Die Bid/No-Bid Entscheidung: Wann sich eine Bewerbung auf Ausschreibungen lohnt

Warum die Bid/No-Bid Entscheidung über Ihren Geschäftserfolg entscheidet

Haben Sie sich schon einmal gefragt: Was sind die wahren Kosten einer verlorenen Ausschreibung? Es sind nicht nur die direkten Personalkosten für Bid-Manager und Presales-Consultants. Hier ist der entscheidende Punkt: Die Association of Proposal Management Professionals (APMP) berichtet, dass die Opportunitätskosten oft noch schwerer wiegen. Laut Analysen von Shipley Associates fehlen diese Ressourcen dann für die Pflege bestehender Kundenbeziehungen oder für Akquisen mit deutlich höheren Erfolgsaussichten. Wenn Sie Ihre Ressourcen falsch einsetzen, verlieren Sie doppelt.

Warum ist eine radikale Selektion notwendig? In der Praxis tappen Unternehmen oft in die "Sunk Cost Fallacy". Sie kennen das sicher: Man hat schon zwei Tage in die Recherche investiert, also "muss" man das Angebot auch abgeben. Berichte des Bitkom e.V. zeigen jedoch, dass erfolgreiche IT-Dienstleister anders handeln. Wie das Harvard Business Review bestätigt, investieren Marktführer lieber mehr Zeit in weniger Angebote, um die Qualität zu maximieren. Wie können Sie also Ihre Effizienz steigern? Indem Sie die Bid/No-Bid-Entscheidung nicht als Hindernis, sondern als strategisches Investment sehen.

Wie wirkt sich das auf Ihr Team aus? Nichts ist frustrierender für hochqualifizierte Experten, als Nachtschichten für ein Angebot einzulegen, von dem jeder weiß, dass es aussichtslos ist. Experten für Vergabemanagement warnen davor, dass eine fehlende Qualifizierung langfristig zum "Burnout" führt. Lassen Sie uns ehrlich sein: Wenn Sie stattdessen klare, transparente Kriterien etablieren, schaffen Sie Vertrauen. Studien von Gallup belegen, dass diese Klarheit die Energie Ihres Teams auf die wirklichen Gewinnchancen fokussiert.

Das 4-Säulen-Framework zur Bewertung von Ausschreibungen

Wie hilft ein strukturiertes Framework dabei, bessere Entscheidungen zu treffen? Um von subjektiven Einschätzungen zu objektiven Ergebnissen zu gelangen, benötigen Sie ein solides System. Hier ist der Ansatz: Basierend auf Best Practices der APMP und angepasst an den deutschen Vergabemarkt, hat sich ein Modell mit vier zentralen Säulen bewährt. Diese Struktur hilft Ihnen, jede Ausschreibung systematisch zu durchleuchten und emotionale Verzerrungen zu vermeiden. Schauen wir uns die vier Säulen genauer an, damit Sie verstehen, worauf es wirklich ankommt.

1. Strategischer Fit (Wollen wir es?)
   Was ist der strategische Fit? Die erste Frage klingt simpel, ist aber oft die schwierigste: Passt dieser Auftrag zu unserer langfristigen Unternehmensstrategie? Vergabe-Experten der Bitkom Akademie raten dazu, nicht nur auf den Umsatz zu schauen. Fragen Sie sich: Bringt uns dieses Projekt in ein neues Marktsegment, das wir erschließen wollen? Handelt es sich um einen Referenzkunden, der uns Türen öffnet? Oder ist es "Bad Revenue" - Umsatz, der uns von unserem Kernfokus ablenkt und Ressourcen bindet, die wir für unsere Skalierung bräuchten? Ein Projekt kann profitabel sein und trotzdem strategisch falsch, wenn es beispielsweise Technologien erfordert, die Sie eigentlich auslaufen lassen wollen.
2. Leistungsfähigkeit & Kapazität (Können wir es?)
   Hier geht es um die harte Realität Ihrer Lieferfähigkeit. Im deutschen Vergaberecht (VgV/UVgO) wird streng zwischen Eignungskriterien (bieterbezogen) und Zuschlagskriterien (angebotsbezogen) unterschieden. Bevor Sie über den Preis nachdenken, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Eignungskriterien zweifelsfrei erfüllen. Haben Sie die geforderten Referenzen in vergleichbarer Größe? Verfügen Sie über die notwendigen Zertifizierungen (z.B. ISO 27001, BSI C5)? Und ganz pragmatisch: Haben Sie die Mitarbeiter verfügbar, um das Projekt zum geforderten Starttermin zu beginnen? Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) weist darauf hin, dass Personalmangel oft der Hauptgrund für gescheiterte Projekte ist - prüfen Sie also Ihre Ressourcenplanung, bevor Sie ein Angebot abgeben.
3. Wettbewerbsposition (Können wir gewinnen?)
   Kennen Sie Ihre Konkurrenz? Wie können Sie Ihre Gewinnchancen realistisch einschätzen? In öffentlichen Ausschreibungen ist Transparenz entscheidend. Die Vergabestatistik des Statistischen Bundesamtes zeigt, dass bei vielen IT-Ausschreibungen oft nur wenige qualifizierte Angebote eingehen. Laut Berichten von Shipley Associates steigt die Gewinnwahrscheinlichkeit drastisch, wenn der Wettbewerber frühzeitig analysiert wird. Dennoch: Gibt es einen Platzhirschen (Incumbent), der die Systeme seit Jahren betreut? Ist die Leistungsbeschreibung so spezifisch formuliert, dass sie auf einen bestimmten Wettbewerber zugeschnitten scheint? Wenn Sie diese Fragen nicht beantworten können, ist Ihre Gewinnwahrscheinlichkeit reine Spekulation. Eine ehrliche Analyse der Wettbewerbslandschaft ist oft schmerzhaft, spart aber tausende Euro an vergeblichen Angebotskosten.
4. Risikoprofil (Lohnt sich das Risiko?)
   Warum sollten Sie das Risikoprofil prüfen? Jedes Projekt birgt Risiken, doch im öffentlichen Sektor sind die Vertragsbedingungen oft starr. Rechtsexperten von Kanzleien wie Heuking warnen vor unbegrenzten Haftungsklauseln oder unrealistischen Service Level Agreements (SLAs) mit hohen Pönalen. Untersuchungen des Project Management Institute (PMI) bestätigen zudem, dass unzureichendes Risikomanagement ein Hauptfaktor für das Scheitern von Projekten ist. Analysieren Sie die EVB-IT-Verträge genau. Sind die Zahlungsziele akzeptabel? Gibt es Risiken bei der technologischen Umsetzung, die Sie nicht kontrollieren können (z.B. Abhängigkeit von Dritten)? Ein hoher Umsatz bringt nichts, wenn eine einzige Vertragsstrafe Ihre gesamte Marge auffrisst. Bewerten Sie das kaufmännische und rechtliche Risiko genauso streng wie das technische.

Indem Sie jede Ausschreibung durch diese vier Filter laufen lassen, sieben Sie die "Vielleicht"-Kandidaten konsequent aus. Das ist der Weg, um Raum für die "Must-Win-Chancen" zu schaffen.

Kapazitätsplanung: Der oft vergessene Showstopper

Warum ist die Ressourcenverfügbarkeit so kritisch? Selbst wenn eine Ausschreibung strategisch perfekt passt und die Gewinnchancen hoch sind, scheitern viele IT-Dienstleister an der einfachen Frage der Verfügbarkeit. Analysen von Firmao zur Projektrentabilität zeigen, dass Überlastung in der Implementierungsphase der häufigste Grund für Margenerosion ist. Laut dem Project Management Institute (PMI) ist unzureichende Ressourcenplanung einer der Hauptgründe, warum fast 14% der IT-Projekte scheitern. Wenn Sie für ein neues Großprojekt teure Freelancer einkaufen müssen, weil Ihr internes Team ausgebucht ist, stimmt Ihre ursprüngliche Kalkulation nicht mehr. Sie werden feststellen, dass dies Ihre Marge schnell auffrisst.

Wie können Sie dieses Risiko steuern? Ein effektiver Bid/No-Bid Prozess muss eng mit Ihrer Ressourcenplanung gekoppelt sein. Tools wie OpenIT zur Kapazitätssteuerung können hier als Frühwarnsysteme dienen. Harvard Business Review berichtet, dass erfolgreiche Projekte eine klare Zuweisung von "Wer macht was" im Vorfeld benötigen, um nicht an Ressourcenmangel zu scheitern. Fragen Sie sich vor der Abgabe: "Wenn wir morgen den Zuschlag erhalten, wer fängt am Montag an zu arbeiten?" Wenn die Antwort "Wir finden schon jemanden" lautet, ist das Risiko für eine Projektschieflage extrem hoch. Wann sollten Sie aussteigen? Seriöse Anbieter ziehen hier die Reißleine - oder kalkulieren die externen Kosten direkt in das Angebot ein. Lassen Sie uns realistisch planen, auch wenn das den Preis treibt.

Die Mathematik des Gewinnens: Win-Probability und ROI berechnen

Bauchgefühl ist gut, Mathematik ist besser. Doch wie funktioniert eine wirklich belastbare Bid/No-Bid-Entscheidung? Um hier Sicherheit zu gewinnen, sollten Sie die Logik des "Expected Monetary Value" (EMV) anwenden. Laut führenden Proposal-Management-Plattformen wie Sifthub werden diese Berechnungen oft bereits standardmäßig integriert, aber Sie können das Prinzip auch manuell anwenden. Es geht darum, den erwarteten Ertrag gegen die sicheren Kosten abzuwägen. Lassen Sie uns das an einem Beispiel durchrechnen, damit Sie sehen, wie sich das auf Ihre Bilanz auswirkt.

Stellen Sie sich vor, Sie haben zwei Ausschreibungen auf dem Tisch:

• Ausschreibung A: Auftragswert 500.000 €, geschätzte Gewinnwahrscheinlichkeit 20% (starker Wettbewerb), interne Kosten für die Angebotserstellung 10.000 €.
• Ausschreibung B: Auftragswert 200.000 €, geschätzte Gewinnwahrscheinlichkeit 60% (Nischenthema, gute Referenzen), interne Kosten für die Angebotserstellung 5.000 €.

Viele Vertriebler würden instinktiv zu Ausschreibung A tendieren, weil der Umsatz lockt. Untersuchungen von StudySmarter zeigen jedoch, dass die ROI-Analyse ein anderes Bild ergibt. Der EMV berechnet sich vereinfacht als: (Auftragswert x Gewinnwahrscheinlichkeit) - Angebotskosten.

Wie sieht die Berechnung aus? Rechnen wir das im Detail durch:

• Projekt A: (500.000 € x 0,20) - 10.000 € = 90.000 € erwarteter Wert.
• Projekt B: (200.000 € x 0,60) - 5.000 € = 115.000 € erwarteter Wert.

Überraschenderweise ist das "kleinere" Projekt B statistisch gesehen wertvoller für Ihr Unternehmen. Warum? Weil das Risiko, die 10.000 € Investition bei Projekt A komplett zu verlieren, bei 80% liegt. Nach Angaben von Tendara helfen Ihnen datengetriebene Bid-Management-Tools dabei, diese Wahrscheinlichkeiten nicht mehr zu raten, sondern auf Basis historischer Daten zu ermitteln. Wenn Sie wissen, dass Sie bei Ausschreibungen, bei denen Sie den Kunden nicht kennen, nur in 10% der Fälle gewinnen, können Sie diese Zahl in Ihre Formel einsetzen.

Warum sollten Sie auch an den "Opportunity Cost of Bidding" denken? Experten wie Roemer Barnes berichten, dass jede Stunde, die Ihr Senior Architect an einem Angebot schreibt, eine Stunde ist, die er nicht fakturierbar beim Kunden verbringt. Wenn Ihr Tagessatz bei 1.200 € liegt, kostet ein 5-Tage-Einsatz für ein Angebot real 6.000 € an entgangenem Umsatz. Diese Kosten müssen in Ihre ROI-Betrachtung einfließen. Ein positiver EMV allein reicht nicht - er muss auch höher sein als der Ertrag, den Sie mit denselben Ressourcen im Tagesgeschäft erzielen würden.

Wie können Sie das systematisieren? Für eine professionelle Bewertung sollten Sie eine Scorecard entwickeln. Vergeben Sie Punkte (1-10) für Kriterien wie "Kontakt zum Entscheider", "Passung der Referenzen", "Preissensibilität des Kunden" und "Ressourcenverfügbarkeit". Die APMP empfiehlt hierzu, einen Schwellenwert festzulegen (z. B. 70 von 100 Punkten). Alles darunter wird konsequent abgelehnt - "No Bid". Das erfordert Disziplin, schützt Sie aber davor, Hoffnung mit Strategie zu verwechseln. Langfristig werden Sie feststellen, dass Ihre "Win Rate" (Gewinnquote) drastisch steigt, weil Sie nur noch auf die Bälle schlagen, die Sie auch wirklich treffen können.

Wie Sie KI für die Vorbewertung nutzen können

Die manuelle Analyse hunderter Seiten Vergabeunterlagen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Wie können Sie diesen Prozess beschleunigen? Genau hier helfen moderne Technologien. Der Bitkom sieht in KI-gestützten Tools einen der größten Hebel für Effizienz im öffentlichen Sektor. Zudem zeigen Untersuchungen von McKinsey, dass durch Automatisierung erhebliche Ressourcen freigesetzt werden können. Softwarelösungen können heute innerhalb von Sekunden prüfen, ob K.O.-Kriterien (wie spezifische ISO-Zertifikate oder Mindestumsätze) in den Ausschreibungsunterlagen versteckt sind. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie unter Zeitdruck stehen.

Stellen Sie sich vor, eine KI scannt die 80-seitige Leistungsbeschreibung und markiert sofort: "Achtung, gefordert wird ein deutschsprachiger Support 24/7". Was sind die direkten Vorteile für Sie? Wenn Sie diesen nicht bieten können, ist die Entscheidung sofort gefallen - "No Bid". Sie haben sich soeben drei Tage Arbeit gespart. Anbieter wie Tendara oder spezialisierte Lösungen wie BidFix nutzen solche Algorithmen, um die "Passgenauigkeit" einer Ausschreibung automatisch zu scoren. Laut Experten des Vergabeblogs wird diese technologische Unterstützung unverzichtbar. Das ersetzt nicht die strategische Entscheidung des Managements, liefert aber die perfekte Datenbasis dafür. Sie werden feststellen, dass Ihre Angebotsprozesse dadurch deutlich schlanker werden.

Fazit: Mut zur Lücke ist Mut zum Gewinn

Warum ist die Entscheidung gegen ein Angebot ("No-Bid") keine Niederlage? Sie ist ein Zeichen strategischer Reife. Wie die APMP hervorhebt, wissen erfolgreiche Bid-Manager: Sie können nicht jeden Auftrag gewinnen, aber Sie können wählen, welche Kämpfe Sie führen. Wie können Sie Ihre Erfolgsquote steigern? Indem Sie objektive Kriterien wie Gewinnwahrscheinlichkeit und Ressourcen fest verankern. Untersuchungen von Shipley Associates bestätigen, dass dies Ihre Angebotserstellung von einer Lotterie in einen präzisen Prozess verwandelt.

Lassen Sie uns noch heute damit starten, Ihre letzten zehn verlorenen Ausschreibungen zu analysieren. Vergabe24 berichtet in aktuellen Analysen: Meistens hätten Sie sich mindestens die Hälfte davon sparen können. Hier ist Ihre Chance: Nutzen Sie die freiwerdende Energie lieber, um bei den wirklich passenden Ausschreibungen ein Angebot abzugeben, das so exzellent ist, dass der Auftraggeber gar nicht anders kann, als Ihnen den Zuschlag zu erteilen.