Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)

Die Hauptabteilung Personal des Helmholtz Zentrums München stellt sich im Bereich HR Digitalisierung neu auf. Die aktuellen Funktionen der HR-Systeme bieten nur eine geringe Automatisierungsquote und sind somit nicht mehr State-of-the-Art. Es müssen tragfähige digitale Prozesse aufgesetzt werden, um eine effektive Zusammenarbeit und Synergieeffekte innerhalb der Hauptabteilung aber auch zu zahlreichen anderen Abteilungen im Unternehmen zu erreichen. Die derzeitige IT-Architektur arbeitet mit SAP als führendem System, gleichzeitig gibt es jedoch eine Vielzahl weiterer Softwareanwendungen, die teilweise an SAP angebunden sind, teilweise jedoch Insellösungen darstellen. Aktuell wird nach einem führenden HR-Core System gesucht. Viele Prozesse laufen bis heute manuell und mit verbundenem Mehraufwand. Diese sollen nun digitalisiert und bestmöglich automatisiert werden. Dabei liegt der Fokus auf einen durchgängigen Stammdatenfluss, Workflows und Self Services. Ziel ist es, möglichst viele HR-Prozesse des Zentrums in einer HR-Suite abzubilden. Eine interne Bestandsaufnahme der Systeme, sowie ein Sollkonzept der HR-IT-Landschaft der Zukunft liegen vor. Gegen einen unterschriebene Geheimhaltungsvereinbarung stellen wir diesen Anlage auf Anfrage gerne zur Verfügung. Beachten Sie hierzu auch den entsprechenden HINWEIS zu "MASSNAHMEN ZUM SCHUTZ DER VERTRAULICHKEIT:" am Anfang des Dokuments. SAP HCM soll dabei weiterhin als Zeiterfassungssystem, sowie Entgeltabrechnung eingesetzt werden. Der zukünftige Lizenzumfang beträgt 3.355 Mitarbeiter (2.555 interne Mitarbeiter und 800 Gäste, welche aber Volllizenzen erhalten sollen). Zusätzliche Lizenzen für optionale Module müssen als Preisoption angegeben werden. Das Helmholtz Zentrum München verfolgt einen mehrstufigen Einführungsansatz für die neue HR-IT-Lösung. Der Start erfolgt mit Zuschlagerteilung mit der Umsetzung der Basismodule HR Core und Onboarding Weitere Module können in Phase 2 und 3 folgen (Option des Auftraggebers). Die Timelines für diese weiteren Phasen werden mit dem Bieter festgelegt. Fokusthemen dabei sind: PHASE 1 - Hauptauftrag: HR-Core mit Stammdaten und Workflows, Personalmaßnahmen (Crossboarding, Vertragsveränderungen), e-Akte, ESS/MSS, Einstellung/ Pre-/ Onboarding, Offboarding, Stellenplan und Personalanforderung, Vertragserstellung, Reporting PHASE 2 - Option: Recruiting, Performance Management & Zielvereinbarung PHASE 3 - Option: LMS und Seminarmanagement, Personalentwicklung & Nachfolgeplanung Die Einführung erfolgt dabei bewusst modular: Durch ein Optionen-basiertes Vorgehen wird es möglich, bei Bedarf ab 2027/2028 weitere Module der PHASE 2 und PHASE 3 nachzuziehen. So kann das System entsprechend der organisatorischen und fachlichen Entwicklung bedarfsgerecht erweitert werden. PHASE 2 und PHASE 3 stellen Optionen dar. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, alle Optionen zu ziehen. Die Ausschreibung umfasst sowohl die Lieferung einer vollumfänglichen HR-Lösung, Dienstleistungen, den Support sowie die Softwarepflege und -wartung.

Gegenstand der Vergabe ist das Hosting unseres S/4 Hana- und BW-Systems sowie ggf. weitere Unterstützung und Modulbetreuung bei Bedarf.

Der Auftraggeber beabsichtigt, die Software SAP Concur Request, Travel & Expense zur Digitalisierung der Reiseabwicklung einzuführen. Die Lizenzen sind bereits beschafft; Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Implementierung, das Customizing, die Schulungen, das Change-Management Die Software muss das Bundesreisekostengesetz (BRKG) stets berücksichtigen.

Im Nachgang der Cyber-Attacke vom 15.03.2022 hat das Helmholtz Zentrum München einen massiven Umbau der IT-Infrastruktur vorangetrieben. Ziel ist es dabei, die On-Premises-Ressourcen durch eine moderne, gut integrierte und leistungsfähige Cloud-Infrastruktur zu erweitern und zu ergänzen. Schwerpunkte dieses Ausbaus sind die Umstellung des kompletten Lifecycles der Geräte auf ein Cloud-basierts Management (Intune), die zunehmende Einbindung von Cloud-Ressourcen aus der Azure Cloud, beispielweise zum Aufbau einer Fallback-Netzwerk-Infrastruktur. Weiterhin wird der Aufbau eines Regelbetriebs im Bereich der M365-Ressourcen angestrebt. All dies soll vor dem Hintergrund einer evtl. NIS2-Regulatorik geschehen und entsprechend bereits heute mitgedacht werden. Die Begleitung eines ggf. erforderlichen Vergabeverfahrens zur Beschaffung neuer Bestandteile der IT-Infrastruktur (Software oder Hardware) ist NICHT Teil der zu beschaffenden Beratungsleistung. Der Auftraggeber erwartet vom Auftragnehmer eine fachlich und technisch qualitativ hochwertige und zeitlich zielorientierte sowie wirtschaftliche Erfüllung der Aufgabe, die letztendlich in einer vollständigen, belastbaren und umsetzbaren Beratung oder Empfehlung bzw. in der entsprechenden Umsetzung mündet. Voraussetzung hierfür ist, dass vom Auftragnehmer zur Erfüllung seiner Verpflichtungen eingesetztes Personal vollumfänglich selbständig und ohne Eingliederung in die internen Strukturen von Helmholtz Munich tätig wird. Der Auftraggeber erwartet, dass der Auftragnehmer seine Kompetenz einsetzt, Kommunikationswege und Abstimmungsrunden nutzt, für Verständnis und Transparenz sorgt, verantwortungsvoll und wirtschaftlich mit den Ressourcen umgeht sowie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Auftraggebers anleitet, qualifiziert und seine Kenntnisse überträgt. Um diese geforderte Dienstleistungsqualität zu erreichen, wird erwartet, dass bei der Erfüllung der Aufgaben in der Regel folgende Rahmenbedingungen Beachtung finden: (1) Der Gestaltungsspielraum der Organisation wird grundsätzlich eingehalten, aber auch genutzt. Auf der einen Seite gilt dies u.a. für Kooperation, die Vorgehensweisen, die einzusetzenden Methoden und den Aufbau der Dokumentation. (2) Es erfolgt ein sehr strukturiertes, selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten mit sehr hoher Lösungskompetenz und Ergebnisorientierung; gleichzeitig werden die Aufgaben in Kooperation mit den Dialogpartnern erfüllt. Dabei werden eigene Ideen eingebracht und - soweit sinnvoll möglich - angewandt. (3) Die Beherrschung und Anwendung von einschlägigen Methoden und von Vorgehensmodellen wird vorausgesetzt. Als wesentlichen Punkt fordert Helmholtz Munich, dass die jeweilige Beauftragung ohne Einarbeitungszeit bezogen auf die zu verwendenden Methoden, Vorgehensmodelle oder die Nutzung des aktuellen und wissenschaftlichen Standes der Technik angegangen werden kann. Die Projekte und Vorhaben stehen in aller Regel unter einem sehr engen Zeitplan, der es notwendig macht, bereits erfolgreich erprobte Strukturen, Methoden, Fachwissen und Erkenntnisse ohne Zeitverzug auf die Aufgabe anzuwenden. Dies setzt die entsprechende Kompetenz in diesen Bereichen voraus. Im Folgenden werden die Anforderungen aufgezeigt, deren Erfüllung mindestens in der jeweils aufgeführten Qualität vom Auftragnehmer erwartet und gefordert wird.

FM-Gebäudemanagement für G90, G92 und G107

In der Abteilung Communication and Strategic Relations (COMS) bei Helmholtz Munich möchten wir die Vernetzung mit politischen Stakeholdern weiter ausbauen und in Zukunft verstärkt und gezielt im Bereich Public Affairs bzw. Politische Kommunikation agieren. Unser Ziel ist es, die Bekanntheit und die Sichtbarkeit von Helmholtz Munich bei den strategisch wichtigen Stakeholdern zu erhöhen, unsere Wissenschaftler:innen als Experten dort zu positionieren und unser Image als modernes, gesellschaftsrelevantes Spitzenforschungsunternehmen im Bereich Gesundheit zu stärken. Einhergehend damit möchten wir unsere Position für zukünftige Finanzierungen, Förderprogramme sowie Partnerschaften stärken, denn exzellente Grundlagenforschung und die damit verbundenen Lizenzen, Patenten und Innovation bis hin zu Start-Up-Gründungen sind als Wirtschaftsfaktor für den Standort Deutschland unerlässlich. Um dies zu erreichen, suchen wir eine Agentur, die uns bei der Positionierung in den Stakeholder-Zielgruppen, beim Themensetting sowie den einzusetzenden Maßnahmen berät und deren Umsetzung operativ begleitet.

Gegenstand dieser Ausschreibung ist ein Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmern zur Unterstützung des Einkaufs bei der Vorbereitung und Durchführung von Standard-Vergabeverfahren (Liefer- und Dienstleistungen). Die Leistung wird nur bei Bedarf abgerufen. Es besteht kein Anspruch auf Beauftragung einer Mindestzahl von Vergabeverfahren bzw. eines Mindestauftragswertes. Der Rahmenvertragspartner (im Folgenden AN genannt) übernimmt die Vorbereitung und praktische Durchführung von Vergabeverfahren über Lieferungen und Dienstleistungen unter Beachtung der Vergabevorschriften (GWB, VgV, UVgO). Wichtige Rahmenbedingung: Helmholtz Munich wickelt grundsätzlich alle Verfahren zur Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen vollständig über das Portal von www.evergabe.de ab. Bauleistungen sind nicht Teil dieses Rahmenvertrages.

Vorgehängte Metallfassaden

Zur Überprüfung des Status der Informationssicherheit bei Helmholtz Munich und zur Sicherstellung der Einhaltung regulatorischer Vorschriften ist die Durchführung technischer und organisatorischer Audits in Bezug auf Informationssicherheit zwingend erforderlich. Wegen der personellen Unterbesetzung sowie zur Gewährleistung einer neutralen Einschätzung und Beurteilung des Status der Auditobjekte wird ein Dienstleister gesucht, der technische und organisatorische Audits auf Basis der Planung der Informationssicherheit bei Helmholtz München mit Hilfe der bei Helmholtz Munich definierten Prozessen und Ergebnistypen durchführt, dokumentiert und präsentiert. Die einzelnen Audits werden jeweils in Form von Projekten geplant und durchgeführt. Die geschätzte Gesamtmenge an benötigten Beratungstagen beläuft sich für die Vertragslaufzeit von 4 Jahren auf insgesamt 200 Personentage (PT). Diese Angaben werden aufgrund der aktuell vorliegenden Bedarfs- und Haushaltslage getroffen und begründen keine Abnahmeverpflichtung gegenüber dem künftigen Auftragnehmer.

Die NAKO soll genetisch charakterisiert werden, um die Bearbeitung genetischer Fragestellungen zu ermöglichen. Dafür sollen alle Teilnehmer der Basisuntersuchung mit einem genetischen Array genotypisiert werden, der das Genom ausreichend für eine Imputierung abdeckt und zusätzlich krankheitsspezifische SNPs enthält, die von den entsprechenden Expertengruppen vorgeschlagen werden. Kerninformation über die Proben innerhalb des NAKO-Projekts Die NAKO-Gesundheitsstudie (NAKO) ist eine Langzeit-Bevölkerungsstudie. Ein Kernbestandteil der Studie ist die Sammlung von verschiedenen Biomaterialien, deren Verarbeitung, Lagerung, Analyse und Weitergabe zur wissenschaftlichen Auswertung. Die gesammelten Bioproben (ausschließlich humanes biologisches Material) werden in Cryo-Röhrchen (CR) bei -80 °C (Serum, Buffy Coat, Urin, Speichel, Stuhl, genomische DNA) oder bei -180 °C (Serum, Plasma, Erythrozyten, Urin) gelagert. Die DNA wurde mit der magnetischen Beads Technologie von Perkin Elmer auf dem chemagic Prime 8 System aus den Buffy Coats isoliert. Die isolierten DNA-Proben erfüllen grundsätzlich die Standard-Qualitätskriterien für Reinheit und Ausbeute für eine nachfolgende Chip-basierte Genotypisierung: (1) DNA-Konzentration und Volumen >20 ng/µl in 400 µl (99,8%), (2) Absorptionsverhältnis 260/280 nm >1,8 und <2,0 (99,8%), (3) Absorptionsverhältnis 260/230 nm >1,5 (92,0%). 672 DNA-Proben wurden zusätzlich mittels Gelelektrophorese auf ausreichende Integrität getestet und weisen eine Fragmentgröße von >20kb auf. Die Genotypisierungsergebnisse (Rohdatensatz und genotyp-gecallter Datensatz nach QC) werden nach einer zusätzlichen bioinformatischen Qualitätskontrolle in die zentrale Datenhaltung überführt und stehen dort nach genehmigtem Antrag allen interessierten Wissenschaftlern zur Verfügung.