Projektmanagement Makerresidenzen

a) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle: Name des Auftraggebers: Landesverband der Kultur- und Kreativwirtschaft Sachsen e.V.; Bereich/Abteilung: Projekt Makers, Business & Arts; Straße, Hausnummer: Kraftwerk Mitte 7; Postleitzahl: 01067; Ort: Dresden; Land: Deutschland; E-Mail: mba@chemnitz2025.de; Internetadresse: www.lvkkwsachsen.de; Den Zuschlag erteilende Stelle: s.o.; Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: s.o. b) Vergabeart: Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb c) Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Angebote können nur elektronisch abgegeben werden; Anschrift, an die die Angebote elektronisch zu übermitteln sind: www.evergabe.de d) Art und Umfang der Leistung: Hintergrund Das Hauptprojekt Makers, Business & Arts (MBA) der Kulturhauptstadt Europas Chemnitz 2025 schlägt Brücken zwischen kreativen Macher:innen, Kunst, Wirtschaft und dem Tourismus. Es macht besondere Orte, fast vergessene Techniken und Traditionen und schlummernde Potentiale sichtbar und stiftet Gemeinschaft durch Ko-Kreation. Ganz im Sinne des Mottos der Kulturhauptstadt: C the Unseen. Mehr über das Projekt erfahren Sie unter: www.chemnitz2025.de/makers-business-arts Für die Organisation und Umsetzung von Maker-Residenzen an bis zu neun Standorten der im Rahmen der Kulturhauptstadt Europas Chemnitz 2025 ausgewählten Makerhubs im Jahr 2025 sucht unser Projekt eine:n erfahrene:n Projektmanager:in auf Honorarbasis. Das Maker-Residenzprogamm bietet internationalen Maker:innen und Künstler:innen die Möglichkeit, in den Makerhubs der Kulturhauptstadt Europas 2025 in und um Chemnitz bis zu vier Wochen zu arbeiten. Der Zeitraum und die Länge des Aufenthalts ist direkt mit den Verantwortlichen in den Makerhubs und den Makern zu besprechen. Ziel ist, die meisten Residenzen zwischen dem 23. Mai und 23. Juni 2025 zu realisieren, damit die Ergebnisse im Rahmen des Makers United Festivals vom 19. bis 22. Juni 2025 in Chemnitz präsentiert werden können. Die Schülertage finden am Donnerstag, den 19. und Freitag, den 20.06. statt. Für die Öffentlichkeit werden die Türen des Festivals am Samstag, den 21. und Sonntag, den 22.06.2025 geöffnet. Das Maker-Residenzprogramm ist Teil des offiziellen Programms der Kulturhauptstadt Europas Chemnitz 2025. Mehr über das Makers United Festival erfahren Sie unter: www.makers-united.de Über eine offene, europaweite Ausschreibung sollen bis zu 20 kreative Macher:innen Teil des Programms werden. Die Auswahl der Maker-Residenzen erfolgt durch das Makers, Business & Arts Team nach Beratung mit dem Dienstleister. Aufgabenstellungen 1. Projektmanagement, Eventmanagement und Finanzmanagement - Erarbeitung des Projektmanagementplans mit Meilensteinplanung und Festlegung von Verantwortlichkeiten - Koordination der Prozesse zur Umsetzung der Maker-Residenzen in den Makerhubs Chemnitz 2025 (max. neun Standorte) - Konzeption und Erstellung einer Ausschreibung für europäische Künstler:innen zur Teilnahme an Maker-Residenzen (auf Englisch, über Online-Bewerbung) - Bewerbung auf den eigenen Kanälen des Dienstleisters - Bereitstellung von Texten zur Bewerbung über die Webseite der Kulturhauptstadt Europas Chemnitz 2025 - Kommunikation mit den Bewerber:innen vor, während und nach den Maker-Residenzen sowie Betreuung auf dem Makers-United Festival - inklusive Versand der Zu- und Absagen - Organisation von Auftakttreffen zwischen dem Projektteam Makers, Business & Arts und den jeweils beteiligten Projektpartner:in & dem Projektmanagement (max. sieben Termine) - Koordination von und Kommunikation mit den ausgewählten Künstler:innen, Projektpartner:innen vor Ort sowie Anfrage zur Unterstützung durch Volunteers - Maker-Residenzkünstler:innenmanagement zur Makers-United - Ortsbegehungen und Bestandsaufnahme der räumlichen und technischen Infrastruktur zur Umsetzung der ausgewählten Projekte der Maker an den jeweiligen Standorten (vorhandene Technik, Räume, Unterbringungsmöglichkeiten etc.) - Regelmäßige Treffen von Projektmanagement & beteiligten Makerhub - Terminkoordinierung, Agendaformulierung, organisatorische und thematische Abstimmung der Zusammenarbeit - Suche, Buchungen & Abrechnung von Unterbringungen der Künstler:innen - Reisemanagement & Abrechnung von Reisekosten der Künstler:innen - Unterstützung bei Materialbeschaffung & Abrechnung von Materialkosten für die jeweiligen Kooperationsprojekte zwischen Residenz-Markern und Makerhubs - Verwaltung und Abrechnung von Honorar- und Reisekosten der Maker-Residenz-Künstler:innen - Orientierungsrahmen für die Vergütung der ausgewählten Residenz-Maker bietet das Culture moves Europe Programm zzgl. Material-Kosten bis zum Umfang von max. 9.000 EUR pro Standort je nach Bedarf der Residenz-Maker. Übernachtungskosten sollen vollumfänglich übernommen und pauschaliert im Angebot einkalkuliert werden. - Bitte machen Sie in Ihrem Angebot einen Vorschlag zur konkreten finanziellen Ausgestaltung der Ausschreibung. - Organisation und Durchführung einer Auftaktveranstaltung für Makerhubs und eingeladenen Maker inkl. Verpflegung - Planung, Durchführung eines gemeinsamen Abschlussabends auf dem Makers-United Festival inkl. Verpflegung - Debriefing-Termin und Zuarbeit für den Sachbericht nach Projektabschluss 2. Unterstützende Zuarbeiten für die Öffentlichkeitsarbeit: - Einholen aller nötigen Informationen für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für das Makers, Business & Arts Team, damit alle Informationen in die Öffentlichkeitsarbeit der Kulturhauptstadt einfließen können mit Angaben zu - Namen und Herkunft (Stadt, Land) der Maker - Kurzbeschreibung des Profils der Maker auf Deutsche und Englisch - Links zu Social Media Profilen der Maker - Fotos der einzelnen Maker zzgl. Bild mit Nutzungsrechten zu ihrem inhaltlichen Schwerpunkt (z.B. Robotik, Stricktechnologien, Kulinarik o.ä.) und Einholen der Zustimmung zur Nutzung durch den Landesverband der Kultur- und Kreativwirtschaft Sachsen e.V. sowie die Kulturhauptstadt Europas Chemnitz 2025 3. Evaluation - Erstellung eines Evaluationsformulars für die Maker-Residenzen mit Unterstützung des Makers, Business & Arts Teams im Anschluss an die Umsetzung der Residenzen - Versand des Evaluationsformulars an die beteiligten Maker, Zeitpunkt mit Makers, Business & Arts Team abzustimmen - Bereitstellung der Ergebnisse der Evaluation in einer übersichtlichen Präsentation Kalkulierter Arbeitsaufwand Wir rechnen mit einem durchschnittlichen wöchentlichen Stundenaufkommen von ca. 15 Stunden/Woche für den Zeitraum zwischen Ende Januar bis Mitte Juli, wobei in der Akquisezeit weniger Stunden anfallen, in der Zeit der unmittelbaren Umsetzungsphase mehr Stunden. Bitte erstellen Sie ein Angebot für einen Stundensatz in diesem Umfang. Ihr Angebot sollte die eigenen Kosten für Telekommunikation, Nutzung von Software und Reisekosten innerhalb der Region beinhalten und kann als Pauschale ausgewiesen werden. Das bringen Sie mit: - Einschlägige Erfahrungen im Projekt- und Veranstaltungsmanagement - Erfahrung in der Organisation von Residenzprogrammen - Kenntnisse der lokalen bzw. regionalen Makerszene und deren besonderen inhaltlichen Schwerpunkten - Nachgewiesene Vernetzung in die europäische Macher.innen & Kreativszene - Eigenverantwortliche, organisierte, flexible, kooperative und sorgfältige Arbeitsweise - Wertschätzender Kommunikationsstil - Eine auf wirtschaftliche, soziale und ökologische Nachhaltigkeit ausgerichtete Projektumsetzung - Leben und Teilen von Werten der Kulturhauptstadt Europas Chemnitz 2025 - Freude an den Themen kreatives Handwerken, neue Technologien, Macher:innen-Kultur - Eigene technische Ausstattung (PC oder Laptop, Telefon) mit Standardsoftware - Erfahrungen im cloud-basiertem Arbeiten - Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse - Bitte reichen Sie einschlägige Referenzen mit ein. Bewertungskriterien und deren Gewichtung: 1. Preis Gewichtung: 40% Hier bewerten wir den Stundensatz für den ausgeschriebenen Stundenumfang inklusive der darin enthaltenen Leistungen. 2. Referenzen: Gewichtung: 40% Hierbei bewerten wir die Erfahrungen des Anbieters im Bezug auf die ausgeschriebene Aufgabenstellung. 3. Qualität des Angebots: Gewichtung 20% Hier bewerten wir, wie professionell das Angebot ist im Bezug auf den Aufbau des Angebots, die Vermittlung des Verständnisses für die Aufgabenstellung und die Darstellung des für die Projektumsetzung eingeplanten Personals. Ausführungsorte: Chemnitz sowie die Standorte der Makerhubs im Kontext der Europäischen Kulturhauptstadt Chemnitz 2025 Frist für Abgabe des Angebots: 15. Januar 2025 Zuschlagserteilung 17. Januar 2025 Nach Zuschlagserteilung sind monatliche Abschlagszahlungen nach Vereinbarung möglich. Vorschusszahlungen sind ausgeschlossen. Nach Auftragsvergabe wird eine Kooperationsvertrag zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber geschlossen. Auftakttermin mit Auftraggeber Ende Januar Bitte adressieren Sie Ihr Angebot an: Landesverband der Kultur- und Kreativwirtschaft Sachsen e.V. Projekt Makers, Business & Arts Kraftwerk Mitte 7 01067 Dresden Bitte reichen Sie Ihr Angebot per E-Mail oder via evergabe.de ein: mba@chemnitz2025.de Postalisch zugestellte Angebote werden nicht berücksichtigt. Wir schätzen die Vielfalt der Gesellschaft und unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen. Deshalb möchten wir ausdrücklich Menschen mit Behinderung, LGBTQ+, BIPoC (Black, Indigenous, and People of Color) und Menschen mit Migrationsgeschichte bestärken, sich zu bewerben. Des Weiteren wird darauf hingewiesen, dass Du mit Deinem Angebot gleichzeitig Dein Einverständnis zur elektronischen Verarbeitung Deiner Daten bis zum Abschluss des Verfahrens erteilst. Ansprechpartnerin für Rückfragen: Josephine Hage mba@chemnitz2025.de Bitte beachten Sie, dass wir aus Gründen der Transparenz und Chancengleichheit alle Fragen und Antworten darauf anonymisiert auch mit anderen Anbieter:innen teilen. Rückfragen zur Ausschreibung müssen bis spätestens 10. Januar 2025 per E-Mail eingehen. Antworten übermitteln wir bis 14. Januar 2025.; Orte der Leistungserbringung: Offizielle Bezeichnung: Projektmanagement Maker-Residenzen in den Makerhubs 2025; Postleitzahl: 09111; Ort: Chemnitz; Land: Deutschland e) Ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: entfällt, da keine losweise Vergabe f) Nebenangebote sind nicht zugelassen g) Ausführungsfrist: Beginn: nicht angegeben; Ende: 31.07.2025 h) Die Vergabeunterlagen werden auf der Vergabeplattform evergabe.de bereitgestellt. i) Teilnahmefrist: 15.01.2025, 15:00 Uhr j) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: nicht angegeben k) Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: Abschlagszahlung vor Leistungsbeginn sind nicht möglich. Teilzahlungen nach erbrachter Leistung sind möglich. l) Mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die die Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters verlangen: - Referenzliste - Kurzdarstellung des Unternehmens mit Beschreibung des Leistungsspektrums - Anlage 1 Zusätzliche Vertragsbedingung Mindestentgelt - Anlage 2 Unbedenklichkeitserklärung - Anlage 3 Ausschlusskriterien - Anlage 4 Erklärung nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz bzw. Mindestlohngesetz - Anlage 5 Erklärung Bietergemeinschaft (falls zutreffend) - Anlage 6 Verpflichtungserklärung Nachunternehmer (falls zutreffend) m) Kosten für Vervielfältigungen der Vergabeunterlagen: entfällt n) Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: entfällt, siehe Vergabeunterlagen Projektmanagement (außer im Bauwesen),Marketing/ Werbung,Organisation von Veranstaltungen,Unternehmensberatung