Automatisierung.

4. Responsive (ehemals RFPIO)

Responsive ist eine umfassende Plattform für „Strategic Response Management“, ausgelegt auf globale Konzerne mit hohen Volumina an Security Questionnaires und RFPs.

Analyse der Funktionen

• Import/Export: Marktführend beim Importieren komplexer Excel-Sheets und Fragebögen.
• Daten-Integration: Verbunden mit vielen Unternehmensdatenquellen und starker KI-Engine.
• Lokalisierung: Benutzeroberfläche vollständig auf Deutsch verfügbar.

Vor- und Nachteile

Pros

• Funktionsumfang: Extrem mächtig.
• Excel-Handling: Sehr stark bei technischen Fragebögen.
• Lokalisierung: UI komplett auf Deutsch.

Cons

• Kein Monitoring.
• Komplexität: Fülle an Funktionen überfordert kleinere Teams.
• Setup-Zeit: Hoher Konfigurationsaufwand.

5. Steerlab

Steerlab ist eine KI-native Lösung aus Frankreich mit Fokus auf PreSales- und Solution-Engineering-Teams.

Analyse der Funktionen

• Qualitative Antwortgenerierung: LLM-basierte Hyper-Personalisierung.
• PreSales Fokus: Optimiert für technische B2B-Anfragen.
• Insight-Analyse: Analysiert Ausschreibungen nach Erfolgschancen und Wettbewerbssignalen.

Vor- und Nachteile

Pros

• Textqualität: Verkaufspsychologisch optimierte Antworten.
• Excel: Stark beim Ausfüllen von XLS.
• PreSales Fokus.

Cons

• Kein Monitoring.
• Komplexe Dokumente: Ungenauigkeiten bei komplexen Formularen.
• Proposal Writing: Kein Konzept-Writer.

6. Altura

Altura (Niederlande) verbindet Ausschreibungs-Monitoring und Bid-Management für europäische Unternehmen.

Analyse der Funktionen

• Tender Discovery: Monitoring von Plattformen (Benelux/UK/DACH).
• Bid Companion: KI-Assistent analysiert Dokumente und schreibt Entwürfe.
• Strukturierung: Automatisches Zerlegen von PDFs in Aufgaben und Anforderungen.

Vor- und Nachteile

Pros

• Integrierter Ansatz.
• UX: Sehr moderne Oberfläche.
• Strukturierung: Automatische Requirements.

Cons

• Geographie: Monitoring-Stärke variiert je nach Land.

7. AutogenAI

AutogenAI spezialisiert sich auf die Generierung hochqualitativer Langtexte.

Analyse der Funktionen

• Language Engines: Unternehmensspezifische Sprachmodelle.
• Text Transformation: Texte erweitern, kürzen oder stilistisch anpassen.
• Research Assistant: Interne/externe Recherche zur Angebotsanreicherung.

Vor- und Nachteile

Pros

• Schreibkompetenz: Sehr hohe Qualität.
• Anpassbarkeit: Starke Adaption an Unternehmenssprache.
• Grant Writing: Spezielle Funktionen für Fördermittelanträge.

Cons

• Monitoring: Keine Ausschreibungssuche.
• Fokus: Reiner Schreib- und Konzeptfokus.

8. Forgent

Forgent verfolgt einen agentenbasierten Ansatz mit KI-Systemen für jeden Schritt des Ausschreibungsprozesses.

Analyse der Funktionen

• Agentic Approach: KI-Agenten für Einzelschritte.
• Proposal Writer: Automatisierte Angebotsschreibung basierend auf Vorgängern.
• Bid Monitoring Agent: Unterstützung bei Ausschreibungssuche.
• Status-Tracking: Dashboards für Fristen und Fortschritt.

Vor- und Nachteile

Pros

• Agentic-Approach.
• Prozess-Steuerung: Sehr gut für große Projekte.
• End-to-End: Finden, analysieren und schreiben.

Cons

• Dokumentenverarbeitung: Keine Bearbeitung von Word, XLS oder PDF.
• Prozessnähe: Eher punktuelle KI-Agenten als Workflow.
• Pricing: Premium durch VC-Finanzierung.

9. Tendium

Tendium (Schweden) spezialisiert sich auf präzises Monitoring im öffentlichen Sektor.

Analyse der Funktionen

• Smart Monitoring: KI-basierte Suche (Inhaltsverständnis statt Keywords).
• Automated Qualification: Zusammenfassungen zu Anforderungen und Fristen.
• Bid Spaces: Kollaborative Arbeitsbereiche.

Vor- und Nachteile

Pros

• Such-Präzision.
• EU-Fokus.
• Qualifizierung: Spart viel Lesezeit.

Cons

• Schreib-Features: Fokus auf Finden/Qualifizieren statt Textgenerierung.
• Preismodell: Modular, nicht öffentlich.

10. 1up

1up ist eine schlanke Lösung für „Knowledge Automation“.

Analyse der Funktionen

• Wissens-Indexierung: Verbindet sich mit bestehenden Quellen, keine separate Bibliothek.
• Browser Extension: Ausfüllen von webbasierten Fragebögen direkt im Browser.
• Geschwindigkeit: Extrem schnelle Implementierung („Zero-Setup“).

Vor- und Nachteile

Pros

• Preis/Leistung: Sehr günstig.
• Browser Plugin: Ideal für Portale.
• Einfachheit: Kein Setup nötig.

Cons

• Genauigkeit: Weniger granulare Content-Steuerung.
• Enterprise Features: Zu leichtgewichtig für große Teams.
• Sprachfokus: Primär US.

Vergleichende Zusammenfassung

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