Ausschreibungsunterlagen richtig lesen: Die wichtigsten Dokumente und ihre Bedeutung

Was sind Ausschreibungsunterlagen eigentlich?

Was sind Vergabeunterlagen? Diese Dokumente sind weit mehr als nur eine Leistungsbeschreibung. Nach Angaben des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) bilden sie die rechtliche und technische Basis für das gesamte Vergabeverfahren. Laut dem Deutschen Vergabeportal (DTVP) müssen diese Unterlagen alle Informationen enthalten, die ein Unternehmen benötigt, um eine fundierte Entscheidung über die Teilnahme zu treffen. Hier ist eine hilfreiche Strukturierung: Wenn Sie die Dokumente sichten, lassen sie sich grundsätzlich in vier Kategorien unterteilen: Verfahrensregeln, Eignungsanforderungen, Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen.

Warum ist diese Unterscheidung wichtig? Für Sie als IT-Dienstleister ist es entscheidend, die Trennung sofort zu erkennen. Während die Verfahrensregeln das „Wie“ der Einreichung vorgeben, definiert das Leistungsverzeichnis das „Was“. Das Glossar von evergabe.de betont, dass die Vergabeunterlagen vollständig, uneingeschränkt und direkt abrufbar sein müssen. Wie können Sie typische Fehler vermeiden? Laut Branchenexperten von ibau stürzen sich viele Anbieter sofort auf die technische Lösung, ohne die kaufmännischen Rahmenbedingungen geprüft zu haben. Das bedeutet, Sie sollten Ihre Analyse immer mit der Frage beginnen: „Können wir die formalen Hürden überhaupt nehmen?“, bevor Sie Ressourcen in die technische Konzeption investieren. Eine automatisierte Analyse der Vergabeunterlagen kann hierbei wertvolle Zeit sparen.

Das Leistungsverzeichnis (LV): Das Herzstück jeder IT-Ausschreibung

Was ist ein Leistungsverzeichnis? Das Leistungsverzeichnis (LV) ist das zentrale Dokument, das über den Aufwand und die Machbarkeit eines Projekts entscheidet. Die Wirtschaftskammer definiert es als die essenzielle Basis für die Kalkulation, wobei grundsätzlich zwischen der konstruktiven und der funktionalen Leistungsbeschreibung unterschieden wird. Diese Unterscheidung ist für Ihre Kalkulation entscheidend.

Wie funktioniert eine konstruktive Leistungsbeschreibung? Bei dieser Form ist die Leistung bis ins kleinste Detail vorgegeben. Der Auftraggeber beschreibt exakt, welche Hardware, welche Software-Versionen und welche Schnittstellen zu liefern sind. Wie ibau erläutert, bleibt Ihnen hier kaum Spielraum für eigene Lösungsansätze. Wenn Sie sich das genau ansehen, ist Ihr Angebot in diesem Fall primär ein Preiskampf, da die Vergleichbarkeit der Angebote extrem hoch ist. Achten Sie hier genau darauf, keine „Alternativangebote“ abzugeben, sofern diese nicht ausdrücklich zugelassen sind.

Anders ist es bei der funktionalen Leistungsbeschreibung. Warum ist diese Variante oft attraktiver? Hier definiert der Auftraggeber ein Ziel oder eine Funktion, aber nicht den Weg dorthin. DOCUmedia beschreibt dies als „Leistungsprogramm“, bei dem Sie als Bieter gefordert sind, die technische Lösung selbst zu konzipieren. Auch Experten von Vergabe24 bestätigen, dass Sie hier Ihre Expertise und innovative Ansätze (z. B. Cloud-Native vs. On-Premise) besser einbringen können. Allerdings tragen Sie hier auch ein höheres Risiko.

Ein weiterer wichtiger Punkt im Leistungsverzeichnis ist die Unterscheidung zwischen Muss-Kriterien (Ausschlusskriterien) und Kann-Kriterien (Bewertungskriterien). Was sind die Risiken bei Muss-Kriterien? IT-Experten von CosH weisen darauf hin, dass ein einziges nicht erfülltes Muss-Kriterium das sofortige Aus für Ihr Angebot bedeutet. Lesen Sie Formulierungen wie „muss“ oder „ist zwingend“ daher mit größter Sorgfalt. Kann-Kriterien hingegen zahlen auf Ihre Punktzahl ein - hier können Sie durch „Mehrleistung“ punkten.

In der Praxis finden Sie in IT-Ausschreibungen oft Mischformen. Ein Teil der Infrastruktur ist fest vorgegeben, während die Software-Architektur funktional beschrieben ist. Lexware empfiehlt, das Leistungsverzeichnis Zeile für Zeile durchzugehen. Hier ist ein Tipp: Warten Sie mit Fragen nicht bis kurz vor Fristende. Der Bitkom rät ebenfalls dazu, Unklarheiten sofort über Bieterfragen zu klären. Eine präzise Frage kann oft dazu führen, dass ein diskriminierendes Kriterium korrigiert wird.

Wo können versteckte Kosten lauern? Achten Sie auf Positionen wie „Schulung aller Mitarbeiter“ oder „Migration der Altdaten“. Diese sind oft nur in einem Nebensatz erwähnt, können aber massive Aufwände verursachen. Ein Leitfaden der Netzwoche rät dazu, solche Positionen intern gesondert zu kalkulieren. Wenn Sie sichergehen wollen, klären Sie den genauen Umfang (z. B. „Wie viele Terabyte Daten?“) vorab ab. Nur so schützen Sie sich vor der Kostenfalle Festpreis.

Bewerbungsbedingungen und Eignungskriterien: Wer darf teilnehmen?

Was sind Bewerbungsbedingungen? Bevor Ihr Angebot inhaltlich geprüft wird, müssen Sie beweisen, dass Sie als Unternehmen überhaupt geeignet sind. Die Bewerbungsbedingungen sind die Spielregeln des Verfahrens. Laut evergabe.de definieren sie Fristen, Formvorschriften und zulässige Kommunikationswege. Hier ist Vorsicht geboten: Ein Verstoß gegen diese Regeln - etwa die verspätete Abgabe oder die fehlende elektronische Signatur - führt zum zwingenden Ausschluss, egal wie gut Ihr Preis ist.

Wie unterscheiden sich Eignungskriterien? Diese beziehen sich auf Ihr Unternehmen selbst, nicht auf das Angebot. Das Deutsche Architektenblatt erläutert, dass öffentliche Auftraggeber gemäß § 122 GWB nur drei Kategorien prüfen dürfen: Befähigung zur Berufsausübung, wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und technische Leistungsfähigkeit. Doch was bedeutet das konkret?

• Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit: Oft wird ein Mindestumsatz gefordert. Nach § 45 VgV darf dieser in der Regel nicht höher als das Zweifache des Auftragswertes sein. Wenn Sie hier unsicher sind, prüfen Sie genau, ob die Forderung verhältnismäßig ist.
• Technische Leistungsfähigkeit: Wie können Sie diese nachweisen? Hier sind Referenzen die Währung. Experten von Vergabe24 betonen, dass Sie meist 2-3 vergleichbare Projekte der letzten drei Jahre vorlegen müssen. „Vergleichbar“ heißt nicht „identisch“, aber ähnlich in Komplexität und Volumen.
• Zertifizierungen: In der IT werden zunehmend ISO 27001 (Informationssicherheit) oder ISO 9001 (Qualitätsmanagement) gefordert. Der Branchenverband Bitkom berichtet, dass diese Nachweise oft das Zünglein an der Waage sind.

Wann sollten Sie die „Eignungsleihe“ nutzen? Fehlt Ihnen eine Eignung, können Sie oft auf dieses Mittel zurückgreifen, indem Sie Subunternehmer einbinden. Das Deutsche Vergabeportal weist darauf hin, dass Sie in diesem Fall bereits mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung des Subunternehmers vorlegen müssen.

Zuschlagskriterien und Bewertungsmethoden: So gewinnen Sie

Haben Sie die Eignungsprüfung bestanden? Dann fragen Sie sich sicher: Wie entscheidet die Wirtschaftlichkeit über den Zuschlag? Hier können Sie oft am meisten herausholen. Anders als bei einfachen Lieferleistungen, wo oft nur der Preis zählt, gilt bei komplexen IT-Vergaben meist das Prinzip des „besten Preis-Leistungs-Verhältnisses“. Der cosinex Blog erklärt hierzu, dass der Auftraggeber Preis und Leistung gewichtet, beispielsweise 40 % Preis und 60 % Qualität. Das bedeutet für Sie: Der billigste Preis gewinnt nicht automatisch.

Was ist die UfAB 2018? Sie ist das wichtigste Regelwerk für die Bewertung von IT-Ausschreibungen in Deutschland. Das Beschaffungsamt des BMI stellt diesen Leitfaden bereit, und fast alle öffentlichen IT-Ausschreibungen orientieren sich daran. Die UfAB definiert verschiedene Methoden zur Punkteberechnung. Zwei Methoden müssen Sie unbedingt kennen: die einfache Richtwertmethode und die interpolierende Methode.

Wie funktioniert die einfache Richtwertmethode? Bei dieser UfAB-Methode wird der Preis durch die Leistungspunkte geteilt (Kennzahl Z = Leistungspunkte / Angebotspreis). Rechtsexperten von BHO Legal weisen darauf hin: Diese Methode bevorzugt Anbieter mit sehr hoher Leistung, selbst wenn sie etwas teurer sind. Wenn Sie eine Premium-Lösung anbieten, spielt Ihnen diese Methode in die Karten.

Doch warum ist die interpolierende Methode anders? Hier erhält das günstigste Angebot die volle Punktzahl für den Preis, während teurere Angebote prozentuale Abzüge bekommen. Laut ibau hat der Preis hier oft einen stärkeren Hebel. Kalkulieren Sie hier extrem scharf. Schon kleine Preisunterschiede können die Gesamtpunktzahl massiv verändern.

Unterschätzen Sie nicht die Bewertungsmatrix für qualitative Kriterien. Sie finden diese meist in den Vergabeunterlagen als Excel-Tabelle oder Anhang. Branchenanalysen des Bitkom bestätigen immer wieder, dass qualitative Faktoren oft den Ausschlag geben. Typische Kriterien in IT-Projekten sind:

• Usability und Design: Wie benutzerfreundlich ist Ihre Software?
• Service-Level-Agreements (SLA): Wie schnell reagieren Sie bei Ausfällen?
• Projektteam: Welche Erfahrung haben die konkret eingesetzten Mitarbeiter?
• Umsetzungskonzept: Wie detailliert und realistisch ist Ihr Projektplan?

Viele Bieter machen einen Fehler: Sie kopieren nur Standardtexte aus dem Marketing. Der Forum Verlag rät dringend dazu, individuell auf den Auftraggeber einzugehen. Sieht die Matrix 10 Punkte für das „Schulungskonzept“ vor? Hier ist ein Tipp: Schreiben Sie ein detailliertes Kapitel dazu. Erklären Sie genau, wie, wann und wo Sie schulen. Reizen Sie die erlaubte Seitenzahl voll aus. Ein „Wir schulen Ihre Mitarbeiter“ gibt 0 Punkte; ein dreiseitiges Konzept mit Zeitplan und Inhalten gibt 10 Punkte.

Warum ist Transparenz hierbei Pflicht? Vergabevorschriften.de betont, dass die Gewichtung der Kriterien (z. B. „Konzept zählt 30 %“) vorab bekannt gegeben werden muss. Fehlt die Gewichtung in den Unterlagen? Stellen Sie sofort eine Bieterfrage. Ohne diese Info ist Ihr Angebot ein Blindflug. Nutzen Sie die Gewichtung strategisch: Investieren Sie Ihre Zeit dort, wo es die meisten Punkte gibt.

Formale Anforderungen: Die häufigsten Stolperfallen

Warum scheitert ein Angebot oft trotz Bestpreis? Selbst das beste Angebot landet im Papierkorb, wenn formale Fehler passieren. Nach Angaben von ibau führen formale Mängel immer wieder zu unnötigen Ausschlüssen. Was ist der häufigste Fehler? Der Klassiker ist die verspätete Abgabe. Bei der E-Vergabe bedeutet „Frist 12:00 Uhr“, dass ein Upload um 12:00:01 Uhr vom System oft automatisch abgelehnt wird. Hier ist ein Tipp: Planen Sie immer einen Puffer von mindestens 24 Stunden für technische Probleme ein.

Was sind die Anforderungen an Unterschriften? Achten Sie besonders auf Signaturen. Laut dem Deutschen Ausschreibungsblatt darf die geforderte Signaturform keinesfalls missachtet werden. Wenn Sie eine „qualifizierte elektronische Signatur“ benötigen, reicht eine einfache E-Mail oder ein eingescanntes PDF nicht aus. Sie werden dann eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät brauchen. Prüfen Sie diese Anforderung sofort, da die Beschaffung Wochen dauern kann.

Wie wirkt sich das Verändern der Unterlagen aus? Das Anpassen der Vergabeunterlagen ist ein absolutes Tabu. Untersuchungen von ibau bestätigen, dass Sie niemals Textpassagen in den offiziellen Formularen streichen oder eigene AGB beifügen dürfen. Das ist ein direkter Weg ins Aus, da eigene AGB fast immer den Einkaufsbedingungen widersprechen. Akzeptieren Sie die Bedingungen oder stellen Sie eine Bieterfrage, wenn eine Klausel unmöglich zu erfüllen ist.

Fazit: Struktur schlägt Chaos

Ausschreibungsunterlagen zu verstehen ist kein Hexenwerk. Doch wie kann man das „Dokumenten-Monster“ bändigen? Hier ist der beste Ansatz: Zerlegen Sie die Unterlagen systematisch in ihre Einzelteile. Was sind die wichtigsten Bestandteile? Dazu zählen das Leistungsverzeichnis (LV), die Bewerbungsbedingungen sowie die Eignungs- und Zuschlagskriterien. Die IHK empfiehlt, dabei stets Checklisten zu nutzen und das Vier-Augen-Prinzip anzuwenden. Nach Angaben des BMWK ist diese Struktur essenziell für den Erfolg. Wer die UfAB-Methodik versteht - wie Vergaberechtsexperten bestätigen - verwandelt bürokratische Hürden in Wettbewerbsvorteile. Wenn Sie Tools wie BidFix nutzen, beschleunigen Sie diesen Prozess massiv. Warum ist das wichtig? Weil Sie sich so auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Ihre Lösung.